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In 9 Schritten zum gelungenen Geschäftsbrief

In 9 Schritten Zum Gelungenen Geschäftsbrief

Das Schreiben von Briefen und E-Mails gehört zu Ihren täglichen Aufgaben. Doch gerade wegen dieser Routine fällt es oft schwer, die Kreativität beim Schreiben zu behalten und sich nicht in Floskeln zu verlieren. Wir zeigen Ihnen daher, wie Sie in 9 Schritten einen kreativen  Geschäftsbrief verfassen, der Ihren Empfänger staunen lassen wird.

Deutschland und seine Regeln

Es gibt kaum ein Land, in dem es so viele Normen und Regeln gibt wie in Deutschland. Daher ist es nicht verwunderlich, dass auch für das Schreiben von Geschäftsbriefen eine Norm vorliegt. Die DIN 5008 hilft Ihnen dabei, die verschiedenen anfallenden Schriften in Ihrem Büroalltag zu gestalten. Sie beantwortet Fragen wie:

Wie schreiben Sie einen gut lesbaren und übersichtlichen Geschäftsbrief

Wie schaffen Sie mehr Überblick in Ihrem Text

Wie gestalten Sie Tabellen oder ähnliches

Wie platzieren Sie Bildunterschriften

Genormt aber dennoch kreativ

Trotz dieser zahlreichen Normen sollten Sie nicht an kreativen Formulierungen sparen! Denn, wenn Sie positiv auffallen, können Sie den Auftritt Ihres Unternehmens stärken. Individualität zahlt sich daher immer aus!

Da die Muse einen oft genau in dem Moment verlässt, wenn ein wichtiger Geschäftsbrief ansteht, sollten Sie sich Briefe, Postkarten und E-Mails aufbewahren, die Ihnen persönlich gefallen und von denen Sie sich ein kreatives Scheibchen abschneiden können.

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https://www.youtube.com/watch?v=sllre3VlM1g

Die Grenzen der Kreativität beim perfekten Geschäftsbrief

Da Geschäftsbriefe nicht nur der Kommunikation dienen, sondern oft auch eine Dokumentation der Vorgänge sind – beispielsweise für das Finanzamt – sollten Sie einige Regeln unbedingt einhalten! So gibt es Pflichtangaben für Rechnungen oder ähnliches, die sich bei jeder Rechtsform des Unternehmens unterscheiden.

Pflichtangaben in Übersicht:

Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

  • Unternehmensname, so wie im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform (OHG oder KG)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer

Aktiengesellschaft (AG)

  • Unternehmen, so wie im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform (AG)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Alle Vorstandmitglieder und der Aufsichtsratsvorsitzende mit jeweils vollem Vor und Nachnamen
  • Der Vorstandsvorsitzende muss als solcher gekennzeichnet werden

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

  • Unternehmen, so wie im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform der Gesellschaft (GmbH)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Sämtliche Geschäftsführer mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • Bei vorhandenem Aufsichtsrat: Den Nachnamen und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden

GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. KG sowie AG & Co. OHG

  • Unternehmen, so wie im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Die persönlich haftende Gesellschaft mit Rechtsform, Sitz, Registergericht des Sitzes und Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls Vorsitzender des Aufsichtsrats mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

9 Tipps für gelungene Geschäftsbriefe

1

Wählen Sie den richtigen Einstieg

„Sehr geehrte/r XY“ eignet sich natürlich immer als passende Begrüßungsformel, vor allem bei einem Erstkontakt. Bei langjährigen Kontakten oder jungen Startups können Sie aber ruhig einmal „Guten Tag/Morgen“ oder ein lockeres „Hallo“ verwenden.

Nach der Anrede sollten Sie den Geschäftsbrief mit einem freundlichen Einleitungssatz beginnen, natürlich nach Komma und Absatz sowie mit kleingeschriebenem Buchstaben!

vielen Dank für Ihre Nachricht/wertvollen Hinweis…

ich danke Ihnen für Ihr Interesse an…

vielen Dank für das angenehme Gespräch. Wie besprochen, sende ich Ihnen…

Sie wurden mir von Kollege XY empfohlen…

bei meiner Recherche … bin ich auf Ihre interessante Webseite gestoßen.

2

Werden Sie nicht zum Thomas Mann: Schreiben Sie einfache Sätze

Sie kennen das sicherlich selbst: Sie erhalten einen Geschäftsbrief und müssen diesen mehrmals lesen, um den Inhalt zu verstehen, da viele verschachtelte Sätze das Verstehen unnötig erschweren. Das können Sie besser!

Achten Sie beim Schreiben darauf, dass Ihre Sätze kurz und prägnant sowie auf einen Blick verständlich sind. Prüfen Sie auch vor dem Verschicken nochmal, ob sich wirklich keine unnötigen Schachtelsätze eingeschlichen haben und zerlegen Sie diese gegebenenfalls in mehrere Sätze.

schreibmaschine

3

Bleiben Sie immer kurz und knackig

Kommen Sie bei einem Geschäftsbrief immer sofort auf den Punkt, da Ihr Empfänger sicherlich – so wie Sie – mit Informationen überflutet wird. Verzichten Sie also auf unnötige Wiederholungen und zeigen Sie Ihr Anliegen sofort in der Betreffzeile auf. Im ersten Absatz sollten Sie den Sachverhalt prägnant darstellen, um daraufhin im zweiten Absatz wichtige Informationen zu vermitteln.

4

Nutzen Sie aktive Formulierungen für den perfekten Geschäftsbrief

Um Ihren Empfänger zu motivieren, aktiv zu werden, sollten Sie auf positive Formulierungen setzen. Diese klingen im Übrigen auch viel moderner als „Wie in unserem Brief am 01.Juni mitgeteilt…“.

5

Bleiben Sie positiv

Vermeiden Sie, wenn möglich, Verneinungen und formulieren Sie positiv! Positive Formulierungen tragen dazu bei, dass Sie und Ihr Unternehmen auch positiv von Ihrem Umfeld wahrgenommen werden. Wenn Sie Sachverhalte negativ dargestellt werden, könnte das im Umkehrschluss auch negativ auf Sie zurückfallen.

Sekretariat und Assistenz

6

Schreiben Sie nicht zu freundschaftlich

Durch die vermehrte Nutzung von Messengern wie WhatsApp zucken unsere Finger vor allem beim Verfassen von E-Mails hin zu Smileys oder gar Emojis. Diese haben jedoch in einem Geschäftsbrief nichts zu suchen! Auch von internet-üblichen Abkürzungen sollten Sie Abstand nehmen. Unangemessen sind zudem komplett kleingeschriebene E-Mails!

7

Machen Sie eine Kontaktaufnahme möglich

Am Ende eines Geschäftsbriefes sollten Sie den Empfängern immer die Möglichkeit geben, Sie zu kontaktieren. Als Schlusssatz eignen sich auch eine Danksagung und eine konkrete Aufforderung zu einer Handlung.

8

Finden Sie einen modernen Abschluss

„Mit freundlichen Grüßen“ ist wohl die gängigste Grußformel, die am Ende eines Geschäftsbriefes verwendet wird. Doch es gibt zahlreiche moderne und kreative Varianten, die Sie auch im Business-Kontext verwenden können. So könnten Sie beispielsweise auf die Jahreszeit, das Wetter oder einen Ort eingehen. Vor allem wenn Sie Grüße in die Stadt des Empfängers schicken, macht das einen guten Eindruck.

Viele Grüße (aus Frankfurt)

Herzliche Grüße (nach Wien)

Einen guten Start in die Woche

Mit den besten Wünschen für…

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und verbleibe mit herzlichen Grüßen

Schöne/winterliche/frühlingshafte Grüße aus dem heute sonnigen/regnerischen…

Die Grußformel kann dabei auch speziell auf Ihr Unternehmen und Ihre Produkte oder Dienstleistungen eingehen. Denkbar wären: „Mit kulinarischen Grüßen“, „Auf Ihr Wohl“, „Sportliche Grüße“.

Übrigens werden die Anfangsbuchstaben der Grußformel immer großgeschrieben und am Ende werden weder Punkte noch Kommata oder gar Ausrufezeichen verwendet!

9

Setzen Sie das PS richtig ein

Bei einem Brief fällt unser erster Blick meist auf Elemente, die hervorstechen: Der Betreff, gefettete Passagen oder auf das PS. Diese Abkürzung wird laut Duden übrigens ohne Punkte und in Großschrift, verbunden mit einem Doppelpunkt, verwendet:

PS: Denken Sie daran, das Angebot gilt lediglich bis zum 31. Juni 2017!

Das Post Skriptum können Sie vielseitig einsetzen, beispielsweise um den wichtigsten Punkt des Briefes nochmals hervorzuheben oder auf wichtige Neuerungen Ihres Unternehmens – wie einen Umzug oder ein neues Produkt – hinzuweisen.

Erhalten Sie weitere Informationen!

Sie wollen Ihren Chef optimal entlasten und kreative Geschäftsbriefe verfassen? Nora Haager hilft Ihnen in unserem Seminar Führungswissen für die professionelle Assistenz dabei, Führungskräfte zu verstehen und auf diese individuell einzugehen.

Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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