In 5 Schritten ein neues Projekt auf die Beine stellen
Gute Planung ist das A und O – vor allem beim Start eines neuen Projekts. Dazu benötigen Sie in erster Linie einen detailliert ausgearbeiteten Projektplan. Wie Sie diesen erstellen, haben wir Ihnen bereits ausführlich beschrieben. Und das ist schon einmal die halbe Miete!
Doch zu einem erfolgsversprechenden Projektstart gehört noch mehr. Wir haben für Sie eine Checkliste zusammengestellt, in der wir noch einmal auf einzelne Aspekte des Projektplans eingehen und zeigen, was Sie darüber hinaus erledigen müssen, bevor es mit der Umsetzung losgehen kann.
Schritt 1: Anfrage durch und Abstimmung mit dem Auftraggeber
Der Auftraggeber Ihres Projekts kann sowohl ein externer Kunde, als auch Ihr Vorgesetzter oder die Unternehmensführung sein. So oder so, sollten Sie sich mit Ihrem Auftraggeber genau abstimmen, was er von dem Projekt erwartet und wie dieses verlaufen soll.
Definieren Sie diese Punkte mit Ihrem Auftraggeber:
Name des Projekts zur Identifikation
Ziel und Fertigstellungstermin des Projekts
Zeitlicher Verlauf mit den wichtigsten Meilensteinen
Kriterien für die erfolgreiche Beendigung des Projekts
Nutzen des Projekts für Auftraggeber und Unternehmen
Projektrisiken, die es von Anfang an zu vermeiden gilt
Verfügbares Budget auf beiden Seiten
Projektleitung und damit Ansprechpartner des Projekts
Schnittstellen zu anderen Projekten, Abteilungen oder Dienstleistern
Schritt 2: Vorbereitung und Planung des Projektes
Haben Sie mit Ihrem Auftraggeber die Projektdetails geklärt, geht es an die eigentliche Planung. In der Regel sollten Sie dafür circa 25 bis 30 Prozent der voraussichtlichen Projektdauer aufwenden. Je genauer Sie im Vorhinein planen, desto erfolgreicher sind Sie im Nachhinein. Neben dem Projektplan, über den wir schon berichtet haben, erstellen Sie am besten auch ein Lasten- und ein Pflichtenheft sowie eine Ressourcenplanung, um das Projekt zu konkretisieren.
Lastenheft:
Was wünscht sich der Auftraggeber?
Welche Anforderungen hat er an das Projekt?
Welches Ergebnis soll am Ende herauskommen?
Pflichtenheft:
Was erstellen Sie als Auftragnehmer für den Auftraggeber?
Was müssen Sie dabei beachten?
Welche Ergebnisse liefern Sie am Ende?
Ressourcenplanung:
Welche Mitarbeiter brauchen Sie?
Welches Material benötigen Sie?
Welche externen Dienstleistungen müssen Sie beauftragen?
Welches Budget setzen Sie an?
Welche Meilensteine und Termine definieren Sie?
Unterteilen Sie das Projekt für eine genauere Planung in Arbeitspakete und stellen Sie Ihr Team zusammen. Last but not least berechnen Sie anhand Ihrer Planung die Wirtschaftlichkeit des Projekts. An welchen Stellen fallen Kosten an? Wo rechnen Sie mit Erlösen?
Schritt 3: Erteilung des Projektauftrags durch den Auftraggeber
Fassen Sie im Projektauftrag die gesammelten Punkte für den Kunden oder Ihren Vorgesetzten zusammen. Der Projektauftrag beinhaltet auch die Bezahlung, den finalen Termin oder gesetzliche Vorschriften und ist für beide Seiten eine wertvolle Absicherung. Ist das erledigt und Ihr Kunde oder Vorgesetzter hat den Auftrag für das Projekt erteilt, geht es an die Umsetzung!
Schritt 4: Kick-off Meeting mit Ihrem Projektteam
Treffen Sie sich als Projektleiter schnellstmöglich mit Ihrem Projektteam. In dem sogenannten Kick-off Meeting sollte das Kennenlernen im Fokus stehen. Schaffen Sie daher eine lockere Atmosphäre.
In diesem ersten Treffen stellen Sie das Projekt vor und geben einen Einblick in die Planungsphase. Verdeutlichen Sie dabei auch, welche Bedeutung das Projekt für den Kunden und das Unternehmen hat, und fragen Sie nach den Erwartungen Ihres Projektteams.
Anhand der Meilensteine Ihres Projektplans verteilen Sie dann die Verantwortlichkeiten und Aufgaben. Bei der Aufgabenverteilung sollten Teammitglieder idealerweise die Aufgaben zugeteilt bekommen, die ihnen auch Spaß machen, denn so erhöhen Sie die Motivation. Halten Sie die Aufgabenverteilung schriftlich fest und definieren Sie, wie oft und in welcher Form Sie über den Stand der Arbeitspakete informiert werden möchten.
Schritt 5: Aspekte, die Sie während der Planungsphase nicht vernachlässigen sollten
Planen Sie Puffer für Unvorhergesehenes ein:
So kann Sie nichts aus dem Konzept bringen.
Legen Sie im Kick-off Meeting Spielregeln fest:
Beispiel: Über welche Medien wird kommuniziert?
Rufen Sie regelmäßige Teamsitzungen ein:
Damit sind Sie frühzeitig über Fortschritte und Probleme informiert.
Vernachlässigen Sie den Auftraggeber nicht:
Halten Sie sich an seine Vorgaben und fügen Sie nicht eigenmächtig Arbeiten hinzu.
Besprechen Sie Krisensituationen:
So wissen Sie bei Terminverzögerungen direkt, wie Sie vorgehen müssen.
