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Homeoffice in Projekten: So wird es ein Erfolg! (Teil 2)

Homeoffice In Projekten: So Wird Es Ein Erfolg! (Teil 2)

Homeoffice in Projekten: So wird es ein Erfolg! (Teil 1)

Deutschland wird häufiger auch als „Bürokratistan“ bezeichnet. Das kommt nicht von ungefähr. Es gibt wenig, was nicht eindeutig gesetzlich oder durch Vorschriften geregelt wird. Auch wenn das häufig zu verständlichem Unmut führt: Am Ende sollen Sie diese Vorschriften nur schützen. Umso wichtiger ist es, diese Regeln zu kennen und für sich arbeiten zu lassen. Ansonsten droht Ärger. Das gilt auch im Zusammenhang mit der Einführung von Homeoffice in die Projektarbeit. Hier müssen Sie sich an bestehende Gesetze und Vorschriften halten sowie auch eigene Regeln im Team aufstellen!

Rules for professional fools

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Datenschutz, WhatsApp und Co.

Homeoffice schafft fröhlich machende Freiheiten. Was hingegen weniger glorreich ist, sind zahlreiche Datenschutzvergehen beziehungsweise Verstöße gegen die Sicherheit von Firmengeheimnissen, die schnell in einem schlecht organisierten Homeoffice-Arrangement passieren können. Dürfen Firmen- bzw. Kundennummern auf Ihrem Privat-Handy sein? Ist WhatsApp für die Kommunikation unter Kollegen unproblematisch? Ist es erlaubt, wichtige Projektdokumente auf dem Privat-PC zu bearbeiten? Es gibt viele Fragen, die zu den Themen Datenschutz und Schutz der Firmengeheimnisse existieren. Das Thema Homeoffice geht deswegen immer mit einem Gespräch mit der firmeneigenen IT- und Datenschutz-Abteilung Hand in Hand. Diese haben meistens eine ausgearbeitete Lösung für Homeoffice-Arbeitsplätze. Sind Sie in einem kleineren Unternehmen tätig, welches das Thema Datenschutz und Homeoffice noch nicht gründlich durchleuchtet hat, dann seien Sie bitte extrem vorsichtig. Unter Umständen stehen Sie bei einem Datenleck mit einem Bein im Gefängnis. Und im schlimmsten Fall mit beiden. Das kann schon passieren, wenn Sie versehentlich vertrauliche Dokumente in die heimische Papiertonne befördern oder Besuch empfangen, während ein geheimes Projekt gut sichtbar auf Ihrem Bildschirm prangt.

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Arbeitszeiten

Im Büro ist das selbstverständlich. Sie haben eine vorgegebene Zeitrahmen, in dem Sie anfangen müssen und die Arbeitsdauer ist ja auch geregelt. Überstunden werden meist automatisch erfasst. Im Homeoffice ist das erstmal nicht geregelt. Deswegen ist eine Regelung im Team umso wichtiger. Es sollte klar sein, wer wann erreichbar sein muss und wo Freiheiten aufhören und Pflichten beginnen. Niemand möchte einem Kollegen hinterherrennen, der einfach nicht zu greifen ist. Aus diesen Situationen entsteht dann häufig das Misstrauen gegenüber Arbeitnehmern und die Frage, ob diese denn überhaupt gearbeitet haben. Auch hier können Programme wie Microsoft Teams oder Trello hilfreich sein, indem die Kollegen hinterlegen, wann Sie arbeiten und damit erreichbar sind. Das Wort Erreichbarkeit spielt auch auf anderer Ebene eine wichtige Rolle für Sie als Projektleiter. Homeoffice bedeutet nämlich nicht, dass Sie zu jeder Tages- und Nachtzeit einfach mal Durchklingeln können, um sich auf den neuesten Stand zu bringen. Auch hier muss es eine klar geregelte No-Go-Area geben. Zum Beispiel, dass ab 18 Uhr keine geschäftlichen Anrufe mehr getätigt werden dürfen. Als Chef einfach mal vor der Haustür des Mitarbeiters auftauchen, weil man gerade in der Gegend war, geht übrigens auch gar nicht!

Individuelle Absprachen in Sachen Erreichbarkeit sind natürlich immer möglich und auch sinnvoll, wenn Teammitglieder lieber abends arbeiten und es sich mit dem Projekt vereinen lässt. Allerdings müssen Sie dann auch für sich entscheiden, ob Sie sich abends um 20 Uhr noch mit beruflichen Dingen beschäftigen oder lieber regenerieren wollen. Achten Sie nicht nur auf Ihr Team, sondern auch auf Ihre eigene Gesundheit!

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Arbeitszeiterfassung

Legen Sie neben den Arbeitszeiten auch eine Überstundenregelung fest. Und wenn Sie gleich dabei sind, etablieren Sie einen Zeiterfassungsstandard. In manchen Unternehmen passiert das automatisch, wenn sich der Kollege im Rechner einloggt. Niemand muss heute aufwendig eine Excel-Liste führen. Das ist verschwendete Arbeits- bzw. Lebenszeit. Apps wie Übertime erlauben eine unkomplizierte Zeiterfassung per Knopfdruck und lassen sich in alle wichtigen Formate exportieren. Aber auch hier gilt unter Umständen die Frage nach dem Datenschutz. Nicht jede Software ist erlaubt.

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Versicherungsschutz

Ja, Sie lesen richtig. Je nach Unternehmensgröße und Verbreitung von Homeoffice kann es durchaus sein, dass es noch keine einwandfreie Regelung zum Versicherungsschutz gibt. Denn je nachdem, wo im Homeoffice etwas passiert, sind Ihre Mitarbeiter versichert oder vielleicht auch nicht. Während des Homeoffice über den heimischen Bürostuhl gestolpert und sich den Fuß gebrochen: Sollte von der Versicherung als Arbeitsunfall abgedeckt sein. Stolpern auf dem Weg zur Papiertonne vor dem Haus, weil man alte Firmen-Unterlagen entsorgen wollte: Versicherungsschutz leider unklar.

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Kostenregelung

Ein Thema, das Unternehmen gerne ignorieren, bis es akut wird, ist eine gesunde und durchdachte Kostenregelung. Im Homeoffice können alle möglichen Kosten anfallen. Als gängigster Posten neben dem Rechner selbst, wäre da der Stromverbrauch zu nennen. Wenn Sie ein modernes Laptop von der Firma gestellt bekommen, ist das wahrscheinlich kein großer Kostenfaktor, da der Stromverbrauch überschaubar bleibt. Benutzen Sie allerdings einen leistungsstarken Desktop mit großem Bildschirm, weil Sie vielleicht 3D-Modelle bearbeiten müssen, dann können acht Stunden Dauerbetrieb durchaus in der Stromrechnung unangenehm bemerkbar werden. Arbeiten Sie im Dachgeschoss und müssen im Sommer eine Klimaanlage betreiben, weil Sonne und Workstation das Büro extrem aufheizen, sollte auch hier klar sein, ob sich das Unternehmen an den Mehrkosten beteiligen möchte oder sogar muss. Auch muss geklärt sein, wie Sie privates und berufliches Equipment vereinen können. Nur ein von der Firma gestelltes Laptop gilt eigentlich nicht als ergonomischer Arbeitsplatz. Das Unternehmen muss gewährleisten, dass im Homeoffice genauso ergonomisch gearbeitet werden kann, wie im Büro. Haben Sie bereits einen externen Bildschirm, den Sie zu Verfügung stellen, dann ist das gut. Ansonsten müsste das Unternehmen hier nachbessern. Ebenfalls wichtig: Wenn Sie Ihre private Workstation für die Arbeit nutzen, zum Beispiel bei zwei Mal die Woche Homeoffice, dann ist das auf das Jahr gerechnet eine erhebliche Abnutzung. Auch hier bleibt die Frage, wer bei einem Defekt für die Kosten aufkommt. Das kann gerade in einem laufenden Projekt sehr wichtig werden, wenn zum Beispiel die Grafikkarte einer privaten Highend-Workstation kaputt geht und auf einmal 1.000 Euro für Ersatz fällig werden, damit weiter an den 3D-Grafiken oder Entwürfen gearbeitet werden kann. Ansonsten steht das Projekt. Auf solche Fragen sollten Sie Antworten haben, bevor es zu Problemen kommt.

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Kommunikationskanäle

Email, Telefon, WhatsApp, SMS, Projektmanagement-Tools wie Trello oder Microsoft Teams, sie alle erlauben es auf die ein oder andere Art zu kommunizieren. Damit Informationen nicht verloren gehen, ist es wichtig, sich auf einen Primärkanal zu einigen. Das kann zum Beispiel Microsoft Teams sein, mit dem gechattet, aber auch Tasks kommentiert werden können. Es ist wichtig zu wissen, welche Top-Informationen wie geliefert werden müssen. Viele Projektteams nutzen dafür die gute, alte Email. Allerdings birgt das auch das Risiko, dass es schnell unübersichtlich wird. Tools wie Microsoft Teams oder Trello sind da strukturierter. Ein Kommentar zu einem Task kann hier deutlich kürzer und prägnanter sein. Und ist aufgrund der Zuordnung zur Aufgabe auch schneller erfassbar. Hier müssen Sie nicht lange suchen, sondern wissen genau, wo Sie die passende Information vorfinden und wer was zu tun hat. Legen Sie deswegen eine Plattform/Channel fest, auf dem das Team kommunizieren muss.

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Social Circle – Teil einer Team-Kultur sein

Gerade, wenn das Homeoffice mehr als einmal die Woche pro Mitarbeiter stattfindet oder Teamkollegen von Außerhalb zuarbeiten, ist es hilfreich und nötig, die Teamkultur im Auge zu behalten. Schnell wird mal ein Kollege nicht informiert oder man hat das Gefühl, dass man sich von den Kollegen distanziert und nicht mehr richtig dazugehört. Das berichten sogar Menschen, die einfach nur das Büro im Gang gewechselt haben und irgendwie nicht mehr so richtig Teil des Ganzen waren. Im Homeoffice kann dieser Effekt noch stärker sein. Achten Sie darauf und etablieren Sie einen Tag in der Woche, an dem Sie alle im Büro sind und miteinander gemeinsam etwas erarbeiten oder zusammen Mittagspause halten. Zelebrieren Sie das Gefühl „Team“. Auch regelmäßige Teamevents wie zum Beispiel gemeinsame Wanderausflüge härten die Bindung zwischen den Teammitgliedern. Etwas, das gerade in stressigen Zeiten sehr wichtig ist. Das können Sie auch mit Meetings oder Brainstormings verbinden. Warum den halben Tag oder länger im stickigen Meetingraum sitzen, wenn Sie als Team einen Tag in der Natur verbringen könnten? Ihre Mitarbeiter wären entspannter, kreativer und leistungsfähiger und Sie hätten zudem Erinnerungen geschaffen, die das Projekt überdauern. Denken Sie auch mal out of the box!

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Anerkennung

Sie sind der Boss. Das ist gut. Damit haben Sie aber auch eine schwierige und gleichzeitig tolle Aufgabe: Das Privileg Ihren Teammitgliedern Lob und Wertschätzung zukommen zu lassen. Ein Projekt ist mehr als eine lange Liste an Tasks. Hinter jedem gesetzten Häkchen stecken viele Stunden Arbeit. Loben Sie Ihre Teammitglieder gerade bei Tätigkeiten im Homeoffice, damit diese Leistungen nicht einfach vom Tisch fallen. Gerade wegen der Anerkennung sind regelmäßige Teammeetings wichtig.

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