skip to Main Content

Grenzen und Konflikte im Office – so gehen Sie damit um

Grenzen Und Konflikte Im Office – So Gehen Sie Damit Um

Leider ist nicht immer alles Friede, Freude, Eierkuchen im Büro. Als Assistenz müssen Sie oft Grenzen aufzeigen – auch Kollegen und Chefs gegenüber. Und auch Konflikte sind keine Seltenheit in Ihrem Arbeitsalltag. Unsere Expertin Marit Zenk zeigt Ihnen, wie Sie mit diesen kniffligen Situationen umgehen und dabei sogar gute Laune erzeugen.

Marit Zenk hat das Office Management von der Pike auf erlernt und startete ihre Karriere selbst in der Schaltzentrale. Bereits mit 24 Jahren war sie als Chefsekretärin tätig und fortan auf dem Top Level unterwegs. Dabei hat sie unterschiedliche Unternehmen verschiedener Größen sowie Branchen in mehreren Städten kennengelernt.

Seit 2008 ist sie selbst Unternehmerin und wurde nach einer Ausbildung zum Business Coach und zur Trainerin als Deutschlands 1. Secretary Coach bekannt. Ab 2018 firmiert sie als DIE MAC – MANAGEMENT ASSISTANTS‘ CONSULTANT. So ist sie weiterhin in Unternehmen zu finden – als Beraterin für die Chefs und als Sparrings-Partnerin für die Assistenz direkt am Arbeitsplatz.

So zeigen Sie Grenzen auf

Wie kann die Assistenz Grenzen bei Kollegen und vor allem bei Vorgesetzten setzen?

Vorher oder hinterher? Da müssen wir unterscheiden. Wenn die Assistenz eine ganz klare Vorstellung davon hat, bis wohin sie bereit ist zu gehen – dann darf sie dies natürlich kundtun.  Zum Beispiel:

Ich stehe Ihnen gern für dieses und jenes zur Verfügung, aber darüber hinaus leider nicht.

StopOb es um private Reiserecherchen für die Kollegen geht oder um die Bestellung des Blumenstraußes für die Geliebte ihres verheirateten Chefs. Sie sollte sich einfach immer wieder vor Augen führen, wofür Sie angetreten ist und welche Aufgaben auf sie warten. Wenn es außerhalb des Zumutbaren liegt oder sie sich selbst dabei nicht wohlfühlt, sollte sie es ganz deutlich sagen. Vielleicht hat sie auch zu viele Themen auf dem Tisch. Dann heißt es, Prioritäten setzen und gegebenenfalls beim Vorgesetzten oder Kollegen nachfragen, welche Aufgabe von den eingereichten nun am wichtigsten und am dringendsten ist.

Grenzen setzen kann man aber auch in Bezug auf den Umgang. Wird es mal laut im Sekretariat oder gar unflätig, so sollte sie das sofort unterbinden mit:

Bitte nicht in diesem Ton“ oder „Kommen Sie gern wieder, wenn Sie sich beruhigt haben“ oder gar mit „Das geht mir zu weit.“

Konflikte vermeiden oder doch entschärfen?

Können Konflikte im Büro komplett vermieden werden? Und welche Lösungsansätze würden Sie unseren LeserInnen an die Hand geben, um Konflikte zu entschärfen?

Nein. Konflikte können nicht vermieden werden. Selbst wenn wir uns allein irgendwo einschließen würden, könnten wir immer noch mit uns selbst in Konflikt geraten. Ein Konflikt herrscht immer dann vor, wenn es verschiedene Meinungen gibt, die partout durchgebracht werden wollen. Insofern sind wir immer mit einem Bein im Konflikt, sobald Individuen aufeinandertreffen. Um sich und anderen das Leben leichter zu machen, treten Sie Ihren Kollegen stets wohlwollend gegenüber – gehen Sie einfach vom Positiven aus und unterstreichen Sie das mit Ihrer Körpersprache. Wer schon ein genervtes Gesicht zieht oder gar abwehrend wirkt, der wird auch auf ein angespanntes Gegenüber stoßen. Verwandeln Sie Anklagen in Wünsche, zum Beispiel anstelle von

Da haben Sie mich falsch verstanden“ in „Da habe ich mich wohl missverständlich ausgedrückt.“ Sie müssen es aber ehrlich meinen!

Manches Mal gibt es Dinge, die Ihre Kollegen tun oder sagen, die Sie einfach nicht verstehen. Lassen Sie das zunächst so stehen und begeben Sie sich auf die Ebene dahinter: Aus welchem Bedürfnis heraus, hat er oder sie dies gesagt oder getan? So könnten Sie bei einem Anranzer vom Kollegen à la „Ich möchte immer informiert werden“ darauf kommen, dass er ein Bedürfnis nach Einbindung hat, worunter ein Kontrollbedürfnis liegen könnte. Dieses muss nicht zwangsläufig mit Ihnen zu tun haben. Wichtig ist einfach nur, dass Sie dieses Bedürfnis ernst nehmen und fortan versuchen, in dieses proaktiv einzuspeisen. Wenn Ihr Chef Ihnen immer wieder kurzfristig die Termine zerschießt oder umplanen lässt, dann muss dies nicht unbedingt heißen, dass er wankelmütig ist. Es könnte auch ein Zeichen dafür sein, dass in der Kommunikation zwischen Ihnen ein Missverhältnis vorhanden ist. Möglicherweise fühlt er sich von Ihnen gegängelt und bevormundet, sodass er auf diese Art und Weise zeigen muss, wer hier der Chef ist. Das sollte Ihnen ein Warnzeichen sein. Stellen Sie Ihre Sprechart um. Reden Sie von Erwachsenem zu Erwachsenem anstelle aus dem immer fürsorglichen und anweisenden Eltern-Ich. Und wenn gar nichts mehr geht, dann stellen Sie sich einfach vor, Sie oder Ihr Konfliktpartner wären nicht mehr lange auf Erden. Das macht ungemein tolerant.

Wogen glätten leicht gemacht

Wie kann man nach einem Konflikt die Wogen wieder glätten und zurück zu einem gut funktionierenden Miteinander kommen?

Auch hier – gehen Sie es ehrlich an. Den Konflikt räumen Sie am besten aus dem Weg, indem Sie sich aussprechen. Jeder sollte die Chance haben, seine Beweggründe darzulegen und seine Befindlichkeiten zu äußern. Wenn diese erst einmal auf dem Tisch sind, ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass alle Beteiligten erkennen, warum der Konflikt überhaupt entstanden ist. Und schon haben Sie gewonnen. Jeder ist wieder etwas klüger geworden und kann den anderen besser einschätzen oder gar verstehen. Es ist einfacher als man denkt: Sie brauchen Mut, Zeit und wieder ehrliches Interesse. Halten Sie beim Gewitter nicht dagegen, sondern hören Sie einfach genau hin. Später gehen Sie auf Ihren Kollegen zu, setzen sich an seine Seite (bitte nicht gegenüber – das wirkt zu konfrontativ) und sagen solche Dinge wie:

Ich möchte mit Ihnen nochmal wegen vorhin sprechen.“, „Mir geht unser Streit nicht aus dem Kopf.“ oder „Ich möchte nicht, dass etwas zwischen uns steht – deswegen bin ich jetzt nochmal hier.“

Sprechen Sie über Ihr Empfinden und bleiben dabei ganz bei sich (Ich-Botschaften!). Erzählen Sie von Ihren Vorstellungen, Wünschen und welches Ziel Sie verfolgen. Vermutlich finden Sie dabei eine Gemeinsamkeit. Das ist dann der gemeinsame Nenner auf dem Sie aufbauen können. Wenn dieser entdeckt wird, sind die Wogen nahezu glatt und es kann mindestens funktional weitergehen.

Konflikt im Büro

Unangemessenes Verhalten am Arbeitsplatz – so gehen Sie damit um

Wie sollte man Ihrer Meinung nach mit Unhöflichkeiten, unbelehrbaren Kollegen und unangemessenen Verhaltensweisen im Büroalltag umgehen?

Das habe ich teilweise schon mit der ersten Frage beantwortet. Grenzen ziehen ist hier sehr wichtig. Ich bin ein großer Fan des Charmes. Sie können mit einem Lächeln im Gesicht und ohne Druck fast alles sagen. Zum Beispiel bei Leuten, die so gern um Ihren Schreibtisch herumkommen und mit in den Kalender Ihres Chefs schauen wollen: Damit das erst gar nicht passiert, gehen Sie dem Kollegen entgegen und lächeln ihn freundlich an. Und selbst, wenn er es doch noch geschafft hat, sagen Sie ganz charmant:

Am liebsten habe ich Sie da vorne stehen“ oder Sie schmeißen sich demonstrativ vor Ihren Bildschirm und rufen inszeniert lustig „Halt, ich bin hier für die Diskretion verantwortlich, wenn ich Sie also bitten dürfte…“

Was auch immer Sie sagen – bringen Sie es charmant rüber. So kann Ihnen niemand böse sein. Ganz im Gegenteil – so macht der Umgang sogar mit den vermeintlich schlimmsten Kollegen auch noch Spaß, weil Sie für eine lockere Arbeitsatmosphäre sorgen.

Konfliktlösungen leicht gemacht

Im Seminar Mit Diplomatie und Verhandlungsgeschick im Office gibt Marit Zenk Ihnen geeignete Rhetorik- und Gesprächstechniken an die Hand, mit denen Sie Konflikte und schwierige Situationen im Arbeitsalltag meistern und insbesondere mit anspruchsvollen Kollegen besser zurechtkommen.

Verhandlungskunst S&A

Verhandlungskunst: Wie Sie in Gesprächen Ihre Ziele erreichen

Erfahren Sie in unserem zweiten Band, wie Sie in Gesprächen und Verhandlungen Ihre Ziele erreichen und dabei auch Lügen der Gesprächspartner entlarven. So erreichen Sie die höchste Liga der Verhandlungsführung!
Jetzt kostenlos herunterladen!

Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Back To Top

NEU: Ihr praktisches Handbuch in 2. Ausgabe

55 NEUE Tipps für jede Situation des Tages kompakt für Sie zusammengestellt. So starten Sie richtig durch und werden zum Office Hero!

Jetzt herunterladen!