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Getting Things Done – Wie Sie Ihren Kopf leeren und dabei produktiver werden

Getting Things Done – Wie Sie Ihren Kopf Leeren Und Dabei Produktiver Werden

Wir haben Ihnen schon einige Methoden für ein besseres Selbstmanagement vorgestellt, angefangen von der SMART-, über die ABC- bis hin zur Eisenhower Methode. Heute wollen wir ihnen eine weitere präsentieren: Die Getting Things Done Methode. Hierbei wird nicht vorgegeben, was und wie Sie priorisieren sollen und welche Tageszeit sich für Tätigkeiten am besten eignet. Sie fragen sich, wie das ihr Selbstmanagement verbessern kann? Lesen Sie es jetzt nach!

Entleeren Sie Ihren Kopf!

Design ThinkingKennen Sie das? Sie müssen gerade einen wichtigen Bericht für Ihren Chef fertigstellen und Ihnen fällt auf einmal ein, dass Sie keine Milch mehr im Haus haben und diese noch auf Ihre Einkaufsliste setzen müssen. Und schon sind Sie aus Ihrem Flow heraus und brauchen länger, um den Bericht fertigzustellen.

Unser Gehirn ist ein herausragendes Organ, doch leider beschäftigt es sich zu gerne mit unerledigten Aufgaben und erinnert uns meist zu unpassenden Zeitpunkten daran. Um dieses Phänomen zu umgehen, hat David Allen die Getting Things Done Methode (GTD) entwickelt. Bei dieser Methode werden konsequent alle zu erledigenden Tätigkeiten aufgeschrieben, damit der Kopf befreit ist und sich auf die Tätigkeiten konzentrieren kann, die im Moment wichtig sind – ohne  befürchten zu müssen, dass Aufgaben vergessen werden.

So funktioniert Getting Things Done

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Phase 1: Erfassen

ChecklisteLeeren Sie Ihren Kopf, indem Sie alle Aufgaben aufschreiben, an die Sie sich erinnern. Sei es privat oder im Berufsleben. Denn wie erwähnt macht unser Gehirn diese Unterscheidung nicht und erinnert uns auch dann an private Erledigungen, wenn wir gerade zehn wichtige und dringende Aufgaben auf dem Arbeitstisch liegen haben. Schreiben Sie die Aufgaben wie beim Brainstorming einfach ungefiltert auf. Dazu können Sie entweder ein Blatt Papier, ein Notizbuch oder eine App wie Evernote, Wunderlist oder Trello nutzen.

Wichtig ist nur, dass Sie die Notizen schnell und überall vollständig greifbar haben, denn nur so kann die positive Wirkung der GTD Methode ihre volle Wirkung entfalten.

Merken Sie schon, wie frei Ihr Kopf ist, nachdem Sie alles aufgeschrieben haben?

Natürlich können Sie beim ersten Mal nicht alle Aufgaben in einem Brainstorming erfassen, schreiben Sie Ihre To Dos immer dann auf, wenn Sie Ihnen durch den Kopf gehen. Wichtig hierbei ist, dass Sie das konsequent durchführen!

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Phase 2: Durcharbeiten

Im zweiten Schritt schauen Sie sich jeden (digitalen oder analogen) Notizpunkt an und bearbeiten diesen. Jeder Zettel, der dabei in Ihrer Hand landet, darf nicht mehr weggelegt, sondern muss angegangen werden.

Um Ihre Notizen durcharbeiten zu können, müssen Sie sich folgende Fragen stellen:

Worum handelt es sich?

Wie lange dauert die Tätigkeit?

Muss eine Aktion erfolgen?

Auf letztere Frage gibt es nur zwei Antworten: Ja oder Nein.

Falls Ihre Antwort Nein lautet, gibt es folgende Optionen:

Die Notiz wird nicht mehr gebraucht und landet im Mülleimer.

Zurzeit können Sie nicht handeln, müssen es aber später. Speichern oder bewahren Sie die Notiz im passenden Ordner auf.

Kennzeichnen Sie die Notiz mit Vielleicht, falls irgendwann eine Handlung notwendig sein wird.

Lautet Ihre Antwort Ja, sind Ihre Optionen:

Dauert die Tätigkeit weniger als zwei Minuten, so müssen Sie die Handlung nach Allen sofort ausführen. Alles, was länger als zwei Minuten dauert, ist nach der Getting Things Done Methode ein Projekt.

Delegieren Sie weiter, falls möglich.

Verschieben Sie die Notiz zum „nächsten Schritt“.

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Phase 3: Organisieren

In Schritt 2 haben wir öfter vom Verschieben gesprochen und Sie haben sich sicherlich schon gefragt, wohin genau Sie die Notizen verschieben sollen. David Allen gibt zahlreiche Kategorien an, die Sie als Ordner nutzen können. Das Tolle an der Methode ist jedoch, dass Sie individuell festlegen können, was Sie benötigen.

Vorschläge für Kategorien sind:

Warten Auf: Alle Tätigkeiten, die Sie delegiert haben oder auf Antwort von anderen warten.

Vielleicht: Alle Tätigkeiten, die später mal relevant sind oder zu einer Tätigkeit führen.

Terminkalender: Termine und Aktivitäten sollten Sie strikt trennen! Nur Aktivitäten, die zu einer bestimmten Zeit passieren müssen, dürfen in Ihren Kalender.

Nächste Schritte: Alle Notizen, bei denen Sie eine einzige Tätigkeit ausführen können.

Projekte: Alle Elemente, die mehrere Tätigkeiten erfordern. Formulieren Sie dabei immer einen nächsten Schritt und stellen Sie sich auch eine Erinnerung im Kalender, um das Projekt im System nicht zu verlieren.

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Phase 4: Durchsicht

Einmal täglich sollten Sie Ihre Notizen für den Tag durchgehen. Um nachts ruhig zu schlafen, können Sie auch abends noch einmal einen Blick darauf werfen. Letztendlich entscheiden Sie selbst, wie oft Sie eine Durchsicht benötigen.

Einmal wöchentlich sollten Sie aber in jedem Fall Ihre Wochendurchsicht vornehmen, um Termine zu überprüfen und abgeschlossene Tätigkeiten sowie Projekte aus dem System zu nehmen. Natürlich werden auch nächste Schritte für anstehende Projekte festgelegt und neue Projekte definiert und ins System eingefügt.

Selbstmanagement

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Phase 5: Erledigen

Der letzte Schritt ist eigentlich selbsterklärend. Jetzt ist die Planung abgeschlossen und sie tun endlich, was Sie zu erledigen haben.

Gut Ding will Weile haben

Sie haben sicherlich gemerkt, dass Getting Things Done kein kompliziertes, aber ein sehr komplexes System darstellt. Daher können Sie natürlich Ihre Gewohnheiten nicht von einem Tag auf den anderen umstellen und alles aufschreiben, was Sie tun müssen. Außerdem kostet das Aufschreiben und Organisieren anfangs sehr viel Zeit.

Aber probieren Sie es aus und fangen Sie an, eine Gewohnheit nach der anderen oder einen Bereich Ihres Lebens langsam auf GTD umzustellen. Nach 30 Tagen ohne Unterbrechung stellt sich die neue Gewöhnung ein und Sie merken, wie Sie organisierter, entspannter und produktiver sind, weil Ihnen nicht ständig 100 Gedanken über unerledigte Tätigkeiten gleichzeitig im Kopf herumspuken!

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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