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Lean Office: Wie Sie mit Gemba Verschwendungen im Office eliminieren

Lean Office: Wie Sie Mit Gemba Verschwendungen Im Office Eliminieren

Wir haben berichtet, was es mit Lean Office auf sich hat und wie Sie als Assistenz davon profitieren können. Heute möchten wir ein wenig tiefer in die Materie eintauchen und Ihnen Gemba vorstellen, eine Strategie, um Verschwendungen besser zu erkennen und Strategien und Vorgänge im Office zu optimieren.

Der Lean-Begriffs-Dschungel

Lean ManufacturingWer sich mit Lean Management im Office beschäftigt, stolpert über viele Fachbegriffe, die erklärungsbedürftig sind. In dem folgendem Absatz wollen wir Ihnen einen kurzen Überblick darüber verschaffen, um die Wichtigkeit von Gemba zu verdeutlichen:

Um Verbesserung (Kaizen) im Office zu erreichen, müssen Sie sich zunächst an den Ort begeben, wo die Arbeit stattfindet (Gemba). Nur dort können Sie beobachten, wie die Abläufe sind und wie die Arbeit passiert (Gembutsu). So sind Sie in der Lage, Verschwendungen und unlogische Prozesse (Muda) zu erkennen, um sie zu eliminieren.

Hier finden Sie weitere Definitionen von den wichtigsten Lean Begriffen.

Gemba – eine kurze Erläuterung

Im japanischen wird der Begriff Gemba häufig verwendet, vor allem von Journalisten und Kriminalbeamten. Denn Gemba beschreibt den zentralen Ort, wo etwas stattfindet, quasi den Ort des Geschehens, den Tatort. In der Produktion, wo das Lean Management ursprünglich herkommt, ist damit die Produktionshalle gemeint. In diese sollen sich die Führungskräfte begeben, um die Prozesse live zu betrachten, Informationen direkt dort einzuholen, wo die Wertschöpfung passiert, um so Verschwendungen aufzudecken. Dieser Gemba Walk ist kein Kontrollgang durchs Werk, vielmehr geht es um den Austausch und Erkenntnisgewinn. Daher ist die Kommunikation mit den Mitarbeitern auch ein zentraler Bestandteil von Gemba.

Walk

Der Vorteil eines Gemba Walks ist, dass man sich nicht auf Expertenmeinungen verlassen muss und Annahmen durch Echtzeitinformationen ersetzt. Müssen Entscheidungen getroffen werden, fällt es  Führungskräften meist nach einem oder mehrerer Gemba Walks leichter.

Dieser Grundgedanke lässt sich auch auf das Office übertragen!

Gemba im Office

Sie sitzen sicherlich im Mittelpunkt des Geschehens und denken, dass Sie alles im Büro mitbekommen. Doch Lean Management geht davon aus, das kein Prozess fehlerfrei ist und daher jeder Prozess sich stetig verbessern lässt. Aus diesem Grund sollten Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen und genau dort schauen und nachfragen, wo die Arbeit direkt stattfindet, sei es in den Meetings oder Büroräumen sowie auf dem PC-Desktop.

Hier können sich Verschwendungen verstecken

Meetings

Eine der größten Verschwendungen, die Sie bei Ihrem Gemba Walk im Blick behalten sollten, sind Meetings. Alle Besprechungen, die keinen spezifischen Wert oder Sinn haben, sollten daher gestrichen werden.

Meetingräume

Wenn Meetings gut durchgeführt werden, sind sie alles andere als eine Zeitverschwendung. Schauen Sie sich zunächst die Räume an, wo Besprechungen stattfinden, sind alle wichtigen Utensilien da und verfügt der Raum über die technischen Möglichkeiten, um Präsentationen, Telefonkonferenzen und ähnliches abhalten zu können?

Der Arbeitsplatz

Auch der individuelle Arbeitsplatz kann sich stetig verbessern. Schauen Sie sich also Ihren Tisch, den Ihres Chefs und die Ihrer Kollegen an, führen Sie Gespräche und kommen Sie Verschwendungen auf die Spur!

Papierverbrauch

Papierloses Büro – das ist für viele immer noch ein angestrebten Ziel. Dennoch wird an den meisten Arbeitsplätzen noch sehr viel gedruckt. Schauen Sie sich den Papierverbrauch in Ihrem Büro an, muss wirklich alles gedruckt werden? Könnte Ihr Chef oder die Kollegen nicht eher mit einem Tablet oder ähnlichem alles im Blick haben, da dort Änderungen in Echtzeit zu sehen sind?

Computerprogramme

Programme nehmen einen großen Raum in unserem Arbeitsalltag ein, daher sollten Sie diese unbedingt bei Ihrem Gemba Walk mit einbeziehen. Schauen Sie sich dabei auch an, welche zusätzlichen Programme den Arbeitsalltag effizienter gestalten können.

Reporting

Das Reporting ist der Bereich im Office, wo meist die häufigsten Effizienzgewinne zu erlangen sind. Während die Berichterstattung sehr wichtig sein kann, gehen viele bei der Art und Weise zu weit und verfassen zu lange oder gar unnötige Reportings. Werfen Sie einen Blick auf jeden Bericht, den Sie oder Ihre Kollegen erstellen und denken Sie darüber nach, welchen Wert er tatsächlich schafft.

Worauf warten Sie noch? Machen Sie sich auf die Suche nach Verschwendungen im Office und machen Sie Ihren ersten Gemba Walk!

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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