Lean Office: Wie Sie mit Gemba Verschwendungen im Office eliminieren

Wir haben berichtet, was es mit Lean Office auf sich hat und wie Sie als Assistenz davon profitieren können. Heute möchten wir ein wenig tiefer in die Materie eintauchen und Ihnen Gemba vorstellen, eine Strategie, um Verschwendungen besser zu erkennen und Strategien und Vorgänge im Office zu optimieren.

Der Lean-Begriffs-Dschungel

Wer sich mit Lean Management im Office beschäftigt, stolpert über viele Fachbegriffe, die erklärungsbedürftig sind. In dem folgendem Absatz wollen wir Ihnen einen kurzen Überblick darüber verschaffen, um die Wichtigkeit von Gemba zu verdeutlichen:

Um Verbesserung (Kaizen) im Office zu erreichen, müssen Sie sich zunächst an den Ort begeben, wo die Arbeit stattfindet (Gemba). Nur dort können Sie beobachten, wie die Abläufe sind und wie die Arbeit passiert (Gembutsu). So sind Sie in der Lage, Verschwendungen und unlogische Prozesse (Muda) zu erkennen, um sie zu eliminieren.

Hier finden Sie weitere Definitionen von den wichtigsten Lean Begriffen.

Gemba – eine kurze Erläuterung

Im japanischen wird der Begriff Gemba häufig verwendet, vor allem von Journalisten und Kriminalbeamten. Denn Gemba beschreibt den zentralen Ort, wo etwas stattfindet, quasi den Ort des Geschehens, den Tatort. In der Produktion, wo das Lean Management ursprünglich herkommt, ist damit die Produktionshalle gemeint. In diese sollen sich die Führungskräfte begeben, um die Prozesse live zu betrachten, Informationen direkt dort einzuholen, wo die Wertschöpfung passiert, um so Verschwendungen aufzudecken. Dieser Gemba Walk ist kein Kontrollgang durchs Werk, vielmehr geht es um den Austausch und Erkenntnisgewinn. Daher ist die Kommunikation mit den Mitarbeitern auch ein zentraler Bestandteil von Gemba.

Der Vorteil eines Gemba Walks ist, dass man sich nicht auf Expertenmeinungen verlassen muss und Annahmen durch Echtzeitinformationen ersetzt. Müssen Entscheidungen getroffen werden, fällt es  Führungskräften meist nach einem oder mehrerer Gemba Walks leichter.

Dieser Grundgedanke lässt sich auch auf das Office übertragen!

Gemba im Office

Sie sitzen sicherlich im Mittelpunkt des Geschehens und denken, dass Sie alles im Büro mitbekommen. Doch Lean Management geht davon aus, das kein Prozess fehlerfrei ist und daher jeder Prozess sich stetig verbessern lässt. Aus diesem Grund sollten Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen und genau dort schauen und nachfragen, wo die Arbeit direkt stattfindet, sei es in den Meetings oder Büroräumen sowie auf dem PC-Desktop.

Hier können sich Verschwendungen verstecken