Überspringen zu Hauptinhalt

[Gastbeitrag Teil 1] Lean Kanban in der Wissensarbeit – andere Probleme, ähnliche Lösungen.

[Gastbeitrag Teil 1] Lean Kanban In Der Wissensarbeit – Andere Probleme, ähnliche Lösungen.
Beitragsserien: Lean Kanban in der Wissensarbeit

Die Etablierung von Lean in produktionsfremden Bereichen ist nicht immer einfach. Man kämpft mit anderen Problemen und steht vor veränderten Herausforderungen, doch es gibt Ansatzpunkte, die Ihnen helfen, Lean und Kanban trotzdem erfolgreich zu leben. Florian Eisenberg ist Experte für Kanban in der Wissensarbeit. Seine langjährige Erfahrung macht ihn zu einem gefragten Berater für alle Probleme und Einführungsfragen. Er hat für uns die Probleme erläutert, mit denen man konfrontiert wird und gibt Tipps und Lösungsansätze an die Hand, die Sie nutzen sollten, um Kanban in der Wissensarbeit zu implementieren.

Florian Eisenberg ist seit 2015 selbstständiger Berater für Kanban in der Wissensarbeit. Er berät und trainiert in Unternehmen von Team- bis zur Executive-Ebene und hilft hands-on bei der Implementierung und bei der Einführung der Kanban-Methode. Er führt mit den verschiedenen Ebenen die entsprechenden Feedbackzyklen zur Unternehmensverbesserung durch. Nach seinem Studium der Informatik an der Universität Karlsruhe (TH) tauchte er zuerst als Programmierer in die Softwareentwicklung ein. Erst in Frankreich, mit klassisch geführten Projekten, dann wieder in Deutschland in verschiedenen Scrum-Teams. 2011 begann er als Berater bei der it-agile GmbH und wurde dort zu einem der beiden ersten akkreditierten Kanban-Trainer (AKT) und Kanban Coaching Professionals (KCP) in Deutschland.

Florian Eisenberg

Florian Eisenberg

Lean Kanban

Bildnachweis: Fotolia #105557815

Lean ist in der Produktion quasi zum Standard geworden, man muss sich schräg angucken lassen, wenn die eigene Produktion noch nicht mit 5S, Kanban-Systemen, Just-in-Time und A3 funktioniert. In der Wissensarbeit – von Entwicklung über Administration bis zu Wartungsaufgaben – ist man noch nicht so weit.

Die Softwareentwicklung hat mit agilen Methoden etwas gefunden, mit dem Sie Effektivität vor Effizienz stellt. Die populären Methoden wie Scrum werden immer wieder in unterschiedlichen Szenarien mehr oder minder erfolgreich ausprobiert, auch über die Softwareentwicklung hinaus. Das ist natürlich sinnvoll, denn zu experimentieren und lernen von anderen ist wichtig.

Probleme per Design

Die Probleme, mit denen wir in der Wissensarbeit konfrontiert werden, sind andere als in der klassischen Produktion. Schon die Vorbedingungen unterscheiden sich: Häufig sind die Prozesse in der Produktentwicklung, Administration, dem Marketing oder dem Vertrieb naturgegeben unscharf. Es müssen Rückfragen gestellt werden, Klärungen herbeigeführt werden, Entwürfe besprochen werden, Prototypen verprobt werden und die Resultate verarbeitet werden. Es treten variable Engpässe durch hochspezialisierte Mitarbeiter auf, die Urlaub haben, krank werden oder schlichtweg überlastet sind.

Viele Unternehmen sind so aufgestellt, dass der Wertstrom der Wissensarbeit quer und unsichtbar durch das Unternehmen verläuft. Am Beispiel der Softwareentwicklung: Businessanalysten, Entwickler verschiedener Komponenten, Qualitätssicherung und Deploymentverantwortliche sind häufig in verschiedenen Verantwortungsbereichen angesiedelt. Sie sind verschiedenen Führungskräften untergeordnet, die die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter untereinander koordinieren müssen, um den unsichtbaren Wertstrom am Laufen zu halten. Der Wertstrom ist auch eher ein Prozess zum Erarbeiten von Informationen oder Wissen als ein Produktionsprozess.

Darüber hinaus tritt meistens viel Nacharbeit auf: Qualitätsmängel an der einen oder anderen Stelle, die häufig erst nach Abschluss der Arbeit auffallen. Es existieren keine Mechanismen, um sie zu erkennen und systematisch zu beseitigen.

Im typischen Büro leiden viele Mitarbeiter und Abteilungen unter Überlastung. Mir persönlich ist noch kein Unternehmen untergekommen, in dem die Mitarbeiter über mangelnde Arbeit klagen. Da die Arbeitseinheiten in der Wissensarbeit keine greif- und sichtbaren Güter sind, ist es häufig schwierig, die Menge an wartender, blockierter und unterbrochener Arbeit zu überblicken. Die wenigsten Unternehmen sind dazu in der Lage, die Menge paralleler Arbeit zu quantifizieren. Was in einer Produktion durch Zwischenlager und sich stapelnde Zwischenprodukte deutlich wird, verschwindet in der Wissensarbeit in E-Mail-Systemen, elektronischen Ticketsystemen und auf To-Do-Listen einzelner Mitarbeiter.

Die größten Produktivitätssteigerungen verstecken sich nicht in den Handgriffen der Mitarbeiter, sondern im Fluss der Information.

Wo ist das Problem?

Die Durchlaufzeit der einzelnen Arbeitseinheiten wird durch die langen Wartezeiten der Arbeit, die durch Warteschlangen, Blockaden und Unterbrechungen entstehen, extrem verlängert. Eine Flusseffizienz, der Anteil der Bearbeitungszeit zur gesamten Durchlaufzeit, von 5 % bis 15 % ist beispielsweise in der Softwareentwicklung eher ein Standardfall als außergewöhnlich.

Lean Kanban

Bildnachweis: Fotolia #45022949

In vielen administrativen Prozessen sieht das ähnlich aus. Diese langen Durchlaufzeiten führen natürlich zu erhöhten Risiken von Änderungen, bei den Kundenwünschen– denn wer will schon jetzt Dinge haben, die er vor 6 Monaten oder länger bestellt hat – oder auch auf technisch/fachlicher Seite. Technisch können das Schnittstellen zu anderen Systemen während der Entwicklung sein. Fachliche Änderungen sind z. B. rechtliche Veränderungen bei Arbeitsverträgen oder eine veränderte Marktsituation, auf die eine zu langfristig vorbereitete Marketinginitiative nicht reagieren kann. Kurz gesagt: Durch lange Durchlaufzeiten entstehen Verzögerungskosten, die in der Wissensarbeit signifikant sind, aber selten quantifiziert und beachtet werden.

Problematisch ist auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter, denn immer mehr Menschen sind unzufrieden mit den vorherrschenden Situationen von Stress, Überlastung, ständiger Umpriorisierung und Unterbrechung. Auf lange Sicht müssen sich Unternehmen in der Wissensarbeit darauf einstellen, Mitarbeitern einen erfüllenden Arbeitsplatz in einer wertschätzenden Atmosphäre zu bieten.

Lean Kanban

Bildnachweis: Fotolia #60674247

Mit welchen Problemen kämpfen wir nicht?

Mir sind schon einige Versuche untergekommen, Lean-Methoden direkt aus der Produktion in die Wissensarbeit zu übersetzen. Da werden die Laufwege von Mitarbeitern optimiert und die Druckerpositionen werden angepasst. Mitarbeitern wird vorgeschrieben,

was sie wie auf ihrem Schreibtisch zu positionieren haben – alles, um die Arbeitsabläufe schlanker zu gestalten und Verschwendung zu vermeiden. Im besten Fall sind diese Änderungen wirkungslos, in den schlechteren Fällen haben sie Auswirkungen auf Kooperation und Kommunikation. Dabei sind beides extrem wichtige Punkte in der Wissensarbeit. Darüber hinaus sind es auch noch vollkommen falschen Stellhebel.

Die größten Produktivitätssteigerungen verstecken sich nicht in den Handgriffen der Mitarbeiter, sondern im Fluss der Information. Genauso wie Puffer und Zwischenlager in der Produktion für die Durchlaufzeit schlecht sind, müssen wir in der Wissensarbeit erst die parallele Arbeit optimieren, bevor wir uns an Spielereien wie Standardisierung von Arbeitsabläufen wagen dürfen. Das können wir ganz losgelöst davon betrachten, wie sinnvoll diese überhaupt für kreative Prozesse in der Wissensarbeit sind. Platt gesagt kann ein stickiges Büro voller Pizzakartons mit fünf Nerds in unergonomischer Sitzposition durch kurze Informationswege und geringe Puffer produktiver sein als ein vollkommen prozesskonformes Zusammenwirken von optimierten Mitarbeitern.

Wie kann man die Probleme in den Griff bekommen?

Ist ein WIP-limitiertes Pull-System die Lösung? Antworten auf diese Fragen erhalten Sie nächste Woche im zweiten Teil der Beitragsserie von Florian Eisenberg.

Lean Experten Interviews

Lean-Interviews 2016

Lean-Experten-Interviews: Diese Trends, Probleme und Schwerpunkte sind für die Fachwelt von Bedeutung.
Jetzt kostenlos herunterladen!

Claudia Blum

Bei Management Circle bin ich für die Personal-, Produktions- und Soft Skills-Themen zuständig. Ich betreue außerdem den Blog zu den Iran-Veranstaltungen. In diesen Portalen informiere ich Sie stets über alle Trends und Entwicklungen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und einen guten Wissensaustausch.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

An den Anfang scrollen

Rückblick Production Systems 2019: Wie digitale Technologien und KI die Produktion verändern

Kommen Sie mit uns auf eine spannende Reise mit dem Rückblick zur Konferenz Production Systems 2019 und blicken Sie hinter die Kulissen von Vorreiter-Unternehmen, die den Sprung in die Moderne zu Industrie 4.0 bereits erfolgreich gemeistert haben.

Jetzt herunterladen!

Download: Rückblick Production Systems 2019