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[Gastbeitrag] Die Fremdsteuerung im Griff: In drei Schritten zum gelungenen Zeitmanagement

[Gastbeitrag] Die Fremdsteuerung Im Griff: In Drei Schritten Zum Gelungenen Zeitmanagement

Sie kennen diese Situation bestimmt: Sie versuchen den ganzen Vormittag eine wichtige Aufgabe fertigzustellen, aber kommen nicht voran, weil Sie ständig unterbrochen werden? Oft lassen wir uns die Effizienz stehlen und wissen gar nicht, wohin unsere Arbeitszeit eigentlich am Ende gegangen ist. Doch mit einigen konkreten Experten-Tricks können Sie dagegen steuern. Drei schnelle Schritte zu einem besseren Zeitmanagement verrät Ihnen jetzt unser Top-Trainer.

Zach Davis hat 2003 das Trainingsinstitut Peoplebuilding in Geretsried gegründet. 2007 wurde der US-Amerikaner in die Personenenzyklopädie „who is who in der Bundesrepublik Deutschland“ aufgenommen, welche Personen des öffentlichen Lebens porträtiert, die exzellente persönliche und berufliche Leistungen erbracht haben.

2011 wurde er Vortragsredner des Jahres. Zuvor war er als Human Resources Berater bei der KPMG Consulting AG tätig. Der als Trainer, Speaker & Bestseller-Autor bekannt gewordene Zach Davis wird in den Medien als einer der erfolgreichsten Akteure im deutschen Markt bezeichnet.

Zach Davis

Zach Davis

Alle 11 Minuten wird der arbeitende Mensch im Durchschnitt unterbrochen. Oft erscheint ein konzentriertes Arbeiten aufgrund der Vielzahl von Störungen und der hohen Fremdsteuerung unmöglich.

Warum ist dies so ein schwieriges Thema? Weil es einen Zielkonflikt darstellt: Einerseits geht es darum, andere nicht lange warten zu lassen – dies spricht für eine jederzeitige Erreichbarkeit und sofortige Reaktion. Andererseits erfordern viele Aufgaben ein gewisses Maß an Konzentration – dies wiederum spricht für ein Abschotten. In diesem Spannungsfeld findet sich fast jeder arbeitende Mensch wieder. Ich empfehle hierzu drei Schritte:

Schritt 1: Routineaufgabe?

Unterscheiden Sie, welche Aufgaben eher Routinecharakter haben und welche eine hohe Konzentration erfordern. Wenn Sie während des Kontrollierens einer simplen Excel-Tabelle unterbrochen werden, können Sie nach der Unterbrechung in der Regel recht nahtlos weitermachen.

Belastbarkeit, Gelassenheit, Stress, Burnout

Dann überwiegen die Vorteile der Erreichbarkeit. Wenn Sie sich in eine komplexe Materie, an welcher eine wichtige Entscheidung hängt, vertiefen müssen und nach der Unterbrechung nahezu von vorne anfangen müssen – dann überwiegen in der Regel die Vorteile der Nicht-Erreichbarkeit. Unterscheiden Sie also zwischen Routine-Aufgaben und Konzentrations-/Performance-Aufgaben bei Ihrem Zeitmanagement.

Schritt 2: Mailverhalten!

Wie oft am Tag ist ein Hineinschauen ins E-Mail-Postfach sinnvoll? Für den einen zwei Mal am Tag, den nächsten in etwa stündlich und eine andere Person vielleicht „immer wenn man ein wesentliche Aufgabe abgeschlossen hat“. Doch Vorsicht! Mit dieser Erkenntnis alleine ist es nicht getan! Warum nicht? Ganz einfach: Angenommen, jemand hat sich vorgenommen, „nur“ zehn Mal am Tag in sein Postfach zu schauen.

Bild: Mann mit Laptop am Gartentisch mit Kaffee

Wenn ich Teilnehmern die Aufgabe gebe, eine Strichliste zu führen, landen die meisten Personen bei rund dem dreifachen Wert. Wir haben also hierbei eine massive Diskrepanz zwischen dem selbst als sinnvoll eingeschätzten und dem tatsächlichen Verhalten. Was tun? Ich empfehle, alle Hinweise auf neue E-Mails zu deaktivieren (in Outlook unter Datei, Optionen, E-Mail, Nachrichteneingang – dort alle Haken rausnehmen). Dies ist typischerweise der Moment, ab dem die Diskrepanz erheblich abnimmt. Machen Sie eine, zunächst kurze, Testphase hierzu. In etwa 99 Prozent meiner Teilnehmer ziehen ein sehr positives Fazit hinsichtlich Ihrer Produktivität UND Ihres Stresspegels.

Schritt 3: SMMS!

Wofür steht SMMS? Nein, es ist kein neuer Kommunikationskanal! Es steht für „Stunde mit mir selbst“! Es geht um geblockte Zeit. Sicherlich sind Sie auch schon Mal auf die Idee gekommen, Zeit für eine wichtige Tätigkeit zu blocken.

Intuition und Meditation

Doch Hand aufs Herz: In wie viel Prozent der Fällen wird dann tatsächlich diejenige Aufgabe durchgeführt, die für diesen Zeitraum geplant war? Die meisten Teilnehmer berichten mir, dass es eher die Ausnahme als die Regel ist.

Wie kann man diese Quote erhöhen? Ganz einfach: Betrachten Sie diese geblockte Zeit (nicht mit der Häufigkeit übertreiben) wie einen Termin mit einer anderen Person. Wie würden Sie in Anwesenheit einer anderen Person (Kunde, Kollege, Mitarbeiter, Chef, Dienstleister, Bewerber) mit anderen Einflussfaktoren umgehen? Sie würden diese deutlich konsequenter ausblenden. Nutzen Sie also die SMMS wie einen Termin mit einem Gast – Ihre Produktivität und Ihr Stresspegel werden es Ihnen wiederum danken.

Weitere nützliche Tipps von Zach Davis: Das neue Zeitmanagement

In unserem Seminar erhalten Sie Erfolgstools für mehr Effektivität und Effizienz im Job. Ihnen werden Instrumente und Methoden des Selbst- und Zeitmanagements von dem bekannten Effektivitäts-Trainer Zach Davis vermittelt. Mit ihren vielfach erprobten Zeitspar-Tipps werden Sie die Vielzahl Ihrer Aufgaben leichter und schneller bewältigen.
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Claudia Blum

Bei Management Circle bin ich für die Personal-, Produktions- und Soft Skills-Themen zuständig. Ich betreue außerdem den Blog zu den Iran-Veranstaltungen. In diesen Portalen informiere ich Sie stets über alle Trends und Entwicklungen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und einen guten Wissensaustausch.

Dieser Beitrag hat einen Kommentar
  1. Guten Tag! Vielen Dank für diesen sehr interessanten Beitrag und die Tipps. Ich denke, dass diese sowohl für professionelle Benutzer, als auch für Laien außergewöhnlich nützlich sein können. Ich wurde vor allem auf Routineaufgaben aufmerksam – das ist für mich ein großes Problem. Seit zwei Monaten habe ich jedoch eine gute Lösung, die mir hilft (wie die gewöhnlich verwandte einfache Werkzeuge, aber in höherem Maße). Ich meine Kanban Tool: https://kanbantool.com/de. Vielleicht hat jemand solche Probleme, wie ich. Mithilfe dieses Tools kann man machen, dass sogar die Routineaufgaben problemlos und schneller ausgeführt werden. Ich hoffe, dass Sie auf dieser Internetseite viele brauchbare Informationen finden werden. Schönen Tag!

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