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Gästemanagement bei Veranstaltungen – So fühlt sich jeder wohl

Gästemanagement Bei Veranstaltungen – So Fühlt Sich Jeder Wohl

Sie haben die Veranstaltung Ihrer Firma geplant und organisiert, die Einladungen verschickt und jetzt steht das Event vor der Tür? Wenn Sie jetzt glauben, dass damit die gröbste Arbeit erledigt ist, muss ich Sie leider enttäuschen: Die Arbeit fängt gerade erst an, denn Sie müssen bei Kundenveranstaltungen ein reibungsloses Gästemanagement betreiben, damit sich alle Anwesenden wohlfühlen.

Die ersten Minuten bei Veranstaltungen

Bereits die ersten Minuten während einer Veranstaltung können dafür sorgen, dass sich Ihr Gast wohlfühlt. Dafür reicht ein freundliches Willkommen und ein kurzer Smalltalk. Natürlich können die ersten Momente auch einen schlechten Eindruck erwecken und die Stimmung Ihrer Gäste trüben. Denn bereits bei der Begrüßung können Ihnen einige Fauxpas passieren. Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, ein perfektes Gästemanagement zu betreiben.

Business-Knigge für das Gästemanagement

Reihenfolge bei der Begrüßung beachten!

In der Regel werden die ranghöchsten Personen einer Gruppe zuerst begrüßt. Danach sollten Sie ältere Personen und Damen ansprechen. Dabei sollten Sie wenn möglich auch die Titel der Angesprochenen verwenden. Dabei gilt: Der höchste Titel und nicht alle akademischen Titel werden genannt.

Der Handschlag

Die erste Form der Begrüßung ist in Deutschland meist der Handschlag. Dieser sollte fest und nicht lasch sein. Dennoch sollten Sie Ihrem Gegenüber bei dem ersten Händedruck nicht versuchen, die Knochen zu brechen.

Stellen Sie sich vor!

Wenn Sie zu einer Gruppe stoßen, unter denen Personen anwesend sind, die Sie noch nicht kennen, sollten Sie sich unbedingt mit Namen und Funktion vorstellen. Wenn Ihr Chef anwesend ist, sollten Sie zunächst ihn mit Namen und Funktion vorstellen und dann Ihren eigenen Namen nennen.

Wahren Sie Distanz!

Auch wenn Sie höflich sein wollen oder wegen der Lautstärke am liebsten sehr nah an Ihrem Gast stehen würden, sollten Sie doch versuchen, einen gewissen Abstand zu halten. Viele Menschen empfinden es als sehr unangenehm, wenn eine ihnen noch unbekannte Person zu nah kommt.

Der Smalltalk

Zu einer ersten Begegnung gehört oft auch Smalltalk. Dieser sollte positiv bleiben und keine politischen Debatten oder ähnliche Themen aufgreifen, die zu Differenzen führen könnten. Auch das Nörgeln und Beschweren sollten Sie vermeiden.

Der Umgang mit Visitenkarten

Wenn Sie eine Visitenkarte erhalten, sollten Sie diese einige Sekunden bestaunen und nicht direkt in der Tasche verstauen. So signalisieren Sie Interesse und Respekt.

Kritik üben

Ist der Kaffee in der Pause nicht warm genug oder die Pasteten noch nicht rechtzeitig da? Auch wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern und Helfern unzufrieden sind, sollten Sie Kritik bei einer Veranstaltung niemals im Beisein von Gästen üben. Kritisieren Sie nur im persönlichen Gespräch abseits von allen Veranstaltungsgästen!

Smartphones sind tabu!

Auch wenn Sie mit der Organisation beschäftigt sind, sollten Sie nicht immer an Ihr Telefon gehen. Gerade bei Gesprächen mit Gästen kann das sehr unhöflich wirken und es verhindert zudem eine erfolgreiche Konversation. Schauen Sie lediglich zu bestimmten Zeiten auf Ihr Smartphone und nicht jede Sekunde.

Tipp: Wählen Sie einen neutralen Klingelton, der keinen negativen Eindruck erzeugt oder stellen Sie das Smartphone auf Vibration um.

Wenn Sie diese Punkte beachten, sollte einem perfekten Gästemanagement nichts mehr im Weg stehen!

Perfekte Veranstaltungen planen!

Weitere Tipps zur Veranstaltungsplanung erhalten Sie in unserem Seminar Veranstaltungen professionell organisieren

Nächste Woche informieren wir Sie über das Gästemanagement bei internationalen Veranstaltungsgästen.

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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