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Führen ohne Macht – Delegieren als Assistenz

Führen Ohne Macht – Delegieren Als Assistenz

Um Ihren Chef zu entlasten, müssen Sie auch immer mal wieder Aufgaben an Mitarbeiter delegieren. Doch wie gelingt Ihnen dieses Delegieren als Nicht-Führungskraft? Wir zeigen Ihnen, was Sie beachten müssen, um ernst genommen zu werden und im Büroalltag zu überzeugen.

Moderne Führung ist lateral

Die gute Nachricht ist, dass das hierarchische Denken in Unternehmen immer mehr abnimmt. Um agiles Arbeiten und innovative Geschäftsideen zu ermöglichen, setzen Führungskräfte auf eine laterale Führung, bei der eher Vertrauen und Verständigung im Vordergrund stehen. Es wird also von der „Seite“ und nicht mehr von „oben“ geführt. Außerdem gibt es immer häufiger interdisziplinäre Projektteams, bei dem ein Projektleiter ohne Weisungsbefugnis delegieren und führen muss.

Das ist Ihre Chance für Sie als Assistenz! Noch nie war die Zeit so gut für Sie, Aufgaben an Mitarbeiter im Auftrag Ihres Chefs zu delegieren. Doch einige Punkte müssen Sie dennoch beachten, um ernstgenommen zu werden, Ihrem Chef pünktliche und erfolgreiche Ergebnisse präsentieren und allgemein überzeugen zu können.

8 Tipps für Ihre Führung ohne Macht

1

Lassen Sie Ihre Macht bescheinigen

Zwar sind starre Hierarchien nicht mehr up-to-date, dennoch kann es vorkommen, dass Sie als Assistenz beim Delegieren nicht ernstgenommen werden, Deadlines daher nicht eingeladen werden und Ihr Chef mit Ihrer Arbeit nicht zufrieden ist. Lassen Sie sich deshalb von Ihrem Chef schriftlich bescheinigen, dass Sie zum Delegieren befugt sind und lassen Sie diese neue Befugnis im Unternehmen kommunizieren.

2

Stärken Sie Ihre Menschenkenntnis

Wer Mitarbeiter und Kollegen versteht, dem fällt es leichter, diese für Aufgaben und Projekte zu gewinnen. Versuchen Sie außerdem zu verstehen, was Mitarbeiter und Kollegen motiviert. Denn so können Sie Ihr Verhalten beim Delegieren individuell anpassen.

3

Wählen Sie den richtigen Mitarbeiter

Überlegen Sie (zusammen mit Ihrem Chef), welcher Mitarbeiter über das Know-how verfügt, die Aufgabe zu übernehmen, die Sie delegieren müssen. Bedenken Sie dabei, welche Tätigkeiten bereits auf den Schultern des Kollegen ruhen und ob er die neue Verantwortung überhaupt übernehmen möchte.

4

Delegieren Sie individuell

Nachdem Sie gelernt haben, die Kollegen zu verstehen und auch den passenden Mitarbeiter gewählt haben, sollten Sie sich Ihre Delegier-Strategie zurechtlegen. Sprechen Sie den jeweiligen Mitarbeiter so an, wie es am besten zu ihm passt. Stellen Sie den Nutzen und das Ziel deutlich dar, um den Mitarbeiter für die Tätigkeit zu motivieren.

5

Stellen Sie alle wichtigen Informationen zur Verfügung

Ihr Delegieren kann nur erfolgreich sein, wenn Sie die jeweiligen Mitarbeiter mit den richtigen Informationen versorgen. Informieren Sie also umfangreich und auch rechtzeitig. Machen Sie alle Daten, Termine sowie Verantwortungsbereiche deutlich und versichern Sie, dass Sie bei Fragen zur Verfügung stehen.

6

Bleiben Sie up-to-date

Informieren Sie sich in regelmäßigen Abständen über den Fortschritt des Projektes, welches Sie delegieren mussten. Überprüfen Sie, ob die Erwartungen erfüllt werden und loben Sie den Mitarbeiter, wenn das der Fall ist.

7

Informieren Sie Ihren Chef über Probleme

Wenn Sie Situationen nicht alleine lösen können oder Mitarbeiter sich gegen Ihr Delegieren sträuben, sollten Sie das frühzeitig Ihrem Chef mitteilen. So hat er die Möglichkeit, noch rechtzeitig einzugreifen.

8

Hinterfragen Sie Ihre Delegier-Fähigkeiten

Um Ihre Führung ohne Macht zu optimieren, müssen Sie immer wieder Ihr Verhalten hinterfragen. Ist ein Projekt gescheitert, könnte es beispielsweise daran liegen, dass die damit verbundenen Tätigkeiten überhaupt nicht delegierbar waren. Ist eine andere Aufgabe sehr gut von einem Kollegen erledigt worden, sollten Sie sich dafür einsetzen, dass ähnliche Aufgaben wieder bei ihm landen. So schaffen Sie Effizienz.

So sollte ein optimales Delegationsgespräch verlaufen:

Beginnen Sie Ihr Delegationsgespräch mit Small Talk für einen positiven Einstieg.

Fragen Sie den Mitarbeiter nach seinen derzeitigen Aufgaben.

Versuchen Sie Interesse für die neue Aufgabe zu wecken.

Machen Sie klar deutlich, welche Ergebnisse Sie und Ihr Chef erwarten. Und vergessen Sie dabei nicht die Deadline.

Vereinbaren Sie, wann Feedback gegeben werden soll und ob und inwiefern eine Kontrolle erfolgt.

Beenden Sie das Gespräch mit einer positiven Formulierung wie „Ich freue mich, dass wir hierbei zusammenarbeiten.“

Weitere Tipps erhalten Sie im Seminar

Sie reflektieren im Seminar Führungswissen für die professionelle Assistenz mit Dr. Kristina van Dawen das eigene Verhalten, üben an Fällen aus Ihrer Praxis und entwickeln neue Lösungsansätze für Ihren Arbeitsalltag. So können Sie Ihren Chef in seiner Führungsrolle effektiv unterstützen und wirksam entlasten.
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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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