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Fremdfirmenstrategie in der Instandhaltung

Fremdfirmenstrategie In Der Instandhaltung

Sollte man Instandhaltungsleistungen selbst durchführen oder an Dienstleister auslagern: Diese Entscheidung müssen Unternehmen immer wieder treffen. Dabei wäre es sinnvoll, eine Strategie zu haben, in welchen Fällen das Outsourcing Sinn macht und wie das Zusammenspiel sicher funktioniert. Bernd Vollmüller berät Unternehmen zu genau diesen Fragen. Er gibt hier wertvolle Tipps, wie man die Fremdfirmenstrategie entwickelt und welche Auswirkungen die Industrie 4.0 dabei haben wird.

Bernd Vollmüller ist Geschäftsführer der Vollmüller & Reese Beratungsgesellschaft mbH und verfügt über mehr als 30 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Produktion und Instandhaltung. Herr Vollmüller arbeitete mehrere Jahre als Führungskraft in der Instandhaltung und ist seit über 20 Jahren als Unternehmensberater international tätig. Sein Fokus liegt auf der Beratung von KMU und Konzernen zu Strategie-, Prozess- und Organisationsthemen in den Bereichen Produktion und Instandhaltung.

Kernkompetenzen in der Instandhaltung

Wie entscheidet man, welche Instandhaltungsleistungen man selbst durchführt, und welche nicht? Wie gelingt das Zusammenspiel?

InstandhaltungAusgangspunkt zur Festlegung der Fremdfirmenstrategie ist eine genaue Kenntnis über die anfallenden Instandhaltungsarbeiten nach Art und Menge. Sind diese bekannt, so erfolgt in einem zweiten Schritt die Bewertung der verschiedenen Instandhaltungsarbeiten nach abgestimmten Kriterien.

Bewährt hat sich hierbei unter anderem die Nutzung einer Kernkompetenzmatrix. In dieser werden die verschiedenen Instandhaltungsarbeiten nach ihrer Bedeutung für das Unternehmen und ihrer Beschaffbarkeit am Markt bewertet. Leistungen, die schlecht am Markt zu beschaffen sind und eine große Bedeutung für das Unternehmen haben, sollten in der Regel eher durch eigene Mitarbeiter erbracht werden.

Hingegen werden Instandhaltungsarbeiten mit guter Beschaffbarkeit am Markt und geringer Bedeutung für das Unternehmen eher bei qualifizierten Dienstleistern eingekauft. Ein typisches Beispiel hierfür sind Gerüstbauarbeiten, die in vielen Unternehmen grundsätzlich bei Dienstleistern eingekauft werden.

Im dritten Schritt werden dann, vor dem Hintergrund der Vorgaben des Unternehmens, sinnvolle Leistungspakete geschnürt und am Markt eingekauft.

Rechtssicherheit für Ihre Fremdfirmen-Verträge

Welche Tipps haben Sie aus rechtlicher Sicht? Was sollte auf jeden Fall Bestandteil von Verträgen mit Fremdfirmen sein?

Verträge mit Fremdfirmen müssen natürlich die Anforderungen der verschiedenen interessierten Parteien erfüllen. Dies können neben der Instandhaltung unter anderem der Einkauf, die Rechtsabteilung, Buchhaltung und das Controlling oder auch die HSEQ-Abteilung und der Betriebsrat sein. Art und Umfang der Anforderungen und auch die Vertragskomplexität werden hierbei von der einzukaufenden Leistung abhängen. Ein Generalunternehmerwerkvertrag über mehrere Jahre wird sich daher von einer einmaligen Beauftragung von Schlosserarbeiten unterscheiden.

Unabhängig von der zu vergebenden Leistung, sind für die Instandhaltung drei Punkte häufig von besonderer Bedeutung:

eine genaue Beschreibung der zu erbringenden Leistungen

eine eindeutige Beschreibung der Rollen und Verantwortlichkeiten und klare Abgrenzung dieser zwischen Unternehmen und Dienstleister

die Sicherung eines durchgängigen Einsatzes von qualifizierten Handwerkern durch den Dienstleister

Industrie 4.0 und Fremdfirmenmanagement

Hat die Industrie 4.0 einen Einfluss auf die Entwicklungen im Fremdfirmenmanagement? Was hat sich verändert?

Industrie 4.0 hat sich in den letzten Jahren auch in der Instandhaltung zu einem Mega-Thema entwickelt. Die Einsatzmöglichkeiten von Industrie 4.0-Lösungen in der Instandhaltung sind bereits heute sehr vielfältig.

Bezogen auf das Fremdfirmenmanagement möchte ich mich daher auf zwei Aspekte beschränken:

1

Durch Industrie 4.0 werden Instandhaltungs-Dienstleister auch geänderte beziehungsweise erweiterte Services anbieten. Servicetechniker werden zukünftig nicht mehr automatisch Instandhaltungsarbeiten vor Ort beim Kunden durchführen müssen sondern können sich von der Zentrale beim durchführenden Handwerker auf seine Datenbrille oder das Handheld aufschalten und bei Problemen Unterstützung bieten.

2

Durch Einsatz von QR-Codes oder auch NFC-Tags wird sichergestellt, dass Fremdfirmenmitarbeiter Instandhaltungsarbeiten an der richtigen Anlage durchführen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung auf dem Handheld oder der Datenbrille unterstützt anschließend bei der systematischen Bearbeitung der Instandhaltungsaufträge. Arbeitsschritte werden nicht mehr vergessen und Bilder vom Anlagenzustand können in den Arbeitsauftrag hochgeladen werden.

IT-Schnittstellen im Blick der Instandhaltung

Welche Möglichkeiten gibt es, wenn der Dienstleister beispielsweise andere IT-Systeme verwendet? Stellt das ein Problem dar, und was würden Sie hier empfehlen?

It-Schnittstellen

Den Einsatz eines anderen IT-Systems durch den Dienstleister beziehungsweise eine harte Schnittstelle zwischen den eingesetzten IT-Systemen sehen wir bei unseren Kunden häufiger. Dies ist in der Regel für den Instandhalter unproblematisch. Er hat weiterhin alle notwendigen Informationen zum Arbeitsauftrag in „seinem“ IT-System. Der Nutzen von horizontal integrierten IT-Systemen ist daher meist für die Abteilungen Einkauf und Buchhaltung von größerer Relevanz. Hier ergeben sich durch Medienbrüche teilweise aufwändige Zusatzarbeiten und längere Durchlaufzeiten bei der Bearbeitung beispielsweise von Bedarfsanforderungen. Ob und in welchem Umfang Beeinträchtigungen durch den Einsatz verschiedener IT-Systeme entstehen, ist immer am konkreten Einzelfall zu prüfen, und es sind gegebenenfalls wirtschaftliche Alternativen zu entwickeln. Grundsätzlich ist bei der Nutzung von IT-Systemen ein besonderes Augenmerk auf die Aspekte Datenhoheit sowie Sicherungsmechanismen zu legen.

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Claudia Blum

Bei Management Circle bin ich für die Personal-, Produktions- und Soft Skills-Themen zuständig. Ich betreue außerdem den Blog zu den Iran-Veranstaltungen. In diesen Portalen informiere ich Sie stets über alle Trends und Entwicklungen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und einen guten Wissensaustausch.

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