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So vermeiden Sie Fehlkommunikation im Office

So Vermeiden Sie Fehlkommunikation Im Office

Oft sind es kleine Missverständnisse im Team, welche den Arbeitsalltag erschweren und Stress erzeugen. Denn dadurch entstehen Fehler, Doppelarbeit oder auch mal größere Katastrophen. Damit Sie der Fehlkommunikation den Kampf ansagen, haben wir 10 Tipps für Sie zusammengestellt. So bleiben Sie gelassen im Office und gestalten Ihren Arbeitsalltag effizienter.

Das Entstehen von Fehlkommunikation

Wenn Sie eine Botschaft wie „Kannst du bitte schnell diese E-Mail verschicken?“ kommunizieren, dann heißt das noch lange nicht, dass diese bei Ihrem Gegenüber genauso ankommt, wie Sie es sich wünschen. Während Sie meinen „Schreibe die E-Mail sofort!“, kann der Empfänger Ihrer Nachricht das anders verstehen und die E-Mail erst in einigen Minuten oder Stunden schreiben, weil er die Dringlichkeit nicht aus dem Gesagten heraushört. Das Wörtchen schnell ist eben relativ. Damit Sie so klar wie möglich formulieren und keine Missverständnisse im Office entstehen, haben wir folgende 10 Tipps für Sie:

Mit diesen Tipps vermeiden Sie Fehlkommunikation

1

Kommunizieren Sie zum richtigen Zeitpunkt

Wenn Sie möchten, dass Ihre Nachrichten genauso empfangen werden, wie sie gemeint sind, sollten Sie nicht zwischen Tür und Angel kommunizieren. Nehmen Sie sich Zeit, wenn Sie Aufgaben delegieren oder Ihrem Chef davon berichten möchten, wie ein Projekt gerade verläuft.

2

Wählen Sie den richtigen Kanal

E-Mails, Chatsysteme und andere digitale Möglichkeiten gewinnen immer mehr an Bedeutung in unserer Arbeitswelt. Doch für manche Aussagen und Nachrichten ist ein Vier-Augen-Gespräch immer noch die beste Variante. Mimik und Gestik spielen eine wichtige Rolle, damit das Gesagte beim Empfänger richtig ankommt. Gerade bei schlechten Nachrichten lohnt es sich, das Gespräch nicht digital oder am Telefon zu führen.

3

Nutzen Sie den „Was – Warum – Was jetzt“-Ansatz

Indem Sie Ihre Botschaft klar strukturieren, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie verstanden werden. Beginnen Sie also immer damit, über das was zu sprechen: „Schreiben Sie die E-Mail an den Partner“. Erklären Sie im nächsten Schritt, warum das geschehen muss: „Die Geschäftsleitung möchte, dass das Angebot heute noch rausgeht.“ Und zum Schluss sollten Sie darauf eingehen, was die nächsten Schritte sein müssen: „Nachdem Sie die Nachricht verschickt haben, sollten Sie mich und den Chef über die Antwort informieren – und das bestmöglich noch heute.“

4

Bleiben Sie ein guter Zuhörer

Oft kommt es zu Missverständnissen, weil der Empfänger einfach nicht gut zuhört. Nebenbei noch eine E-Mail oder eine Whatsapp-Nachricht verfassen und Schwupps, man hat nicht mitbekommen, ob die Endung der E-Mail-Adresse nun mit .com oder .net endet. Konzentrieren Sie sich also bewusst auf Ihr Gespräch und vermeiden Sie Multitasking.

5

Sichern Sie sich noch einmal ab

Wenn Sie Aufgaben Ihres Chefs delegieren und das Gefühl haben, dass Ihr Gegenüber die Aufgabe nicht richtig verstanden hat, sollten Sie folgende drei Aspekte prüfen, um sich zu vergewissern, dass keine Fehlkommunikation stattgefunden hat:

Kam das Gesagte an?

  Wurde die Botschaft verstanden?

  Ist Kollegen oder Mitarbeitern klar, was die Aufgabe für den Chef und das Unternehmen bedeutet?

6

Formulieren Sie Ich-Botschaften

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob das Gesagte verstanden wurde, sollten Sie bei den Nachfragen Ich-Botschaften verwenden. Diese sorgen dafür, dass Ihre Nachricht eher verständlich beim Gegenüber ankommen. Sagen Sie also:

„Habe ich mich so ausgedrückt, dass meine Aussagen verständlich waren?“

 „Haben Sie mich verstanden?“

7

Behalten Sie den Negativeffekt im Gedächtnis

Sie kennen das sicherlich: Eine Aussage lässt sich nicht genau deuten und Sie gehen dann sofort vom schlimmsten Fall aus. Dieses Phänomen nennt man Negativeffekt. Wir haben nämlich die Tendenz, immer von einer negativen Deutung auszugehen. Versuchen Sie also lieber von Fehlkommunikation auszugehen, als Ihrem Gesprächspartner eine böse Absicht zu unterstellen. Bedenken Sie auch bei eigenen Nachrichten den Negativeffekt und platzieren Sie Emojis oder ähnliches, damit Ihre Nachricht nicht fehlinterpretiert wird.

 

8

Nutzen Sie Emojis

In der Berufswelt sind Emojis eher verpönt. Doch sie helfen dabei, dass das geschriebene Wort genauso beim Empfänger ankommt, wie Sie es gemeint haben. Da die bunten Gesichter in der täglichen Kommunikation immer mehr an Bedeutung gewinnen, ist es auch kein Tabu mehr, sie ab und zu in Geschäfts-E-Mails zu verwenden. Gerade unter Kollegen im Team sollten Sie darauf nicht verzichten. Und auch unter langjährigen Kontakten können Sie sich ein ;-) mal erlauben!

9

Fragen Sie nach

Wenn Sie der Empfänger sind und eine Botschaft nicht genau verstanden haben oder unsicher über eine Aussage sind, fragen Sie nach! Fehlkommunikation im Office lässt sich meist durch simples Nachfragen vermeiden. Denken Sie dabei an den Leitsatz von der Sesamstraße: „Wer nicht fragt, bleibt dumm!“ 

 

10 

Zeigen Sie Ihre Interpretation auf

Gerade bei Personen, mit denen es häufig zu Missverständnissen kommt, sollten Sie sich immer versichern, ob keine Fehlkommunikation vorliegt. Nutzen Sie einfach folgende Formel, um sich abzusichern:

Verstehe ich Sie richtig damit, dass … (Ihre Interpretation des Gesagten)

Sie zeigen Ihre Interpretation auf und Ihr Gesprächspartner hat die Chance, sie zu berichtigen, ohne dass es zu einer peinlichen Situation kommen muss.

Mit weniger Fehlkommunikation zu mehr Gelassenheit im Office

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

Dieser Beitrag hat einen Kommentar
  1. Meine Cousine arbeitet für einen Büroservice. Kommende Woche springt sie für das Office Management ein. Danke für den Tipp, wichtige Nachrichten nicht zwischen Tür und Angel zu kommunizieren, sondern sich Zeit zu nehmen.

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