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9 Excel-Tipps, die Ihnen Zeit und Nerven sparen

9 Excel-Tipps, Die Ihnen Zeit Und Nerven Sparen

Excel oder andere ähnliche Programme sind aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Und obwohl jeder von uns in seinem Lebenslauf gute oder gar sehr gute Kenntnisse im Bereich Office Programme angibt, fühlen sich die wenigsten wohl bei der Bearbeitung komplexer Excel-Tabellen. Die vielen Funktionen und Eigenarten des Microsoft-Programms erschweren den Zugang und stehlen einiges an Zeit, wenn sie nicht hinreichend bekannt sind. Aber keine Sorge: Mit unseren Tipps können Sie diese Zeit wieder gutmachen!

Zeilenumbruch innerhalb der Zelle

Wenn Sie nicht nur Zahlen, sondern auch ganze Sätze in Ihre Excel-Tabelle einfügen müssen, ist ein Zeilenumbruch innerhalb der Zelle oft wünschenswert. Doch, wenn Sie auf Enter drücken, erzielen Sie nicht den gewünschten Effekt. Stattdessen springen Sie in die Zelle darunter.

Excel Zeilenumbruch innerhalb der Zelle
Excel Zeilenumbruch innerhalb der Zelle

Enter erzielt nicht den gewünschten Effekt.

Excel Zeilenumbruch innerhalb der Zelle

Sie springen in die untere Zelle, anstatt einen Zeilenumbruch zu erzeugen.

Excel Zeilenumbruch innerhalb der Zelle

Mit der Tastenkombination Alt + Enter gelingt jedoch der Umbruch innerhalb der Zelle!

Bei einem Apple-Produkt nutzen Sie hingegen die Tastenkombination Control-Option-Return.

Wenn Sie mehrere längere Textbereiche haben nutzen Sie am besten automatische Zeilenumbrüche

Wenn Sie mehrere längere Textbereiche haben nutzen Sie am besten automatische Zeilenumbrüche

Markieren Sie mit der Maus den Bereich auf den Sie die automatischen Zeilenumbrüche anwenden möchten.

Markieren Sie mit der Maus den Bereich auf den Sie die automatischen Zeilenumbrüche anwenden möchten.

Drücken Sie die rechte Maustatse und wählen Sie Zellen formatieren aus und wechseln Sie in den Tab Ausrichtung. Dort aktivieren Sie jetzt einfach das Häckchen bei Zeilenumbruch.

Drücken Sie die rechte Maustatse und wählen Sie Zellen formatieren aus und wechseln Sie in den Tab Ausrichtung. Dort aktivieren Sie jetzt einfach das Häckchen bei Zeilenumbruch.

Und schon passt sich Ihr Text der Zelle an und wird das auch weiterhin bei einer Änderung tun.

Und schon passt sich Ihr Text der Zelle an und wird das auch weiterhin bei einer Änderung tun.

Der Zeilenumbruch innerhalb der Zelle gelingt bei einem Windows-Rechner nur mit der Tastenkombination Alt + Enter. Bei einem Apple-Produkt nutzen Sie hingegen die Tastenkombination Control + Option + Return.

Dieser Tipp eignet sich zwar hervorragend für Einzelfälle, aber wenn Sie ein komplexes Dokument mit viel Text haben, ist es sinnvoller, automatische Zeilenumbrüche einzurichten. So passt sich Ihr Text immer automatisch der Breite Ihrer Spalte an, auch wenn Sie diese nachträglich noch ändern müssen und die Funktion ist auf mehrere Zellen gleichzeitig anwendbar.  So geht es: Markieren Sie alle Zellen, auf die Sie die Funktion anwenden möchten und gehen Sie dann wie folgt vor Rechte Maustatse > Zellen formatieren > Ausrichtung > Textsteuerung > Zeilenumbruch.

Aktuelles Datum generieren

aktuelles DatumZeit sparen ist bei der Bearbeitung von Excel-Tabellen essentiell. Gerade das Eintippen von Daten und Uhrzeiten kostet viel Zeit. Mit der Kombination Steuerung und Punkt  (STRG + .) können Sie einfach und schnell das aktuelle Datum generieren. Dasselbe gelingt Ihnen übrigens auch mit der Funktion = HEUTE(). Mit = JETZT() sogar das aktuelle Datum mit Uhrzeit.

Wechseln zwischen Tabellenblättern

Mit der Kombination STRG + BILD HOCH können Sie innerhalb der Mappe von links nach rechts zwischen den unterschiedlichen Tabellenblättern wechseln. Mit STRG + BILD RUNTER wechseln Sie in umgekehrter Reihenfolge von rechts nach links.

Den Druckbereich festlegen

Wenn Sie nur einen Teil Ihrer Tabelle ausdrucken möchten, müssen Sie zunächst den gewünschten Bereich markieren und dann die Registerkarte „Seitenlayout“ öffnen. Dort finden Sie den Druckbereich, wo Sie die Funktion „Druckbereich festlegen“ auswählen können.

Den Druckbereich festlegen
Den Druckbereich festlegen

Den Druckbereich festlegen

Den Druckbereich festlegen

Den Druckbereich festlegen

Mehrere Tabellen nebeneinander anordnen

Wir sind es von vielen Programmen oder Browsern gewöhnt, dass sich neue Dateien in einem neuen Fenster öffnen. Excel jedoch öffnet alle Dateien in einem einzigen Fenster, sodass die flexible und komfortable Anordnung nicht ohne weiteres möglich ist.

Word
Word

Wir sind es von Word gewöhnt, die Dokumente, wie gewohnt anzuordnen.

seiten anordnen

Wenn Sie die Registerkarte „Ansicht“ auswählen, können Sie den Bereich „Alle anordnen“ auswählen.

Seiten anordnen

Nun können Sie entscheiden, ob die verschiedenen Arbeitsmappen, horizontal, vertikal oder übereinander angeordnet werden.

vertikale Anordnung Excel

Das ist eine vertikale Anordnung.

So werden die Arbeitsmappen unterteilt dargestellt.

So werden die Arbeitsmappen unterteilt dargestellt.

Oder wollen Sie die Arbeitsmappen lieber überlappend?

Oder wollen Sie die Arbeitsmappen lieber überlappend?

Eine horizontale Darstellung der Mappen ist auch möglich.

Eine horizontale Darstellung der Mappen ist auch möglich.

Doch mit unseren Excel-Tipps erhalten Sie Ihre gewohnte Flexibilität wieder zurück! Wenn Sie die Registerkarte „Ansicht“ auswählen, können Sie den Bereich „Alle anordnen“ auswählen. Nun können Sie entscheiden, ob die verschiedenen Arbeitsmappen, horizontal, vertikal oder übereinander angeordnet werden.

Gleicher Inhalt in mehreren Zellen

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Sie denselben Inhalt in mehrere Zellen einfügen können? Auch hier hilft ein einfaches Enter nicht aus. Doch kombinieren Sie Enter mit STRG und markieren vorher den Bereich, in dem Sie denselben Inhalt wünschen, voilà ist das Wunder vollbracht! Schon haben Sie dasselbe Wort in mehreren Zellen stehen, ohne dass Sie es immer und immer wieder eintippen oder kopieren müssen.

Gleicher Inhalt in mehreren Zellen
Gleicher Inhalt in mehreren Zellen

Gleicher Inhalt in mehreren Zellen

Gleicher Inhalt in mehreren Zellen

Gleicher Inhalt in mehreren Zellen

Das Springen in Excel-Tabellen

Gerade wenn Sie in einer großen Tabelle arbeiten, ist es oft hilfreich, eine Abkürzung zu kennen, um an das Ende der Tabelle oder in die letzte Spalte beziehungsweise Zeile zu springen.

Markieren Sie die oberste Zelle und gehen Sie mit Ihrer Maus an deren unteren Rand der Zelle, bis der Cursor zum Zeiger wird.

Das Springen in Excel-Tabellen
Das Springen in Excel-Tabellen

Klicken Sie doppelt auf den unteren Linienrand,

Das Springen in Excel-Tabellen

um an die unterste Spalte zu gelangen.

Das Springen in Excel-Tabellen

Der Sprung gelingt nur in einer vollständigen Tabelle.

Das Springen in Excel-Tabellen

Das Springen in Excel-Tabellen

Klicken Sie dann doppelt auf den unteren Linienrand, um zur untersten Spalte zu gelangen.

Dieses Springen gelingt in alle Richtungen. Sie müssen lediglich den Doppelklick auf der Randlinie durchführen, in welche Richtung sie springen möchten. Wenn Sie beispielsweise nach links springen möchten, müssen Sie den Doppelklick auf den linken Linienrand ausführen.

Doch Achtung! Der Sprung gelingt nur in einer fortlaufenden Tabelle. Sind dazwischen leere Felder, so werden Sie nie ganz bis zum Ende springen können.

Das Erzeugen einer Zufallszahl

Gerade bei Gewinnspielen ist das Erzeugen einer Zufallszahl eine sehr hilfreiche Funktion und darf daher bei unseren Excel-Tipps nicht fehlen! Dazu müssen Sie lediglich folgende Formel in die gewünschte Zelle einfügen…

(=ZUFALLSZAHL()*100)

…und schon erhalten Sie eine Zufallszahl.

Sie müssen die Zufallszahl im Übrigen immer mit 100 multiplizieren, da Sie ansonsten lediglich einen Wert zwischen Eins und Null erhalten. Jetzt müssen Sie diesen Wert lediglich aufrunden und schon haben Sie Ihre Zufallszahl!

Das Runden funktioniert übrigens mit dieser Funktion:

=Runden(Zahl; Anzahl der Stellen)

Mehrere Zeilen oder Spalten einfügen

Zugegeben, diesen Excel-Tipp kennen wahrscheinlich die meisten, dennoch darf dieser nicht fehlen, falls ihn der ein oder andere doch noch nicht einsetzt. Gerade bei der Überarbeitung von Tabellen benötigen Sie weitere Zeilen oder Spalten. Diese erhalten Sie, wenn Sie eine Zeilenzahl mit der rechten Maustaste anklicken und dort die Funktion „Zellen einfügen“ auswählen. Das funktioniert auch mit mehreren Zeilen oder Spalten. Hierzu müssen Sie lediglich mehrere Zeilenzahlen Markieren und dann die Funktion „Zeilen einfügen“ auswählen.

Mehrere Zeilen oder Spalten einfügen
Mehrere Zeilen oder Spalten einfügen

Mehrere Zeilen oder Spalten einfügen

Mehrere Zeilen oder Spalten einfügen

Mehrere Zeilen oder Spalten einfügen

Mehrere Zeilen oder Spalten einfügen

Mehrere Zeilen oder Spalten einfügen

Mehrere Zeilen oder Spalten einfügen

Mehrere Zeilen oder Spalten einfügen

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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