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Sexy but risky: Der erfolgreiche Einsatz von RPA ist kein Selbstläufer

Sexy But Risky: Der Erfolgreiche Einsatz Von RPA Ist Kein Selbstläufer

Die Automatisierung mittels RPA (Robotic Process Automation) birgt verschiedene Chancen – sowohl für die Prozess- als auch die Kontrollautomatisierung. Vor allem in Verwaltungsprozessen in Unternehmen sind noch vielerlei manuelle, wiederkehrende einfache Tätigkeiten vorzufinden. Das große Chancenpotenzial wurde bereits im Blog-Beitrag Automatisieren Sie Ihre Prozesse schon mit Robotic Process Automation? ausführlich herausgearbeitet und lässt sich wie folgt zusammenfassen: „RPA bots do not sleep, tire, rest, forget, make mistake, complain or quit.“

Doch ein Selbstläufer ist der erfolgreiche Einsatz von RPA nicht. In diesem Gastbeitrag gibt Justin Pawlowski Anregungen für einen zielgerichteten Einsatz von RPA und schafft Bewusstsein über erfolgskritische Risiken.

Justin Pawlowski ist Head of Internal Audit bei der ALSO Holding AG. Zuvor war er Senior Manager im Bereich Governance & Assurance Services bei KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Frankfurt am Main und beriet nationale und internationale Unternehmen unterschiedlicher Größenordnung beim Aufbau von Datenanalyse-, Process Mining- und RPA-Kompetenz und beim Einsatz dieser. Er greift auf tiefgreifende Praxiserfahrung im Einsatz von Datenanalysen, Process Mining und RPA zur Beleuchtung von Geschäftsprozessen bezogen auf Ordnungsmäßigkeit, Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Compliance zurück. Er ist Mitglied im IT Guidance Committee des Institute of Internal Auditors (IIA) und referierte zum Einsatz von Process Mining in der Internen Revision auf der Jahrestagung 2017 des IIA in Sydney, Australien. 2015 wurde Justin Pawlowski vom Internal Auditor Magazine als Emerging Leader ausgezeichnet. Vor seinem Eintritt bei KPMG war Justin Pawlowski drei Jahre bei IBM in Deutschland, Spanien und USA tätig.

Risikosicht auf den Einsatz von RPA

Der Einsatz von RPA ist in vielerlei Hinsicht risikobehaftet – sowohl aus Sicht des operativen Betriebs, der Berichterstattung als auch der Compliance.

Im Kontext des operativen Betriebs sind unter anderem auf folgende Punkte zu achten:

  • Technische Schulden (Technical Debt) durch RPA-Automatisierung schlechter Prozesse (Zitat: «RPA can’t fix bad processes – it just speeds them up.»)
  • Technische Schulden durch falsche Automatisierungsentscheidungen pro RPA und contra nachhaltiger Automatisierungsmöglichkeiten (unter anderem unzutreffende ROI-Betrachtungen durch Projektion der anfänglichen Vorteile auf einen zu langen Zeithorizont in Zeiten der heutigen technologischen Fortschritte)
  • Kein funktionierendes Business Continuity-Konzept im Fall von Ausfall der RPA-Infrastruktur
  • Kein funktionierender Backup-Prozess im Fall eines Ausfalls einzelner RPA-Bots (beispielsweise weil sich zugrundeliegende User Interfaces abgeändert haben und die Bots nicht rechtzeitig adaptiert wurden; der Ausfall kann durch Human Labor bei der hohen Anzahl an zu verarbeitenden Transaktionen nicht mehr kompensiert werden)
  • Fehlendes Personalkonzept zum Einsatz von freigesetzten Kapazitäten
  • Aufsatz des RPA-Programms auf zu wenigen Schultern und Abhängigkeit von diesen Mitarbeitern

Für weitere Ausführungen in diesem Kontext sind die Beiträge von Prasanna Velayudham empfehlenswert, der das Risiko der technischen Schulden beleuchtet (The Impact of RPA and Automation on Technical Debt) und von Alan Trefler, der das Automatisieren schlechter Prozesse thematisiert (The Big RPA Bubble). Darüber hinaus sind Berichterstattungs- und Compliance-Risiken ebenfalls nicht zu unterschätzen. Folglich ist der Ausbau des Internen Kontrollsystems rund um das RPA-Programm unumgänglich.

Drei Beispiele schlechter Einsatzmöglichkeiten

Zu der Gruppe häufiger Einsatzmöglichkeiten gehören folgende Beispiele:

1

Anlage von Warenbestellungen auf Basis von Excel-Listen

Ausgangsszenario: Auf Basis von in Excel-Listen ermittelten Bedarfsmengen legen Einkäufer Bestellungen im ERP-System an.

RPA-Lösungsszenario: Die Warenbestellungen werden auf Basis der Excel-Listen mittels RPA angelegt. Der RPA-Bot nimmt die zu bestellenden Mengen aus der Excel-Liste und überträgt diese ins ERP-System und löst eine Bestellung oder den Bestellfreigabeworkflow aus.

Zu bevorzugende Automatisierungsmöglichkeit: Die Bedarfsplanung erfolgt mittels Standardfunktionalität im ERP-System. Wenn diese nicht genutzt wird und stattdessen manuell Excel-Listen gepflegt werden, so läuft in dem Prozess etwas kategorisch falsch. Häufig ist der Grund, dass die für den Dispolauf benötigten Stammdaten nicht akkurat zur Verfügung stehen. Diese gilt es – gegebenenfalls gepaart mit elektronischen Schnittstellen zu Herstellern – angemessen aufzusetzen.

2

Automatisierte Rechnungserfassung mittels OCR-Komponente

Ausgangsszenario: Eingangsrechnungen, die per PDF eingehen, werden manuell erfasst.

RPA-Lösungsszenario: Der RPA-Bot liest die PDF-Eingangsrechnung mittels OCR-Komponente aus und erfasst die Rechnung vor.

Zu bevorzugende Automatisierungsmöglichkeit: Seit zig Jahren gibt es Spezialsoftware verschiedenster Hersteller hierzu. Diese haben mehrere Vorteile gegenüber RPA-Software, unter anderem diverse Validierungs- und Plausibilisierungsschritte beim Auslesen der Rechnung (beispielsweise Stammdatenvergleich im Hintergrund), Workflow zur Klärung von Differenzen, Erfahrungswerte in der Handhabung von Multisprachen, Erfahrungswerte in der Handhabung von steuerlichen Sonderregelungen (Umgang mit mehreren Steuersätzen pro Beleg) und so weiter. Mag die Qualität der OCR-Komponente vielleicht noch ähnlich ausfallen, so führen obige Vorteile meist zu einer deutlich höheren Quote erfolgreich ausgelesener Eingangsrechnungen und geringer anfallenden manuellen Nacharbeiten. Noch ressourcenschonender als mittels Spezialsoftware lassen sich die Eingangsrechnungen mittels elektronischer Schnittsteller zum jeweiligen Lieferanten ins ERP-System einstellen.

3

Automatisierung von Kontrollschritten

Ausgangsszenario (Fertigungsindustrie): Dezentrale planmäßige Abschreibungsläufe werden zentral durch eine Kontrollinstanz überwacht. Hierfür werden entsprechende ERP-Berichte gezogen und lokale Einheiten erinnert, den Abschreibungslauf zu starten.

RPA-Lösungsszenario: Die Erstellung der ERP-Berichte wird mittels RPA automatisiert. Der RPA-Bot stößt zudem die Erinnerungen an die lokalen Einheiten per E-Mail an (Initiierung des Eskalationsprozesses).

Zu bevorzugende Automatisierungsmöglichkeit: Das Unternehmen hinterlegt den Abschreibungslauf der planmäßigen Abschreibung als wiederkehrenden Job (terminiert) und die Kontrollinstanz wird reduziert auf die bereits existierende Kontrolle der regelmäßigen Validierung der nicht erfolgreich abgeschlossenen Jobs.

Die Beispiele zeigen, dass eine effektive als auch effiziente Automatisierung auch ohne den Einsatz von RPA möglich ist.

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RPA als ‚eine‘ und nicht ‚die‘ Automatisierungsmöglichkeit betrachten

Obige Beispiele und Links unterstreichen, dass RPA nicht als die einzige Automatisierungsmöglichkeit zu betrachten ist. Vielmehr ist es eine Automatisierungsmöglichkeit, die es heranzuziehen gilt, wenn andere Automatisierungsmöglichkeiten ausgeschöpft sind. Es empfiehlt sich, RPA im Gesamtkontext der verschiedenen Automatisierungsmöglichkeiten als eine von mehreren Optionen zu betrachten. Aus Governance-Perspektive ist daher auch der Ansatz einer Governance für RPA zu kurz gedacht. Vielmehr empfiehlt sich hier der Ansatz auf Digital Labor insgesamt auszurichten. Denn sonst wird das Entstehen von Silos zwischen den Automatisierungsmöglichkeiten akzeptiert und gefördert.

Risikobewusstes und ganzheitliches Handeln ist gefragt

Abschließend bleibt festzuhalten, dass der Einsatz von RPA in vielen Unternehmen aussichtsreich ist.

Es gibt zig Einsatzszenarien in Unternehmen. Wichtig für den mittel- und langfristigen Erfolg ist es, diejenigen Einsatzmöglichkeiten zu filtern und zu realisieren, die sich nicht mittels anderer Automatisierungsmöglichkeit effizienter und effektiver automatisieren lassen. Standardfunktionalitäten im ERP-System, Spezialsoftware, elektronische Schnittstellen und weiteres gilt es in der Automatisierungsentscheidung heranzuziehen. Eins ist sicher – trotz Filterns verbleiben hinreichend Einsatzszenarien für den Einsatz von RPA. Viel Erfolg dabei!

Bei diesem Beitrag handelt es sich um die persönliche Meinung des Autors Justin Pawlowski.

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Silke Ritter

Wie werden wir künftig leben und arbeiten? Dieser Frage gehe ich hier im Blog nach. Seit 2012 gehöre ich zum Management Circle-Team, zuvor habe ich nach meinem Germanistik-Studium in der PR-Branche gearbeitet. Als Teil der #GenerationY weiß ich nicht nur um die Wichtigkeit von Hashtags und gutem Content, sondern wünsche mir mehr Mut in Unternehmen für die Digitalisierung. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und Themenvorschläge!

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