Erfolgreiche Meetings führen: 8 Tipps für eine effiziente Besprechung
Besprechungen fördern die Vernetzung, dienen dem Wissenstransfer und bringen Kollegen gegenseitig auf den aktuellen Stand. Warum jedoch verbinden so viele Menschen Meetings mit Ineffizienz und Zeitverschwendung? Ist nicht die Gesamtheit der Anwesenden für ein zufriedenstellendes Resultat verantwortlich?
Im Folgenden geben wir Ihnen deshalb ein paar Anregungen mit auf den Weg, wie Besprechungen für Sie und Ihre Kollegen produktiv und erfolgreich ablaufen können:
Tipps für erfolgreiche Besprechungen
Beginnen Sie Ihr Meeting pünktlich. Denn anders bekommen Zuspätkommer den Eindruck, dass es gar nicht schlimm ist die anderen aufzuhalten: Sie sind ja dennoch so nett und warten. Halten Sie die Besprechung außerdem so kurz wie möglich. Ist ein Thema sehr komplex, sollten Sie eventuell Teilmeetings einberufen.
Besprechungen können nur dann zielgerichtet ablaufen, wenn zuvor eine Agenda entworfen wurde. Schicken Sie diese vorab per E-Mail an Ihre Kollegen, sodass sich diese auf die Inhalte vorbereiten können. Dadurch wird die Chance auf schnelle Ergebnisse erhöht.
Beginnen Sie Besprechungen mit den Highlights und Erfolgen der letzten Woche. So schaffen Sie von vornherein eine positive Stimmung.
„Ein Problem ist halb gelöst, wenn es ganz klar formuliert ist.“ – John Dewey
Stellen Sie die konkrete Frage: „Was ist das Problem und wie bekommen wir es behoben?“ So werden unnötige Diskussionen vermieden, die eine Antwort auf das „Wie konnte es passieren?“ suchen.
Legen Sie gemeinsam Ziele fest. Denn nur auf diese Weise kann eine hohe Umsetzungsgeschwindigkeit und Produktivität erzielt werden.
Vermeiden Sie Powerpoint-Präsentationen, denn diese hätten Sie auch genauso gut per E-Mail versenden können. Greifen Sie stattdessen zu einem Flipchart. Besprechungen sind schließlich zum Brainstorming gedacht.
Ernennen Sie zu Beginn einen Protokollanten. So gehen Sie sicher, dass alle Informationen festgehalten werden und im Nachgang Deadlines vergeben werden können.
Auch unter Kollegen ist Höflichkeit gefragt
- Lassen Sie das Smartphone doch einmal stecken
- Fallen Sie Sprechenden nicht ins Wort und hören Sie genau zu
- Verschieben Sie Gespräche mit dem Sitznachbarn auf nach dem Meeting
- Verlassen Sie den Raum nicht wortlos, sondern kündigen Sie zum Beispiel einen wichtigen Anschlusstermin an
- Stellen Sie keine Kollegen schlecht dar
- Zeigen Sie Interesse
Effiziente Meetings
Im Video erhalten Sie wertvolle Hinweise von Management-Coach Michael Wefers, wie Sie Ihre Besprechungen optimieren können:
Michael Wefers berät seit 2009 unter dem Motto führungs / kraft / entfalten mittelständische Unternehmen in allen Fragen exzellenter Führung. Seine besondere Expertise bezieht sich auf den Aufbau einer strategischen Führungskräfte-Entwicklung, die Durchführung von Trainings für exzellente Führung, die Moderation von Workshops sowie die Beratung in unternehmerisch schwierigen Phasen.
Michael Wefers blickt auf 20 Jahre internationale operative Führungsverantwortung über alle Hierarchieebenen hinweg bis hin in die Unternehmensleitung mittelständischer Unternehmen zurück, u.a. bei der Dresdener Bank und der Berentzen Gruppe AG. Vor seiner Selbstständigkeit war er für das internationale Personalmanagement der CeWe Color in Oldenburg, zuletzt als Vorstand im Top-Management, verantwortlich. Er hat selber den Transformationsprozess – Wachstum und Restrukturierung zugleich – von der analogen zur digitalen Fotografie miterlebt und mitgestaltet. Von daher weiß er, dass exzellente Führung der Schlüssel ist, um aus Veränderungen Chancen zu machen.
Michael Wefers
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Zeit ist Geld und in einem Unternehmen möchte man diese nicht verschwenden. Schon oft war ich in Meetings die viel zu lange gingen und denen kostbare Zeit geklaut wurde. Wenn man einen festen Plan hat und sich daran hält, spart man sich Zeitgeld. Ich stimme mit allen Tipps zu und denken auch, dass ein Protokoll wichtig ist um das Meeting noch einmal zusammenzufassen.
Vielen Dank für die Tipps zu effizienten Meetings. Mein Onkel lässt für seine Meetings immer einen Meetingraum buchen, um ungestört und in ruhiger Atmosphäre alles Wichtige zu besprechen. Gut zu wissen, dass man Probleme genau benennen sollte und eine Strategie für die Lösung formulieren sollte.