Ihre Checkliste für englische E-Mails

Englische E-Mails

Müssen auch Sie in Ihren Projekten und mit Ihren Partnern ab und zu auf Englisch korrespondieren und vergessen, worauf Sie bei englischen E-Mails achten müssen? Dann haben wir hier genau das Richtige für Sie! Mit unserer Checkliste vermeiden Sie alle zukünftigen Fauxpas und überzeugen Ihre Gesprächspartner auch in englischer Sprache!

Halten Sie es kurz und einfach

Um Fehler zu vermeiden, sollten Sie Ihre Sätze in der englischen E-Mail nicht unnötig in die Länge ziehen. Denken Sie an die KISS-Formel, so überzeugen Sie und werden hundertprozentig verstanden.

Vermeiden Sie Deutsch-Übersetzungen

Schreiben Sie Ihre E-Mail nicht in Deutsch vor und versuchen Sie dann, diese wortwörtlich zu übersetzen. Das kann nur schiefgehen! Versuchen Sie stattdessen, direkt auf Englisch zu starten und schauen Sie gegebenenfalls nochmal Regeln oder Wörter nach.

Englische Großschreibung

Wochentage, Feiertage, Städte- und Ländernamen sowie Sprachen und Nationalitäten werden auch im Englischen groß geschrieben.

Die richtige Anrede

Die Standard-Ansprache für förmliche Nachrichten ist Dear Mr oder Dear Mrs XY – vergleichbar mit dem deutschen „Sehr geehrter Herr XY“. Beachten Sie dabei nur, dass im British English kein Punkt nach Mr verwendet wird, während in Amerika folgende Schreibweisen zu finden sind:

Dear Mr. Smith:
Dear Mr. Smith,

Wollen Sie einen Doktor anschreiben, dann sollten Sie darauf achten, dass es im Englischen keine Kombination gibt und Sie somit nur Mr. Smith oder Dr. Smith schreiben dürfen. Informell können Sie Ihre E-Mail auch mit einem Hi oder Hello beginnen. Nachrichten an Gruppen können mit einem Dear All oder Dear Colleagues begonnen werden.

Wichtige Abkürzungen

FYI – For your information

AGM – Annual general meeting

TIA – Thanks in advance

Beginnen Sie mit einer höflichen Floskel

Um schon am Anfang einen positiven Eindruck zu hinterlassen, sollten Sie Ihre Nachricht höflich beginnen. Bedanken Sie sich für die schnelle Antwort oder das nette Telefonat. Fragen Sie auch einfach nach dem Befinden Ihres Gegenübers:

Thank you for your prompt reply.
Thank you for your interest in…

Schaffen Sie einen Bezug

Um Ihren Leser abzuholen, lohnt es sich, einen Bezug oder einen Grund für Ihre E-Mail zu benennen mit:

I am writing in reference to your…
Further to our telephone conversation…

Fragen Sie richtig

Für eine Anfrage sollten Sie folgende Formulierungen verwenden:

I am writing to enquire about…
I am writing to request…

Kommasetzung im Englischen

Nach bestimmten Bindewörtern am Satzanfang wie however, nevertheless oder furthermore folgt ein Komma. Anders als im Deutschen müssen Haupt- und Nebensätze nicht mit einem Komma abgetrennt werden, es sei denn, Ihr Satz beginnt mit einem Nebensatz:

If you have time, please call me at 6 pm.

Teilen Sie schlechte Nachrichten höflich mit

Gerade bei schlechten Neuigkeiten müssen Sie sehr aufpassen und dürfen sich keinen Fauxpas erlauben. Nutzen Sie am besten folgende Sätze für Ihre englische E-Mail:

I deeply regret to inform you that…
Unfortunately we have no choice but to…
We are sorry but…

Auf Sonderzeichen verzichten

Die deutsche Sprache hat so schöne Buchstaben wie ß, ö, ä und ü, die es auf ausländischen Tastaturen gar nicht gibt. Vermeiden Sie also diese Schreibweise und nutzen Sie stattdessen ss oder ae.

Entschuldigen Sie sich aufrichtig

Auch bei einer Entschuldigung sollten keine Fehler in Ihrer englischen Korrespondenz vorkommen. Mit folgenden Formulierungen können Sie sich aufrichtig entschuldigen:

Please accept my sincere apologies for…
I apologize for any inconvenience that this may cause.
I am very sorry about…

Bieten Sie Unterstützung an

Bevor Sie zum Ende kommen, sollten Sie Ihre Unterstützung anbieten, um Ihren guten Eindruck aufrecht zu erhalten:

If you have any further questions, please don’t hesitate to contact me.
Please feel free to call me on (telephone) or at (email), if you require any further information.

Finden Sie das richtige Ende

Wie auch im Deutschen können Sie eine englische E-Mail unterschiedlich abschließen und dieser Abschluss sollte sich immer an der Grußformel am Anfang orientieren. Am häufigsten werden dabei folgende Formulierungen verwendet:

Yours sincerely
Kind regards
Best regards
Best wishes

Auch hier wird im British English kein Komma eingefügt, während in den USA eines verwendet wird.

Englische Homophonien

Achten Sie darauf, dass manche Wörter im Englischen zwar gleich ausgesprochen werden, jedoch anders geschrieben werden und auch eine ganz andere Bedeutung haben wie beispielsweise:

brake (bremsen) – break (brechen)

bean (Bohne) – been (gewesen)

hear (hören) – here (hier)

meat (Fleisch) – meet (treffen)

read (gelesen) – red (rot)

sight (Sehenswürdigkeit) – site (Platz)

their (Ihre) – there (dort)

witch (Hexe) – which (welche)

Weitere hilfreiche Phrasen

Bestätigung: I am pleased to confirm that…      

Anhang: Please find attached…

Informationen erfragen: I would be interested to find out more about…

Auf Antwort warten: I look forward to hearing from you soon.

Erfolgreich zwischen Assistenz- und Projektarbeit

In Ihrer Doppelfunktion müssen Sie den Spagat zwischen eigenen Aufgaben und Chef-Zuarbeit täglich aufs Neue meistern. Irmtraud Schmitt zeigt Ihnen, wie Sie die zur Verfügung stehende Zeit für eigene Aufgaben optimal nutzen und gleichzeitig für Ihren Chef erreichbar sind, wenn er Sie braucht.
Selbstmanagement: Wie Sie Ihren Erfolg Selbst In Die Hand Nehmen!

Selbstmanagement: Wie Sie Ihren Erfolg selbst in die Hand nehmen!

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Leistungskraft durch ein ganzheitliches Selbstmanagement steigern können. 5 Experten geben wertvolle Impulse für Ihren effizienten Büroalltag.
Jetzt herunterladen!

Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Ihre Checkliste: Die starke Assistenz in der Arbeitswelt 4.0

Machen Sie sich fit für die Zukunft und verlieren Sie die Angst vor Digitalisierung durch diese Checkliste. So bleiben Sie die starke Assistentin – auch in der Arbeitswelt 4.0!

Jetzt herunterladen!