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Elektronische Belege aus dem eigenen ERP-System versenden

Elektronische Belege Aus Dem Eigenen ERP-System Versenden

Die Digitalisierung von Arbeits- und Unternehmensprozessen ist gerade in aller Munde – und das tatsächlich nicht nur aufgrund der aktuellen Corona-Krise. Denn auch schon vor dem notgedrungenen Home-Office-Boom der letzten Wochen rückten wichtige Treiber der digitalen Supply Chain immer mehr in den Fokus vieler deutscher Unternehmen.

Ganz oben auf den digitalen To-Do-Listen des deutschen Mittelstands: Die Digitalisierung von Transaktionsdokumenten und deren massenhafter Austausch per EDI (Electronic Data Interchange). Denn schließlich drängt gerade für die unzähligen Zulieferer der öffentlichen Hand hier allmählich die Zeit.

Schon ab dem 18. April 2020 müssen nämlich alle Auftraggeber in Bund, Ländern und Gemeinden elektronische Rechnungen empfangen können – übrigens überall in Europa, nicht nur in Deutschland. In diesem Gastbeitrag schreibt Reinhard Wild, was das für Unternehmen bedeutet.

Reinhard Wild ist Diplom-Kaufmann und seit 1989 in Vertriebs- und Führungspositionen tätig, u.a. bei der Siemens AG. Seit 2009 ist er Geschäftsführer der Ximantix Software GmbH sowie seit 2013 zusätzlich Vorstand im Verband elektronische Rechnung.

Reinhard Wild

Reinhard Wild

Elektronische Belege werden zum neuen „Standard“ – und oft sogar Vorschrift

Doch damit nicht genug. Bereits ab November führt für die Lieferanten des Bundes dann im Grunde überhaupt kein Weg mehr an der Digitalisierung der eigenen Rechnungsausgangsprozesse vorbei. Denn ab dann akzeptieren weder die Bundesbehörden noch alle anderen Auftraggeber auf Bundesebene „normale“ Rechnungen auf Papier, per Fax oder als PDF per E-Mail.

Stattdessen müssen alle Rechnungen auf elektronischem Wege und im vorgeschriebenen eRechnungs-Standard XRechnung übermittelt werden. Wer das nicht tut, bekommt auch kein Geld. Punkt.

Auch die Industrie setzt verstärkt auf eInvoicing

Zudem schwenken auch immer mehr große Rechnungsempfänger innerhalb der Privatwirtschaft auf den ausschließlichen eRechnungs-Empfang um. So hat beispielsweise die BMW Group kürzlich alle Zulieferer aufgefordert, zeitnah nur noch elektronische Rechnungen über die speziell dafür vorgesehene konzerneigene eInvoicing-Plattform einzureichen. Allerdings nicht im eben erwähnten Format XRechnung. Der Münchner Autobauer besteht stattdessen auf die Industriestandards VDA4938 und VDA4983 sowie ZUGFeRD oder die italienische FatturaPA.

Gar nicht so einfach: eRechnungen aus SAP & Co. verschicken

Die schiere Masse an unterschiedlichen Format-Vorgaben, Bagatellgrenzen und Rechtsvorschriften rund um den elektronischen Rechnungsaustausch (zur Verdeutlichung: Jedes einzelne der 16 deutschen Bundesländer hat eigene Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung an die Verwaltung erlassen) zwingt viele Unternehmen nun zum Handeln.

Um zusätzliche Investitionen in neue Hard- und Software jedoch zu vermeiden, empfiehlt sich die Integration des digitalisierten Rechnungs- und Belegempfangs in vorhandene IT-Strukturen wie das eigene ERP-System. Denn so müssen nur wenige neue Prozesse digital standardisiert, implementiert und sicher angewandt werden.

Mehr noch: Wer elektronische Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften und andere Transaktionsdokumente direkt aus SAP erzeugen kann, spart gängigen Schätzungen zufolge sogar erhebliche finanzielle und zeitliche Ressourcen ein. Vorausgesetzt, die Implementierung gelingt nicht nur einfach, sondern auch zukunftssicher (noch immer entstehen ständig neue eInvoicing-Standards) und sorgt für eine möglichst „native“ Einbindung der digitalen Versand- und Empfangsprozesse für Belege aller Art.

Die Lösung: Leistungsfähige ERP-Schnittstelle

Eine mögliche Lösung für diese Aufgabe liegt in der Beauftragung eines erfahrenen Dienstleisters, der die entsprechenden Schnittstellen zu SAP, Navision und anderen ERP-Systemen bereitstellen kann. Zudem sorgt ein solcher eInvoicing-Provider für die reibungslose Konvertierung in alle benötigten eRechnungs-Formate und übernimmt die rechts- und zustellsichere Übermittlung an die gewünschten Portale, Empfangsadressen und Hubs.

So bleibt für die eigenen Buchhaltungs-Mitarbeiter – zumindest gefühlt – alles beim Alten. Rechnungen und andere Dokumente werden wie gewohnt in SAP erzeugt und verwaltet. Die digitale Aufbereitung und Übermittlung erfolgt per Knopfdruck und ohne zusätzlichen Aufwand.

Fit für 2020 - Rechnungen und Belege direkt aus SAP versenden!

Sie möchten mehr zum Thema erfahren? Melden Sie sich zum kostenfreien Webinar am 29. April an und erhalten Sie aktuelle Informationen rund um die XRechnung und einen möglichen Lösungsweg, wie Sie schnell und zukunftssicher die nötigen Anforderungen für Ihre Debitoren-Buchhaltung in SAP umsetzen.

Die XimantiX Software GmbH ist Teil der französischen Cegedim Gruppe, einem internationalen Technologie-Dienstleister rund um die Digitalisierung im B2B Bereich. Mit den passgenauen eBeleg Service Lösungen für den Rechnungseingang und den Belegversand sorgt das knapp zwanzigköpfige XimantiX-Expertenteam von der Münchner Deutschlandzentrale aus für die nahtlose Integration digitalisierter Belegaustauschprozesse in bestehende ERP-Systeme unterschiedlichster Anbieter wie SAP und Microsoft Dynamics. Ganz gleich ob papierbasierte Ein- und Ausgangsrechnungen, digitale Transaktionsdokumente oder elektronischer Rechnungsaustausch (eInvoicing) mit XRechnung, ZUGFeRD & Co. – XimantiX sorgt für einen einheitlichen, digitalisierten und zukunftssicheren Workflow beim Belegaustausch, der nicht nur Zeit, sondern auch Kosten spart. Einfach. Sicher. Digital.

Katharina Meischen

Ich bin Auszubildende bei Management Circle und derzeit in der Abteilung Marketing eingeteilt. Ich freue mich Sie mit hilfreichen Tipps und spannenden News informieren zu können.

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