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E-Mails schreiben leicht gemacht

E-Mails Schreiben Leicht Gemacht

Wir haben Ihnen bereits gezeigt, wie es Ihnen gelingt, einen kreativen Geschäftsbrief zu formulieren. Diese Tipps lassen sich natürlich nicht nur für klassische Briefe, sondern auch für E-Mails anwenden. Dennoch wollen wir der E-Mail einen gesonderten Beitrag widmet, da es die häufigste (schriftliche) Kommunikationsform darstellt. Mit unseren 12 Tipps wird jede Ihrer Nachrichten wahrgenommen!

1

Überdenken Sie die Empfänger

Fragen Sie sich zuerst (und zuletzt) immer, wer diese Mail wirklich erhalten muss. Sind 5 Personen in CC wirklich sinnvoll?

Cc ist übrigens die Abkürzung von „carbon copy“, also Durchschlag. Damit sind indirekte Empfänger gemeint, welche die Informationen lediglich zur Kenntnisnahme erhalten.

Bcc hingegen bedeutet unsichtbarer Durchschlag (blind carbon copy) und sollte im Geschäftsumfeld gemieden werden, da nicht zu sehen ist, an wen die E-Mail noch versendet wurde. Somit verstößt bcc oft gegen die Etikette.

 

2

Formulieren Sie einen aussagekräftigen Betreff

Ihrem Empfänger sollte durch Ihren Betreff auf den ersten Blick deutlich werden, um was es in Ihrer Nachricht geht. Hierbei gilt: Weniger ist manchmal mehr. Ein kurzer Betreff ist nicht unhöflich, sondern zielführend!

3

Führen Sie den Schriftverkehr fort

Löschen Sie nicht die früheren Konversationen, die Ihren Schriftverkehr betreffen. So geben Sie Ihrem Empfänger die Chance, Einzelheiten wie Fristen noch einmal nachzulesen, um so Unklarheiten zu beseitigen.

4

Antworten Sie zeitig

Die Faustregel beim Beantworten von E-Mails liegt bei 24 Stunden. Auch wenn Sie nichts Nennenswertes mitzuteilen haben, sollten Sie zumindest den Empfang der Nachrichten bestätigen und versichern, dass Sie sich erneut melden werden, sobald Sie mehr wissen.

 

Zeitmanagement

5

Schreiben Sie kurz und knackig.

Wie auch beim Geschäftsbrief sollten Sie sich bei E-Mails immer kurz halten. Dies spielt bei diesen digitalen Nachrichten sogar noch eine größere Rolle, da mittlerweile die meisten Ihre E-Mails unterwegs auf dem Smartphone abrufen und beantworten. Bedenken Sie also immer beim Schreiben, ob sich Ihre Nachricht auch auf mobilen Endgeräten gut lesen lassen.

6

Bleiben Sie seriös!

Auch wenn manchmal ein einfaches „ok“ als Antwort auf eine E-Mail reichen würde, sollten Sie dennoch nicht auf Anrede und Grußformeln verzichten. Schreiben Sie außerdem in ganzen Sätzen und verzichten Sie auf umgangssprachliche Formulierungen sowie unnötiges Fachchinesisch.

 

Streit Konflikt Eskalation

7

Halten Sie Ihre Emotionen in Schach

Manche Informationen, die bei Ihnen per E-Mail eintreffen, lassen Sie sicherlich das ein oder andere Mal innerlich kochen. Bleiben Sie bei der Beantwortung der Nachrichten jedoch immer besonnen! Wenn etwas schriftlich festgehalten (und eventuell weitergeleitet )wurde, lässt sich das nicht mehr rückgängig machen und kann schwerwiegende Konsequenten haben.

8

Vermeiden Sie unnötige Anhänge

Natürlich sind Anhänge sehr praktisch. Dennoch sollten diese nicht unbedacht genutzt werden. Achten Sie darauf, dass Ihre versendete Datei nicht größer als 5 MB ist und ein Format aufweist, welches jeder Empfänger öffnen kann: PDF, JPG oder ZIP. Außerdem sollten Sie immer im Text darauf hinweisen, welches Dokument aus welchem Grund angefügt wurde.

 

Download

9

Kontrollieren Sie nochmals vor dem Absenden

Ein Tippfehler hier, ein vergessener Anhang da oder eine nicht beantwortete Frage erzeugen ein negatives Bild beim Empfänger und können im schlimmsten Fall zu einem Konflikt führen.  Denn sie zeigen damit mangelnde Gründlichkeit auf, als wäre Ihnen der Empfänger die Mühe nicht wert gewesen. Überprüfen Sie also vor dem Absenden, ob alles korrekt ist.

10

Vergessen Sie nicht Ihre Signatur

Unter jede geschäftliche E-Mail gehört eine Signatur, die mit vollständigem Namen, Anschrift und weiteren Kontaktdaten versehen ist. So können Sie und Ihre Nachricht sofort zugeordnet werden. Außerdem ermöglichen Sie es dem Empfänger, sie auch telefonisch zu kontaktieren.

11

Verzichten Sie wenn möglich auf eine Lesebestätigung

In vielen Fällen ist eine Lesebestätigung sinnvoll. Doch im geschäftlichen Umfeld würden wir Ihnen davon eher abraten. Zum einen können Sie nie wirklich sicher sein, dass Ihre Nachricht gelesen wurde. Zudem setzen Sie den Empfänger unter Druck und erzeugen so ein Gefühl der Kontrolle.

 

 

12

Stellen Sie Fragen

Und zum Schluss noch ein kleiner Tipp: Wenn Sie sich eine Beantwortung wünschen, sollten Sie Fragen in Ihre Nachricht integrieren. Laut einer Umfrage werden Nachrichten mit bis zu drei Fragen eher beantwortet (50 Prozent) als solche, die keine oder mehr als drei Fragen aufweisen.

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

Dieser Beitrag hat einen Kommentar
  1. Interessant, dass man sich per E-Mail innerhalb eines Tages zurückmelden sollte. Irgendwie vermisse ich die Zeit des Briefe Schreibens. Damals bin ich sehr gerne in den Kopierladen gegangen und ich konnte mir ein wenig Zeit lassen, um über meine Antworten nachzudenken. Aber ich schätze, man muss mit der Zeit gehen.

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