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Von der organisatorischen Gemeinschaft zum Dreamteam

Von Der Organisatorischen Gemeinschaft Zum Dreamteam

Chefentlastung ist eine komplizierte und schwierige Angelegenheit. Sie kann nur wirkungsvoll sein, wenn beide Parteien Ihre Erwartungen kommunizieren und sich ständig auf dem Laufenden halten. Irmtraud Schmitt zeigt Ihnen, wie Sie mit Ihren Vorgesetzten zum Dreamteam heranwachsen können.

Irmtraud Schmitt kann auf fast 25 Jahre Erfahrung in der Managementassistenz verschiedener Unternehmen zurückblicken. Aus der Position Assistentin der Geschäftsleitung der Pepperl+Fuchs GmbH in Mannheim hat sie sich im Unternehmen neuen Herausforderungen als Pressereferentin im Global Marketing gestellt.

Sie lebt damit ihren Leitsatz „Wer bekannte Küsten verlässt, entdeckt neue Erdteile“ auch in der Praxis. Gleichzeitig gibt sie ihren Erfahrungsschatz seit 1998 in Seminaren und der Karrierebegleitung weiter. Sie ist Autorin mehrerer Fachbücher und Dozentin an der Hochschule für Internationales Management Heidelberg.

Irmtraud Schmitt

Irmtraud Schmitt

Die erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten

Die notwendige Basis der Zusammenarbeit ist die Klärung der gegenseitigen  Erwartungshaltung. Befrage ich Vorgesetzte während des Coachings im Vier-Augen-Gespräch, was für sie Chefentlastung bedeutet, erhalte ich sehr unterschiedliche Antworten. Entscheidend ist, dass jede Assistenz auf den Punkt bringen kann, an welchen Messgrößen ihr Vorgesetzter festmacht, was für ihn ganz persönlich wirkungsvolle Chefentlastung bedeutet.

Die meisten Teams meinen zu wissen, welche Erwartungen die andere Seite hat, doch es wird sehr selten im Detail darüber gesprochen.

Fragen Sie konkret:

Wie sehen Sie meine Rolle als Assistenz?

Wie definieren Sie für sich Chefentlastung?

Woran machen Sie konkret fest, ob meine Zuarbeit einen spürbaren Mehrwert für Sie darstellt?

Nur, wenn jeder die Erwartungen des Anderen kennt, ist eine effektive Zusammenarbeit möglich. Wie können Sie eine optimale Entlastung leisten, ohne zu wissen, nach welchen Zielen Sie gemessen werden?

Klären Sie gemeinsame Ziele und Werte

Kennen Sie das Gesamtausmaß der Verantwortung Ihres Vorgesetzten?

Wie sehen die Unternehmensziele für die nächste Zukunft aus?

Welche Ziele hat Ihr Vorgesetzter?

Welche Ziele verfolgen Sie?

Durch Klärung dieser Fragen schaffen Sie Offenheit und Klarheit – die beste Basis für ein Vertrauensverhältnis. Jeder zahlt auf dieses Beziehungskonto ein.

Es gilt die Devise: Beide Seiten sollten ständig an der Optimierung ihrer Zusammenarbeit arbeiten und sich regelmäßig Zeit zum Informationsaustausch nehmen.

Wie hält sich das Team auf dem „Laufenden“?

Regelmäßig gegenseitiges Update sicherstellen

Die Assistenz sollte aktiv und nachhaltig auftreten. Klären Sie folgende Punkte:

Wie oft und wann findet ein jour fixe statt?

Ist dieser von Ihnen als fester Termin im Kalender verankert?

Enthält jeder jour fixe eine grobe Agenda?

Wie informieren Sie sich gegenseitig über „heiße Eisen“, Spontanes und Unerwartetes?

Wie stellen Sie einen guten Informationsaustausch bei längerer Abwesenheit des Vorgesetzten sicher? Entscheiden Sie sich zum Beispiel einmal in der Woche für ein virtuelles Meeting über Skype oder FaceTime? Wo hinterlegen Sie aktuelle Informationen (zum Beispiel in einer Cloud)?

Klare Absprachen und Regeln müssen individuell zwischen beiden getroffen, regelmäßig  geprüft und gegebenenfalls geändert werden!

Klare Absprachen gelten für ALLE Bereiche!

Ohne Kommunikation keine Organisation!

Irmtraud Schmitt, Pepperl+Fuchs GmbH, Mannheim

Die Eigenschaften eines Dreamteams

Einwandfreier Informationsfluss

Zuverlässigkeit und Flexibilität auf beiden Seiten

Festlegung gemeinsamer Ziele

Respekt und Wertschätzung

Kompromissbereitschaft

Gegenseitige Arbeitsentlastung

Regelmäßiges Feedback an den Anderen (Lob ist Motivationsfaktor Nummer 1)

Auf dem Weg zur perfekten Management-Assistenz

Profitieren Sie vom Expertenwissen von Irmtraud Schmitt und besuchen Sie unser Seminar Perfekte Management-Assistenz! Lassen Sie sich dabei zur Management-Assistentin zertifizieren und entlasten Sie Ihre Vorgesetzten optimal mit Ihrem neuerworbenen Wissen!
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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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