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Digitalisierung im Projektmanagement: Was sich im Projektalltag ändern wird

Digitalisierung Im Projektmanagement: Was Sich Im Projektalltag ändern Wird

Die Digitalisierung eröffnet auch im Projektmanagement völlig neue Möglichkeiten der Weiterentwicklung. Maik Lange von der Bayer Business Services GmbH hat uns in einem exklusiven Interview verraten, welchen Einfluss dieser Trend aktuell auf das Projektmanagement hat, was sich dadurch im Projektalltag ändert und worauf Projektteams bei der Zusammenarbeit achten sollten.

Die Digitalisierung ist kein klassisches definiertes Projekt mit Anfang und Ende, sondern ein iterativer Prozess, der sich ständig weiterentwickelt.

Maik Lange, Bayer Business Services GmbH, Berlin

Maik Lange ist als Digital Marketing Consultant für globale Brands der Bayer AG tätig. Die Aufgaben umfassen die digitale Vermarktung und Performance-Optimierung von Webseiten und zugehörigen Social Channels sowie die Koordination von Agenturen und IT Partnern.

Seine digitalen Kernkompetenzen liegen im Bereich agiles Projektmanagement mit den Schwerpunkten SEA, SEO, Website und Social Channel Analytics sowie Online Promotion. Das Herz von Maik Lange schlägt für digitale Innovationen und Networking.

Neue Möglichkeiten durch die Digitalisierung

Herr Lange, welchen Einfluss hat die Digitalisierung auf das Projektmanagement?

Die Digitalisierung trifft alle unsere Arbeits- sowie Lebensbereiche und verändert diese nachhaltig. Das klassische Projektmanagement wird sich durch die digitalen Möglichkeiten massiv verändern, jeder Projektleiter und die Projektteams sind aufgefordert, sich den neuen Herausforderungen und Möglichkeiten zu stellen.

Viele denken bei der Digitalisierung an Facebook, YouTube oder Google und fragen sich, was hat das mit meinem Projektmanagement-Alltag zu tun, sind skeptisch und sehen nicht die Notwendigkeit, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. An dieser Stelle muss man verstehen, dass wir bei der Digitalisierung nicht nur über Tools, sondern über Veränderungen bei den Prozessen, der Kommunikation, der Organisation, dem Ressourcen Management und dem Monitoring reden.

Der Grund dafür ist die neuartige Erfassung, der Austausch, die Verarbeitung und die Komplexität von Daten aber auch einer neuen Generation „WHY“ von Projektleitern und -mitarbeitern, die viele neue Impulse und Erwartungen nach Mitbestimmung mitbringen.

Mitarbeiterführung

Hier entsteht ein spannendes und innovatives Umfeld für das Projektmanagement, aber auch neue Spannungsfelder und Konfliktthemen, die es zu lösen gilt.

Die Digitalisierung ist kein klassisches definiertes Projekt mit Anfang und Ende, sondern ein iterativer Prozess, der sich ständig weiterentwickelt. Die Teamarbeit und der Zusammenhalt im Umgang mit Herausforderungen, innovativen Ideen oder Veränderungen des Projektumfelds spiegeln den Erfolg des Projekts wieder.

Fazit: Die soziale Kompetenz, kommunikative Skills und der Umgang mit den digitalen Möglichkeiten sind bei den Projektleitern gefragt.

Was heißt das konkret: Was bietet die Digitalisierung im Projektmanagement Alltag?

1

Mehr Geschwindigkeit durch neue oder den Ausbau von digitalen Kommunikationsmitteln wie Skype, Messenger- oder Cloud Service-Diensten
In der digitalen Welt können schneller Entscheidungen getroffen, Arbeitsergebnisse übermittelt und gemeinsam transparent und virtuell besprochen werden. Weiter können durch neue Methoden in der Produkt- und Service-Entwicklung (Design Thinking, Prototyping-Verfahren, Scrum), Zeit und Ressourcen zielgerichtet eingesetzt werden.

2

Höhere Qualität durch digitales Feedback und Kontrollservices
Das kann zum Beispiel durch Services, die sich mit der Benutzerfreundlichkeit, den Bedürfnissen oder der Erwartungshaltung beschäftigen wie beispielsweise A/B-Testing, User Acceptance Testing (UAT), Kunden-Sound Boards oder Test Anwender Plattformen erfolgen. Produkte oder Services können mit diesen Optionen schneller verbessert werden.

3

Reduzierte Kosten oder effizienterer Einsatz von Ressourcen und Budgets durch Cloud Services oder Software As a Service-Dienste (SAS)
Diese neuen Dienste können komplexere Projekte verarbeiten oder die Skalierbarkeit kann individuell geändert werden. Ebenso können durch die Analyse von verschiedenen Daten, Quellen wie Marktrends oder historische Daten von vergleichbaren Projekt-Ableitungen genutzt werden, um Projekte optimaler zu steuern. Durch Monitoring Software oder smarte Sensoren-Systeme können Probleme oder Fehler früher erkannt werden, die später eventuell massive Kosten verursachen.

Kommunikation als Erfolgsfaktor

Wie verändert sich die Kommunikation im Projektteam dank der zahlreichen digitalen Hilfsmittel?

Durch die Digitalisierung und neue Tools wie zum Beispiel Online Meeting-Plattformen, Telefondienste und Projektmanagement Software spielen räumliche Grenzen keine Rolle mehr. Diese neuen Services eröffnen neue flexible Möglichkeiten für alle Projektbeteiligten, Besprechungen effizienter zu organisieren, Daten oder Updates auszutauschen, Besprechungen unabhängig von Räumlichkeiten (Mobile oder Home Office) durchzuführen und immer einen aktuellen Projektüberblick sowie Status der Aktivitäten zu bekommen.

Wichtig dabei zu beachten ist, diese Services und Tools auch richtig einzusetzen, um eine Kommunikationsflut an Informationen zu verhindern. Darum sind Regeln beziehungsweise ein Konzept für eine zielgerichtete Kommunikation wichtig.

Können Sie fünf Tipps für eine gute digitale Zusammenarbeit geben?

Für eine gute digitale Zusammenarbeit ist es wichtig:

Ein gemeinsames Konzept für die Kommunikation mit Regeln, Erwartungshaltungen und offenen Feedback-Optionen zu erarbeiten.

Eine Meeting- und Feedback-Kultur zu schaffen, um den Austausch zu fördern oder Probleme frühzeitig zu erkennen.

Eine Struktur bei der Verarbeitung von Daten aufzubauen, damit nicht der Überblick verloren geht.

Prozesse für den Umgang mit Eskalationen zu definieren und Ansprechpartner festzulegen.

Fortschritte zu visualisieren, damit jeder sich als Teil des Fortschritts sieht beziehungsweise motiviert ist.

Ein Blick in die Zukunft

Was wird in den nächsten Jahren in Sachen Digitalisierung im Projektmanagement noch passieren?

In der Zukunft werden wir im Projektmanagement eine Phase der weiteren Virtualisierung erleben, noch komplexere Projekte zu managen. Vielleicht werden die Projektmanager der Zukunft mit virtuellen Brillen „Oculus Rift“ oder smarten Augenlinsen „Google Smart Contact Lenses“ arbeiten, um die Vielzahl der Daten zu verarbeiten, virtuelle Modelle zu bearbeiten oder zu simulieren, bevor Entscheidungen getroffen werden.

Weiter werden dem Projektmanager smarte Assistenten wie zum Beispiel „Amazon Echo – Alexa oder Google Home“ zur Verfügung stehen, die organisatorische „Projekt Management Office“ oder informelle Aufgaben übernehmen.

Sprachsteuerung, Sprachassistent

Das kann zum Beispiel die Fortschrittsüberwachung sein, Informationen über mögliche Risiken oder Veränderungen von Verfügbarkeiten.

Fazit: Das Projektmanagement wird sich in den nächsten Jahren durch die Digitalisierung weiter massiv verändern. Jeder Projektmanager sollte sich der Zukunft stellen und ein Umfeld schaffen, um die vorhandenen oder kommenden Möglichkeiten für sich und das Team effizient zu nutzen.

Komplexe Herausforderungen durch nachhaltige Digitalisierung meistern

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Martina Große Bley

Ich bin bei Management Circle Teamleiterin für das Content Marketing und unter anderem für die Themen-Blogs Soft Skills, Projektmanagement und Handel verantwortlich. Mit abwechslungsreichen Artikeln, Interviews und Gastbeiträgen unserer Referenten informiere ich Sie über die neusten Entwicklungen und gebe Ihnen Tipps, um die eigenen Kompetenzen verbessern zu können. Ich freue mich auf den Wissensaustausch mit Ihnen!

Dieser Beitrag hat 2 Kommentare
  1. Sehr geehrter Herr Lange,
    mit großem Interesse habe ich Ihren Beitrag für den Management Circle gelesen, dem ich inhaltlich vollumfänglich folge. An zwei Stellen möchte ich einhaken und Ihnen meine Gedanken kurz vorstellen:
    Einsatz von Künstlicher Intelligenz:
    Wie Sie richtig ausgeführt haben, werden Projekte in Zukunft immer komplexer. Und: Es wird immer mehr in Projekten gearbeitet werden. Standardprozesse werden entsprechend zurückgehen. Müssen nun alle Mitarbeiter zum Projektmanager ausgebildet werden? Ich glaube, dass hier der Einsatz von KI einen sehr großen Nutzenbeitrag leisten kann: Die Software warnt vor planerische Risiken, zeigt Terminprobleme an und weist auf Überlastungen hin. Sinnvollerweise gibt die Software gleich entsprechende Handlungsempfehlungen. Insbesondere in einem Multiprojekt-Umfeld, das immer mehr Alltag sein wird, wird die KI übergreifende Analysen durchführen, unterstützt aktiv auch unerfahrene Projektleiter und macht so die Komplexität beherrschbar.
    Die richtigen Mitarbeiter im Team?
    Projektteams werden künftig aus sehr vielen Spezialisten bestehen, die Abteilungs-, Standort- und auch Unternehmens-übergreifend miteinander arbeiten. Arbeitszeit- und Beschäftigungsmodelle werden sich ändern. Sie werden künftig schlichtweg nicht mehr für jede Spezialaufgabe einen festangestellten Mitarbeiter vor Ort verfügbar haben. Wer kann dann aber die Experten den einzelnen Vorhaben (Multiprojektumfeld) zuteilen? Wer behält den Überblick, wer was kann und wer wann verfügbar ist? Die Antwort ist eine zentrale, skill-basierte Planung, bei der Sie für Ihre Vorhaben nur noch die benötigten Fähigkeiten samt benötigten Kapazitäten anfragen. Die Software sagt Ihnen dann, wer über die angeforderten Skills verfügt und im angeforderten Zeitraum für Sie verfügbar ist. Ein ganzheitliches Skill- und Ressourcenmanagement ist zugleich ein wesentlicher Beitrag für die Digitalisierung der Organisation selbst, die sie flexibler und agiler macht.
    Beste Grüße
    Jens Steinbicker

    1. Hallo Herr Steinbicker,

      erstmal vielen Dank für die interessanten Ausführungen über den Einsatz Künstlicher Intelligenz Konzepte und möglichen Veränderungen im Projektmanagement-Alltag. Ich finde die Ansätze gehen genau in die richtige Richtung ein „optimiertes Projektumfeld“ zu schaffen, wo der Einsatz und die Steuerung von Projektmitarbeitern und Ressourcen durch Künstlicher Intelligenz optimiert werden.
      Ich glaube auch, dass eine Vielzahl von Entscheidungen oder Anfragen automatisiert werden können z. B. organisatorische Aufgaben des Projektmanagement Office, da könnte z. B. eine Projekt Office Chatbot, der 24×7 verfügbar ist, oder ein intelligentes Ressourcen-Management sehr hilfreich sein. Bevor wir jetzt in Euphorie erstrahlen ist es noch ein langer Weg, denn es gibt viele Herausforderungen zu bewältigen, die es Unternehmen ermöglicht, in diese neue Welt einzutauchen z. B. Skills gezielt und Leistungsvermögen transparent aufzubauen (da spielt z. B. der Datenschutz persönlicher Daten von Mitarbeitern eine Rolle) sowie eine Basis für Vertrauen zu schaffen, die den Mitarbeitern eventuelle Ängste für neue Arbeitsmodelle nimmt.

      FAZIT: Wichtig ist, dass alle Beteiligten mit der Künstlichen Intelligenz zusammenarbeiten und nicht dagegen.

      Ich bin gespannt, wie sich der Projektmanagement-Alltag entwickelt und denke, dass gerade die jungen Startups und Unternehmen, wo die Entscheider das Thema zusammen mit den Mitarbeitern treiben, die ersten Schritte machen und Erfolge feiern werden.

      Beste Grüße,
      Maik Lange

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