Digitales Shopfloor Management: Tools und Gestaltungsmöglichkeiten

Ein Chef hinter verschlossenen Türen? Das ist für eine moderne Fabrik undenkbar. Und eine moderne Fabrik ist nun einmal digital. Daher müssen Sie als Unternehmen auch den Schritt hin zu Digitalem Shopfloor Management wagen. Wir haben mit einem Gründer und Experten im Rahmen dieses Trends gesprochen. Erfahren Sie jetzt, warum Sie den Quantensprung zu einem modernen Shopfloor jetzt einleiten sollten.

Die Vorteile liegen auf der Hand

Welche Möglichkeiten bietet digitales Shopfloor Management?

Die Digitalisierung des Shopfloor Managements wird und muss den kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Unternehmen revolutionieren – warum? Die heutigen Papierlösungen stoßen endgültig an ihre Grenzen. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter schreibt um neun Uhr ein Problem an das Shopfloor-Board. Das nächste Team-Meeting ist aber erst wieder am nächsten Tag um acht Uhr. Die Meldung „wartet“ also 23 Stunden in einem Stapel mit anderen Vorgängen, bevor sich jemand darum kümmert.

Digitale Lösungen erlauben es dagegen, Probleme direkt an einen „Löser“ zu adressieren. Das ermöglicht Kommunikation in Echtzeit und ohne Wartezeiten. Zweitens gehen Probleme nicht mehr verloren und müssen – einmal gemeldet – konsequent den Problemlösungsprozess durchlaufen.

Mit dem richtigen Tool sind somit alle Auffälligkeiten immer im Blick und der Melder kann den Lösungsfortschritt beobachten. Und drittens: Wer füllt gerne freiwillig ein Formular aus? Niemand! Dagegen können Problem-Chats die Art und Weise aufgreifen, wie heute generationsübergreifend mit Messengern kommuniziert wird. Hierdurch steigt auch die Datenqualität einer Problem-Meldung, da Texte bei Bedarf diktiert oder Bereiche in Fotos einfach markiert werden können – keine Problem-Meldung sollte mehr länger als 30 Sekunden dauern!

Digitales Shopfloor Management zusammengefasst

Es ist die Verbindung der jahrzehntelangen Erfolgsstory des analogen Shopfloor Managements mit der Kommunikationsgeschwindigkeit der digitalen Welt und definierten Problemlösungs-Workflows, auf deren Einhaltung eine Software penibel achten muss.

Können Sie uns ein paar konkrete Tools und Gestaltungsmöglichkeiten nennen?

Jedes Unternehmen weiß um die Notwendigkeit eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, zudem befindet sich das Thema überall auf der Digitalisierungs-Roadmap. Brauchbare Lösungen sind aber rar, zum einen, weil die Produktivitätstools aus den App-Stores allenfalls Insellösungen sind, die Sicherheitsanforderungen der IT-Abteilungen nicht erfüllen oder einfach nicht für den Einsatz über den gesamten Wertstrom geeignet sind. Die „großen“ Systeme wie CRM, ERP, MES, CAQ und Co. beherrschen zwar die Datenverarbeitung entlang der Prozessketten, fokussieren sich aber nur auf die technische Seite der Datenverarbeitung (wie beispielsweise das richtige Verbuchen eines Auftrags) und nicht auf das Handling von Problemen. Ich kenne das Problem aus zehn Jahren Erfahrung in der Lean-Beratung und denke, dass es dringend an der Zeit ist, hier Lösungen zu schaffen. Als Mitbegründer der HeyDo! Apps GmbH war es daher das Ziel, die erste industrietaugliche Shopfloor Software zu entwickeln und diesen „blinden“ Fleck in der IT-Landschaft zu schließen.

HeyDo! digitalisiert Lösungen, Methoden und Vorgehensweisen zur kontinuierlichen Prozessverbesserung und verbindet diese mit den Daten der „Großsysteme“ – das gibt den Unternehmen die Power, um wirklich etwas zu verändern. In den nächsten Jahren werden aber sicherlich weitere Tools folgen.

Voraussetzung in der Gestaltung

Digitale Lösungen müssen so gestaltet sein, dass die Tools der Veränderungsdynamik in Unternehmen folgen können, das bedeutet zum Beispiel, Problemkategorien oder KPIs für Team-Meetings einfach, ohne IT-Kenntnisse und Mitwirkung des Herstellers konfigurieren zu können. Software muss uns Arbeit abnehmen und nicht noch mehr Arbeit aufhalsen – nehmen wir an, ein Unternehmen möchte den Ursachen für eine unzureichende Liefertreue auf den Grund gehen. Es werden hierfür zwei Leading-Indicators definiert:

Bei konsequenter Messung können erfahrungsgemäß innerhalb kürzester Zeit Lösungen für die Probleme gefunden werden und die Messung kann nach der Stabilisierung des Prozesses zum Beispiel nach vier Wochen wieder eingestellt werden. Ich kenne bisher keinen Software-Hersteller, der Ihnen in dieser Geschwindigkeit Anpassungen der Software umsetzt – wir haben daher bei der Entwicklung großen Wert auf Konfigurierbarkeit gelegt.

Welche Schritte müssen Unternehmen einleiten, damit es gelingt?

Führungskräfte können fortan Vorgaben und Ziele viel leichter und verbindlicher bis auf den Shopfloor kommunizieren, zudem werden Mitarbeiter in die Lage versetzt, jedes Problem innerhalb von 30 Sekunden zu melden. Das bedeutet also, die Unternehmen müssen bei der Einführung darauf gefasst sein, dass auf die mittlere Führungsebene und die „Löser“ aufgrund der hohen Transparenz „gefühlt“ eine Menge an Arbeit zukommt. Die Wahrheit ist aber, dass Probleme in der Auftragsabwicklung auch schon in der Vergangenheit so oder so gelöst werden mussten, nur das sie jetzt besser sichtbar sind und auch schneller gelöst werden können. Neben diesem Potenzial können auch nachhaltige Lösungsschritte auf Basis der vorliegenden Daten besser abgeleitet werden. Für eine gelungene Einführung muss daher das Management zu 100 Prozent dahinter stehen und realistische Vorgaben für die nachhaltige Problemlösung kommunizieren. Zum Beispiel sollten 20 Prozent der gemeldeten Probleme nachhaltig gelöst werden und es sollten am Anfang auch zusätzliche Ressourcen und Support-Mitarbeiter bereitgestellt werden. Dann wird es auch ein Erfolg!

Datenerfassung als zentrales Thema zu einem Digitalen Shopfloor Management

Worauf kommt es hierbei an und wie sammelt man diese Daten im besten Fall?

Das ist schnell beantwortet. Die Mitarbeiter müssen ein eigenes Interesse daran haben, die Shopfloor-relevanten Daten direkt am Arbeitsplatz und in Echtzeit zu erfassen. Hierbei helfen KPI-Paare. Werden zum Beispiel von einem Arbeitsplatz viele Probleme gemeldet, dann ist es unwahrscheinlich, dass gleichzeitig eine hohe Produktivität erreicht wird. Die Führungskraft wird das Gespräch mit dem Team suchen und die Mitarbeiter auffordern, Nebenzeiten korrekt zu erfassen. Wenn das Verständnis dafür in der Organisation angekommen ist, dann werden die Daten auch korrekt erfasst, weil keiner Lust hat, sich auf Dauer Ausreden ausdenken zu müssen oder sich ständig für eine inkonsistente KPI-Konstellation rechtfertigen zu müssen.

Es ist ein Lernprozess, der viel Führungsverantwortung erfordert.

Am Ende profitiert der Mitarbeiter davon, wenn er ein digitales Tagebuch führt und anhand konkreter Probleme belegen kann, warum zum Beispiel heute nur sechs von acht Stunden produktiv gearbeitet werden konnte.

Wie kann man die Geschäftsführung mit einbeziehen?

Die GF sollte bei eskalierten Problemen vor Ort sein und einfach mal selbst ein konkretes Problem melden und gemeinsam mit dem Team lösen – dann können die Herausforderungen im Tagesgeschäft besser verstanden werden und es entsteht ein Gefühl dafür, wann der richtige Zeitpunkt ist, einzugreifen.