Digitales Office? So starten Sie souverän und sicher durch!

Andrea Kaden: Digitales Office? So Starten Sie Souverän Und Sicher Durch!

Die Digitalisierung macht vor keinem Arbeitsbereich mehr Halt. Wahrscheinlich können Sie diesen Satz schon nicht mehr hören. Umso mehr ist es an der Zeit, sich damit auseinander zu setzen, wie Sie mit den digitalen Veränderungen und den damit verbundenen Herausforderungen umgehen können. Immer wieder erscheinen neue Tools auf dem Markt, das Kommunikationsverhalten ändert sich und die Arbeitsaufgaben werden immer komplexer. Wie soll man da den Überblick behalten?

Digitalisierungsexpertin Andrea Kaden verrät im Interview, mit welchen Herausforderungen Sie im digitalen Office konfrontiert werden, wie Sie damit erfolgreich umgehen und welche Tools sie empfiehlt, damit Sie der digitalen Transformation proaktiv begegnen können.

Andrea Kaden ist Effizienz-, Digitalisierungs- und Datenschutzexpertin. Mit Lean-Methoden, fundierten digitalen Kenntnissen und der Fähigkeit sowohl IT-Experten als auch Digital-Non-Natives zu verstehen, gelingt es ihr, ihre Kunden von neuen Arbeitsmethoden, effizienteren Prozessen und digitalen Tools zu begeistern. Obwohl als „woman on a mission“ in Sachen Prozessoptimierung und Digitalisierung unterwegs, steht für Andrea Kaden der Mensch im Mittelpunkt aller Veränderungen.

Zertifizierte Ausbildungen als Systemischer Coach und Change Managerin sind neben persönlicher Empathie und Glaube an das Potenzial in allen Menschen, Garanten für den Erfolg der von ihr initiierten und/oder begleiteten Optimierungs- und Digitalisierungsprojekte.

Arbeitsplätze im Digitalisierungsdschungel

Frau Kaden, der Arbeitsplatz von heute hat nichts mehr mit dem Arbeitsplatz von vor 10 oder 20 Jahren zu tun. Was sind Ihrer Meinung nach die drei größten Herausforderungen, die heute im Büro auf uns alle lauern?

Und wie sollte man damit umgehen?

Zunächst mal sehe ich da die Geschwindigkeit der Veränderungen, die auf die Menschen im Job einprasseln. Veränderungen sind per se ja nicht neu, aber die Geschwindigkeit, insbesondere der technischen und digitalen Änderungen hat sich rasant vervielfacht. Wir sollten nicht mehr erwarten, dass wir in Ruhe an perfekten Produkten und Leistungen tüfteln können, sondern müssen lernen, Neues schnell auf die Straße zu bringen. Routineaufgaben müssen deshalb blitzschnell erledigt werden und wir dürfen uns schon jetzt darauf einstellen, dass davon in Zukunft ein Großteil automatisiert wird. Denk-, Projekt- und Kreativarbeit werden im Office der Zukunft immer mehr gefragt sein.

Apropos Geschwindigkeit: Die Informationsgeschwindigkeit, die Menge sowie die geforderte Reaktionsfähigkeit, alle werden zunehmen, aber unsere Zeit und persönlichen Ressourcen nicht. Wir müssen lernen, uns abzugrenzen, unsere persönlichen Ziele kennen, Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden, Nein-Sagen und die richtige Balance zwischen Online- und Offline-Zeiten finden.

Wir müssen lernen, Veränderungen nicht als Last zu sehen, sondern vielmehr als Bereicherung.

Andrea Kaden, ZEITGEWINN HAMBURG, Hamburg

Diese schnellen Veränderungen erfordern ein permanentes Weiterentwickeln nicht nur der Fachkenntnisse, sondern auch der arbeitsmethodischen und digitalen Kenntnisse. Auch das ist nicht neu, ist aber heute wichtiger denn je. Für nahezu jeden Beruf, auch in vielen handwerklichen, ist Digitalkompetenz erforderlich. Wir müssen daher lernen, Veränderungen nicht als Last zu sehen, sondern vielmehr als Bereicherung. Ich denke, im Veränderungsmodus zu sein, kann man trainieren und dann ist die nächste Veränderung schon gar nicht mehr so schlimm.

In den nächsten Jahren werden mehr und mehr Systeme, die mit Künstlicher Intelligenz arbeiten, den Markt erobern. Auch das wird die Kernkompetenz zahlreicher Berufsgruppen angreifen.

Alexa, Google Home & Co. sind nur ein kleiner Vorgeschmack, der über die Dimension der nächsten Welle hinwegtäuschen mag. Wir sollten uns rechtzeitig Gedanken machen, welche Fähigkeiten uns unterscheiden und diese entsprechend ausbauen und einsetzen.

Google Home

Ständige Erreichbarkeit oder ständige Störung?

Die digitale Welt vermittelt schon jetzt das Gefühl, ständig erreichbar sein zu müssen. Aber ist das wirklich erforderlich und vor allem förderlich – oder nicht sogar kontraproduktiv?

Mir fällt dazu der Spruch ein: „Nur Sklaven sind ständig erreichbar.“

Ich sehe nicht, dass ständige Erreichbarkeit für irgendetwas gut sein sollte. Für mich ist das ein Zeichen von schlechter Organisation. Auf der einen Seite des Anfragenden, der in letzter Minute noch etwas benötigt, und auf der anderen Seite des Angefragten, der dem „Nicht-Nein-Sagen-Können“ verfallen ist.

Immer erreichbar zu sein, heißt auch meist, ständig gestört zu werden, was für Unkonzentriertheit, Unproduktivität und Fehler sorgt. Die Zeiten, die durch gegenseitige Störungen in Unternehmen verschwendet werden, sind gigantisch. Aus meiner Sicht hat jeder das Recht auf ungestörte Arbeitszeit und benötigt diese auch, um produktiv zu sein und fehlerfrei hochwertige Ergebnisse zu liefern.

Haben Sie konkrete Tipps für unsere Leser, um mit der heutigen E-Mail-Flut besser umgehen zu können?

„Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten.“ – hübsch und wahr, oder?

Ich empfehle für den Umgang mit der E-Mail-Flut:

Zunächst einmal selbst weniger E-Mails zu versenden

Nicht für jede kleine Anfrage ein E-Mail zu schreiben, sondern zusammenzufassen

In einem Tool Themen und Fragen an bestimmte Personen zu sammeln und sich dann für ein konzentriertes Gespräch zu treffen

Adressaten und CC drastisch zu reduzieren

Newsletter und alles Unnötige konsequent abzubestellen

Ablageordner deutlich zu reduzieren und viel mehr mit der Suchfunktion zu arbeiten

Eine klare Kennzeichnung der Mails bei der Abarbeitung

Wie stehen Sie Chat-Systemen gegenüber? Tappen wir damit nicht genau in die ständige Erreichbarkeitsfalle?

Die Gefahr besteht in jedem Fall, ist meines Erachtens aber hausgemacht. Auch Chat-Tools kann man ausstellen, sich abmelden oder offline gehen. Wenn Chats unternehmensintern eingeführt werden, gehört dafür ein alter Zopf abgeschnitten, nämlich interne E-Mails. Einfach noch ein Tool obendrauf zu setzen, ist nicht zielführend.

Es ist daher empfehlenswert, sich zum Beispiel darauf zu einigen, unternehmensintern das Chat-Tool zu benutzen und nur noch für die externe Kommunikation E-Mails zu schreiben.

Es empfiehlt sich auch, Kommunikationsregeln für das Chat-System zu vereinbaren, zum Beispiel welche Antwortzeiten akzeptiert werden und dass Abwesenheiten und ungestörte Arbeitszeiten respektiert werden.

Chat-System, Büro

Ich bin der festen Überzeugung, dass wir nicht rund um die Uhr erreichbar sein müssen, es sogar besser gar nicht dürfen. Wir brauchen Offline-Zeiten zum konzentrierten und fokussierten Arbeiten, zur Regeneration, für die Muse, die Kreativität und neue Ideen. Diese entstehen sicher nicht im Kommunikationsdauerfeuer. Aber dazu gehört Stärke und die Fähigkeit sich abzugrenzen und, auch wenn das nicht wirklich neu ist, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden!

Digitale Helferlein im Office

Welche drei digitalen Tools nutzen Sie selbst, die Sie als wirklich hilfreich empfinden und unseren Lesern als wertvolle Unterstützung im Arbeitsalltag an die Hand geben würden?

Für mich unverzichtbar ist meine digitale To Do-Liste: Wunderlist. Ich habe durch meinen Job viele To Do Apps ausprobiert und bin immer wieder bei Wunderlist gelandet, weil die App schnell und einfach zu bedienen ist, online sowie offline und auf allen Devices perfekt funktioniert. Dort landen aber nur meine persönlichen Aufgaben in den verschiedenen Listen: Zum Beispiel für heute, für das Wochenende, Zugfahrten und diverse Checklisten. Alle Aufgaben in größeren Projekten, auch mit Kollegen, finden sich bei mir in Trello wider.

Nicht missen möchte ich auch Evernote als Notizbuch, wenn es mal schnell gehen muss, zum Beispiel für spontane Ideen oder während meiner Telefongespräche. Unersetzlich ist für mich auch der zu Evernote gehörende Webclipper als perfektes Speichertool mit dem Clipper für die Internetrecherche. Eine Alternative könnte für auch OneNote sein.

Für alle grafischen Aufgaben, ein Thema bei dem ich nicht gerade Spezialistin bin, nutze ich mit Leidenschaft Canva.com, ein cloudbasiertes Design-Tool, das unzählige Vorlagen mit professionellen Layouts bietet. Ein Nichtdesigner wie ich bekommt damit schnell passable Ergebnisse hin.

Souveränität und Sicherheit am Arbeitsplatz 4.0

Welche Tipps und Tools sind im Office 4.0 wirklich hilfreich? In unserem Seminar Digitales Arbeiten leicht gemacht rüstet Sie unsere Expertin mit dem nötigen Handwerkszeug, um der digitalen Transformation proaktiv begegnen zu können – von der Arbeitsorganisation, über das Zeitmanagement, bis zum agilen Projektmanagement ist alles dabei.

 

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Martina Große Bley

Ich bin bei Management Circle Teamleiterin für das Content Marketing und unter anderem für die Themen-Blogs Soft Skills, Projektmanagement und Handel verantwortlich. Mit abwechslungsreichen Artikeln, Interviews und Gastbeiträgen unserer Referenten informiere ich Sie über die neusten Entwicklungen und gebe Ihnen Tipps, um die eigenen Kompetenzen verbessern zu können. Ich freue mich auf den Wissensaustausch mit Ihnen!

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