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Digitaler Frühjahrsputz – So vermeiden Sie den Datenwust

Digitaler Frühjahrsputz – So Vermeiden Sie Den Datenwust

Kennen Sie das, Sie brauchen schnell eine Datei, aber Sie müssen erstmal überlegen, wo Sie diese finden? Dann geht es Ihnen wie vielen anderen, die ein kompliziertes und nicht standardisiertes Ablagesystem nutzen. Die Suchzeit am Arbeitsplatz ist mit steigender Datenmenge enorm gewachsen und erschwert uns oft den Alltag. Ein gut strukturiertes Ablagesystem kann hier Abhilfe schaffen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen zeigen, worauf es beim effektiven Arbeiten im digitalen Office ankommt und Ihnen einige nützliche Tipps zeigen, wie Sie Ihre Daten am besten managen.

Alles beginnt bereits auf dem eigenen Desktop

Vielleicht machen Sie ja denselben gravierenden Fehler wie die meisten und speichern aus Zeitmangel erstmal alles auf Ihrem Desktop ab. Irgendwann wird es dort zu unübersichtlich und Sie schaffen sich Ordner wie „Sortieren“, „Diverses“ oder „Aufräumen“. Aber seien wir mal ehrlich, wer räumt diese jemals auf? Daher ist es sinnvoll, solche Ordner direkt zu vermeiden. Um eine Struktur auf Ihren Desktop zu bringen, sollten Sie sich bereits vor dem Speichern einer Datei einige wichtige Fragen stellen:

Werde ich die Datei nochmal brauchen?

Wenn nicht, speichern Sie diese zum Lesen und löschen Sie diese danach am besten direkt. So vermeiden Sie unnötigen Müll auf Ihrem Desktop.

Ist die Datei nur für mich oder müssen eventuell auch andere darauf zugreifen?

Wenn andere Mitarbeiter ebenfalls auf die Datei  zugreifen müssen, ist es sinnvoll, diese direkt auf einem Netzwerk zu speichern und erst gar nicht auf dem eigenen Desktop.

Muss ich die Datei oft oder eher selten öffnen?

Dateien, die man täglich benutzt, sind sinnvoll auf dem Desktop abgelegt, aber Dateien, die Sie zwar regelmäßig benötigen, dafür aber nur alle paar Monate, können vielleicht auch an einem anderen Ort gespeichert werden.

Ist die Datei für ein bestimmtes Projekt wichtig und werde ich noch weitere Dateien zu diesem Projekt ablegen müssen?

Dann sollten Sie sich nun Gedanken zu Ihrer Ordnerstruktur machen und ob es sinnvoll ist, diese auf Ihrem Desktop oder auf Ihrem Netzwerk anzulegen.

Mit diesen Fragen ist zwar bereits der erste Schritt getan, aber noch lange keine Ordnung geschaffen. Daher sollten Sie sich im nächsten Schritt um Ihre Ordnerstruktur Gedanken machen. Dies kann sowohl auf ihren privaten Desktop als auch auf Ihr Netzwerk angewandt werden.

Die perfekte Ordnerstruktur

Sortierte NudelnZum Anfang müssen wir Sie aber direkt enttäuschen, denn es gibt nicht DIE eine Ordnung! Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen und Abläufe, welchen die Ordnerstruktur angepasst werden muss. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie eine Ordnerstruktur anlegen können. So können Sie zum Beispiel nach Projekt, Abteilung, Art der Datei und vielem mehr sortieren. Einige kleine Hilfen, an denen Sie sich orientieren können, gibt es allerdings:

Eine Bestandsaufnahme machen

Welche Arten von Dokumenten können auftauchen? Zum Beispiel Bilder, Tabellen, Protokolle, Angebote und Skizzen.

Gruppieren der Dokumente

Sie sollten nun versuchen, die Dokumente zu sinnvollen Gruppen zusammenzufügen, damit Themen und Dokumente übersichtlicher einsehbar sind.

Eine Priorisierung festlegen

Zuletzt ist die Reihenfolge der einzelnen Kategorien festzulegen, denn einige Themen werden häufiger benutzt als andere und sollten oben stehen.

Tipp: Die angelegten Ordner sollten nummeriert sein, so bleibt auf dem Computer der erste Ordner oben.

Ablage der Dokumente

Um auf dem Netzwerk eine geordnete Reihenfolge der Dokumente zu erzielen, ist die Benennung wichtig. Eine bewährte Methode ist Datum_eindeutiger—kurzer-Dateiname_Mitarbeiterkürzel.Dateiendung. Durch das Beginnen mit dem Datum, sortiert Windows die Dokumente automatisch in der Reihenfolge ihrer Erstellung.

WICHTIG! Wenn eine Datei doppelt abgelegt werden muss, ist es sinnvoll, mit Verknüpfungen zu arbeiten, statt das Dokument tatsächlich doppelt abzulegen.

Einige Dinge sollten Sie bei Datei- und Ordnernamen unbedingt beachten:

  • Kleinschreibung
  • Unterstriche, keine Leerzeichen
  • keine Umlaute
  • keine Sonderzeichen

Außerdem kann es sinnvoll sein, in manchen Bereichen mit einer Versionsnummer zu arbeiten.

Ein Beispiel könnte sein: 20160231_protokoll_marketingmeeting_lmd.docx

Wichtig bei der Definition einer Ordnerstruktur für ein gemeinsam genutztes Netzwerk ist es, dass alle Abteilungen an der Entscheidungsfindung beteiligt sind. Anfangs werden einige vielleicht nicht mit der neuen Struktur zurechtkommen oder diese sogar ablehnen. Letztendlich ist es aber eine Gewöhnungssache und irgendwann geht es wie von selbst!

Die oben genannten Tipps und Tricks können Sie ebenfalls auf andere Bereiche anwenden. Darüber hinaus gibt es weitere Modelle und hilfreiche Tools zum Beispiel für die Optimierung Ihrer Meetings oder Präsentationen.

Vorgänge und Dokumente optimal managen

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Jenny Krist

Als Grafikdesignerin bei Management Circle habe ich in meinem Job mit den unterschiedlichsten Themenbereichen und Ihren individuellen gestalterischen Anforderungen zu tun. Dabei bin ich zuständig für alles vom Artikelbild über Whitepaper bis zum gedruckten Handbuch. Da ich auch privat blogge habe ich diese Möglichkeit auch hier wahrgenommen und hoffe Ihnen ein paar hilfreiche Anregungen und Tipps zu den Themen Design, Gestaltung und Technik geben zu können. Über Fragen und Feedback freue ich mich!

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