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Die Ermittlung eines optimalen Personalbedarfs für die eigene Betriebsorganisation [Teil 3]

Die Ermittlung Eines Optimalen Personalbedarfs Für Die Eigene Betriebsorganisation [Teil 3]
Beitragsserien: Facility Management

Facility Management (FM) garantiert die optimale Nutzung eines Grundstückes und der dazugehörigen Immobilie. Dabei wird der vollständige Lebenszyklus eines Gebäudes begleitet. Facility Management trägt damit zur indirekten Wertschöpfung bei. Vielerorts wird Facility Management jedoch auf das Gebäudemanagement reduziert. Es herrscht also eine Unsicherheit, was alles mit diesem Begriff verbunden wird. Aus diesem Grund haben wir Professor Uwe Rotermund, den bundesweit ersten öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen für Facility Management, fünf Fragen zu diesem Thema gestellt. In diesem dritten Beitrag zeigt Professor Uwe Rotermund, wie der optimale Personalbedarf für die eigene Betriebsorganisation ermittelt werden kann.

Professor Uwe Rotermund ist als Gesellschafter von Prof. Uwe Rotermund Ingenieurgesellschaft mbH Co KG und Experte im Bereich Facility Management, insbesondere für Lebenszykluskosten. Seit 2007 ist er der bundesweit erste öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige für Facility Management. Sein Arbeitsschwerpunkt liegt in der Organisation von FM-Abteilungen, der Ausschreibung und dem Controlling von Serviceleistungen sowie in der Berechnung und Optimierung von Lebenszykluskosten von Immobilien.

Parallel leitet Uwe Rotermund für die RealFM e.V. den bundesweiten Arbeitskreis Benchmarking und den Regionalkreis Elbe-Weser. In diesem umfangreichen Benchmarking-Pool werden jährlich Gebäudenutzungskosten analysiert und bewertet. Professor Uwe Rotermund ist Stiftungsprofessor für Immobilien-Lebenszyklus-Management im Fachbereich Architektur an der Fachhochschule Münster.

uwe rotermund

Professor Uwe Rotermund

Zur Ermittlung des Personalbedarfs für die eigene Betriebsorganisation liegen nur sehr wenige Verfahren et cetera vor. Die öffentliche Hand hat ein Verfahren für die Ermittlung des Personalbedarfs im technischen Gebäudemanagement entwickelt, welches jedoch nur für den Gebäudebetrieb und nicht für Planung, Bauherrenvertretung und Projektsteuerung anwendbar ist.

Im fm.benchmarking werden in 2016 bereits zum zweiten Mal Kennzahlen zum Eigenpersonal erhoben. Die erste Erhebung in 2013 zeigte ein sehr stark schwankendes Bild. Obwohl eine Bereinigung um die Fremdleistungsanteile durchgeführt wurde, variierten beispielsweise die „bewirtschafteten Flächen“ pro Mitarbeiter sehr stark. Somit ist es nicht möglich, eine Personalbedarfsermittlung mit Hilfe von Benchmarks durchzuführen. Diese sollten maximal zur Validierung der Berechnungsergebnisse genutzt werden.

rotermund.ingenieure haben in den letzten Jahren – aufbauend auf gültigen Regelwerken – ein Verfahren zur Personalbedarfsermittlung für das gesamte Facility Management entwickelt. Grundlage für die Berechnungen bilden die Sollkosten für die einzelnen Dienstleistungsarten, erstellt mit einer Gebäudenutzungskostenberechnung. Für die Leistungen wird zunächst gemäß dem Betriebskonzept der Eigen- und Fremdleistungsanteil festgelegt. Die Eigenleistungen werden unterschieden in Personal- und Materialaufwand. Anschließend erfolgt für die Teilbereiche Bauherrenvertretung, Projektsteuerung, Planung, Gebäudemanagement eine individuelle Berechnung der erforderlichen Personalkapazität je Kostenart.

Ergänzende Leistungen zur Erhöhung der Verfügbarkeit, wie Betrieb, Gebäudeleitzentrale oder Tagesreinigungskräfte, werden besonders berücksichtigt.

Personalbedarfsberechnungen ergeben sehr unterschiedliche Ergebnisse. Grundsätzlich kann nicht davon ausgegangen werden, dass ein Mehrbedarf besteht – obwohl dies häufig der Fall ist. In einigen Fällen muss auch eine Produktivitätssteigerung der bereits vorhandenen Mitarbeiter geprüft werden.

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Bildnachweis: Fotolia| georgimironi

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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