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Die Assistenz 4.0 – Wie unterstützen digitale Assistenzen Ihren Chef?

Die Assistenz 4.0 – Wie Unterstützen Digitale Assistenzen Ihren Chef?

Die Zeit für Assistenzen ist knapp bemessen. Umso wichtiger ist es für Sie, kleine Hilfsmittel für Ihre Arbeit zu nutzen. An diesem Punkt greifen die digitalen Assistenzen Alexa, Google Home, Cortana und Siri ein. Bereits im ersten Teil stellten wir die Funktion digitaler Assistenzen vor. Mit den Features und den tollen Extras beeindruckten sie uns sehr. Nun zeigen wir Ihnen, wie Sie die smarten Geräte für sich in Ihrem Arbeitstag nutzen.

Schwachstellen der menschlichen Assistenz

Bild: frau mit kopfschmerzen bei der arbeitDie Zeit spielt in der Arbeitswelt immer eine große Rolle – insbesondere bei den Assistenten. In vielerlei Hinsicht wünschen Sie sich sicher nicht zum ersten Mal mehr als zwei Arme, um den Stapel an Arbeit rechtzeitig zu meistern. Die Zeit für Ihre Aufgaben ist knapp bemessen. Zudem häuft sich die Arbeit durch Kleinigkeiten an, die auch Menschen mit weniger Erfahrung in dem Bereich leicht erledigen können. Beispielsweise eine E-Mail schreiben, oder das zeitaufwendige Recherchieren der Hotels. So haben Sie manchmal wenig Zeit für wichtige Aufgaben, die mehr Aufmerksamkeit benötigen. Die Folgen sind ein unzufriedener Chef und Sie als überforderte und überarbeitete Assistenz, die keine Freude mehr an der Arbeit hat. Sind die Rettung die neu entwickelten Assistenzen, wie Alexa, Google Home oder Siri?

Welchen Nutzen haben Sie von den digitalen Assistenzen?

Zunächst sehen Sie wenig Zusammenhang zwischen den Spielereien im Alltag und dem Geschehen im Büro? Dabei gibt es grenzenlose Schnittstellen! Wie Sie digitale Assistenzen am besten nutzen, erklären wir Ihnen jetzt.

Zeitfressende Aufgaben

Kleine, zeitfressende Aufgaben fallen zukünftig in den Aufgabenbereich der digitalen Assistenzen. Die alltäglichen Fragen von Ihrem Chef, wie „Gibt es ein Hotel in der Nähe vom Flughafen?“, gehören der Vergangenheit an. Kleinigkeiten, wie das Suchen von Hotels oder das Suchen von Informationen für einen Vortrag erledigen die digitalen Assistenzen. Sie sparen Zeit und nutzen Sie für wichtigere Aufgaben.

Sprachsteuerung

In der Zeit des digitalen Wandels behauptet sich das Tool der Sprachsteuerung als äußerst sinnvoll. Alexa & Co. haben Zugriff auf alle gespeicherten Daten in Ihrem Handy und vernetzen sich mit allen Netzwerken. Der Vorteil davon ist, dass Sie alle Anwendungen eine Steuerung besitzen. Mit dem Befehl an Alexa & Co. liefern sie Ihnen die gewünschte Information.

Welche Schwachstellen haben digitale Assistenzen?

Kontexterkennung

Die Technologie der digitalen Assistenzen steht noch am Anfang. Die Schwachstellen der Smart Devices sind deutlich zu spüren. So fällt es beispielsweise Alexa schwer, den Kontext wie bei einem richtigen Gespräch aufzunehmen und zu verarbeiten. Sie haben somit noch nicht die Möglichkeit, die gestellte Frage und den ausgegebenen Wissensinhalt zu spezialisieren und zu vertiefen. Wenn Sie Alexa fragen, wie das Wetter in München ist, und danach wie viele Einwohner die Stadt hat, weiß Alexa die vorherige Stadt nicht mehr und kann nicht antworten. Einige Zeit ist also für die viel gestellten Fragen noch einzuplanen. Jedoch sind Google Home und Cortana schon weit voraus. Bei diesen Geräten klappt die Kontexterkennung dank der dahinter stehenden Suchmaschinen fast einwandfrei.

Informationsausgabe

Leider filtert der Google Assistent, sowie seine Kollegin Alexa, nur die relevanteste Information und liest nicht alle Treffer vor. Dies wäre nicht möglich, da zu viel Zeit benötigt wird. Somit haben Sie selbst keinen Einfluss auf die Treffer, sondern die digitalen Assistenzen suchen für Sie aus. Das führt indirekt zu einer Einschränkung Ihrer Entscheidungen, da Sie nur die eine Information bekommen, die Ihnen das smarte Gerät gibt.

Mobilität

Bis jetzt besteht eine mobile Möglichkeit von den bekannten, digitalen Assistenzen Alexa und Google Home nicht zu 100 Prozent. Sie sind auf die Stromversorgung durch ein Ladekabel angewiesen und dadurch nicht für den mobilen Gebrauch geeignet. Die eingeschränkte Mobilität macht das Hightech-Tool unhandlich. Für Alexa ist eine mobile Version bereits in Arbeit. Lediglich Siri und Cortana sind schon jetzt auf dem Smartphone oder Tablet verfügbar. Für diese Sprachsteuerung benötigen Sie kein WLAN, sondern nur eine gute Mobilverbindung.

Wie sicher ist diese Spielerei wirklich?

Der Datenschutz spielt eine große Rolle bei den digitalen Assistenzen. Durch die Verbindung mit den Daten auf dem Smartphone und einer erstaunlichen Raumerkennung weiß das smarte Gerät sehr viel von Ihnen und Ihrer Umgebung. Macht Sie der Fluss an Wissen nicht auch stutzig? Wenn Ihr digitaler Assistent weiß, wann Sie das Haus verlassen und wie groß Ihr Fernseher ist? Bei einem kurzen Hustenanfall schlägt Ihnen das Gerät die richtigen Medikamente vor. Also wie funktioniert der Datenschutz bei Alexa & Co.? Allein an Alexa Echo sind schon sieben Mikrofone verbaut. Da stellt sich die Frage, wie viel Alexa mithört und vielleicht zu Testzwecken an Amazon schickt. Zukünftig soll es einen Schalter geben, bei dem die Mikrofone ausgeschaltet werden können. Auch bei Google Home ist die Nutzung fragwürdig. Dieser Smart Device schneidet alle Gespräche mit, die dann wiederrum bei Google landen. Der Verlauf lässt sich zwar leicht wieder löschen, doch wie viele Daten noch verschont bleiben, ist unklar.

Doch für Sie eine Unterstützung?

Wie erwähnt, stellen die digitalen Assistenzen im Alltag bei leichten Aufgaben eine Unterstützung da – also warum nicht auch für Sie? Kleine Aufgaben Ihres Chefs sind durch die Sprachsteuerung leicht zu erledigen. Für Aufgaben, die ein Auszubildender oder eine Aushilfe erledigen kann und die zeitaufwendig sind, bieten Ihnen die digitalen Assistenzen Unterstützung. Beispielsweise für das Suchen von Hotels stellt Ihnen durch eine konkrete Suchfrage an Alexa & Co. eine Übersicht mit möglichen Hotels zur Verfügung. Sie vergleichen lediglich die Preise und buchen das gewünschte Hotel.
Zudem fungieren die digitalen Assistenzen als Organisationshelfer. Da alle digitalen Assistenzen über den Zugriff auf alle Netzwerke verfügen, ist es möglich, die vereinbarten Termine direkt im Terminkalender einzutragen, natürlich in dem jeweilig konstruierten Kalender der Hersteller. Diesen Vorteil haben Sie bei allen weiteren Anwendungen auch. Sie beauftragen den Eintrag durch die Sprachsteuerung an die digitalen Assistenzen.

Bestand der menschlichen Assistenz

Die digitalen Assistenzen können Sie zwar bei manchen leichten Tätigkeiten, wie die Suche nach einem Hotel in der Nähe von einem gewünschten Ort, im Alltag erleichtern. Doch sie haben noch ihre Eigenarten. Sie verstehen den Kontext noch nicht richtig, oder verstehen die Frage komplett falsch, sodass Sie ein anderes Ergebnis als gewünscht erhalten. Noch sind Sie zu unsicher im Umgang, als dass man Smart Devices jetzt schon in den Arbeitsalltag mit einbeziehen könnte. Daher sind digitale Assistenzen eher momentan bei jungen oder technikaffinen Unternehmen zu finden. Sie sollten daher keine Angst davor haben, in nächster Zukunft von Alexa und Co. ersetzt zu werden, denn Sie sind noch immer wichtig für die umfassende Arbeit. Nützlich sind die digitalen Assistenzen aber schon jetzt und auch ein klein wenig unterhaltsam.

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Ihre Redakteurin: Chiara Blex

Ich bin Auszubildende im ersten Lehrjahr bei Management Circle und momentan in der Abteilung Marketing tätig. Als angehende Veranstaltungskauffrau freue ich mich Ihnen unsere neusten Trends und Entwicklungen vorzustellen.

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