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Der Einkauf von Facility Management Leistungen [Teil 5]

Der Einkauf Von Facility Management Leistungen [Teil 5]
Beitragsserien: Facility Management

Facility Management (FM) garantiert die optimale Nutzung eines Grundstückes und der dazugehörigen Immobilie. Dabei wird der vollständige Lebenszyklus eines Gebäudes begleitet. Facility Management trägt damit zur indirekten Wertschöpfung bei. Vielerorts wird Facility Management jedoch auf das Gebäudemanagement reduziert. Es herrscht also eine Unsicherheit, was alles mit diesem Begriff verbunden wird. Aus diesem Grund haben wir Professor Uwe Rotermund, den bundesweit ersten öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen für Facility Management, fünf Fragen zu diesem Thema gestellt. In diesem fünften und letzten Beitrag erklärt Professor Uwe Rotermund, ob und wie Facility Management Leistungen eingekauft werden sollten.

Professor Uwe Rotermund ist als Gesellschafter von Prof. Uwe Rotermund Ingenieurgesellschaft mbH Co KG und Experte im Bereich Facility Management, insbesondere für Lebenszykluskosten. Seit 2007 ist er der bundesweit erste öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige für Facility Management. Sein Arbeitsschwerpunkt liegt in der Organisation von FM-Abteilungen, der Ausschreibung und dem Controlling von Serviceleistungen sowie in der Berechnung und Optimierung von Lebenszykluskosten von Immobilien.

Parallel leitet Uwe Rotermund für die RealFM e.V. den bundesweiten Arbeitskreis Benchmarking und den Regionalkreis Elbe-Weser. In diesem umfangreichen Benchmarking-Pool werden jährlich Gebäudenutzungskosten analysiert und bewertet. Professor Uwe Rotermund ist Stiftungsprofessor für Immobilien-Lebenszyklus-Management im Fachbereich Architektur an der Fachhochschule Münster.

uwe rotermund

Professor Uwe Rotermund

Der Einkauf der Facility Management Leistungen bietet noch immer ein sehr großes Optimierungspotenzial. Nur wenige Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen haben den Einkauf der FM-Leistungen strategisch geplant. Dass Errichter-Firmen mit den Wartungsleistungen ohne vorherigen Wettbewerb beauftragt werden oder dass eine Vielzahl von Einzelverträgen besteht, ist keine Seltenheit – erste Indikatoren für verfügbare Optimierungspotenziale.

Den Nachfragern steht ein mittlerweile sehr großer Markt von FM-Dienstleistern gegenüber – nur wie finde ich den richtigen Partner? Erfahrungsgemäß hat Unternehmensgröße nichts mit Qualität zu tun, oft sind es sogar die eigentümergeführten Dienstleistungsunternehmen, die eine hohe Qualität zu angemessenen Kosten liefern.

Bei größeren Ausschreibungen empfiehlt sich die Erstellung eines Ausschreibungskonzeptes. Im Ausschreibungskonzept werden die wichtigsten Punkte der Ausschreibung wie

Vergabe in Losen

Vertragslaufzeit

Standardvertrag

Bestandsdaten

Eigenleistungstiefe Dienstleister

Vergütungs-
Regelungen

Betreiber-
Verantwortung

geklärt. In den Gremien können diese „heiklen“ Punkte noch vor der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen diskutiert und festgelegt werden.

Die Bündelung der FM-Leistungen ist ein Schlüssel zum Erfolg. Dies bedeutet nicht, dass ein einziger Dienstleister alle Einzelleistungen erbringen muss. Vielmehr bedeutet es, dass nach dem Management-Modell eine geringe Zahl an Dienstleistern mit der gebündelten Erbringung der Leistungen beauftragt wird.

Die Vergabe von technischen Leistungen an Errichter-Firmen führt im Mittel zu einem Kostenanstieg um circa 100%, das heißt diese sind doppelt so teuer wie FM-Dienstleister. Trotz der gültigen VOB/B gibt es Wege und Strategien dies zu umgehen. Grundsätzlich sollte bei Neubauten zweigleisig gefahren werden, sowohl FM-Dienstleister als auch die Errichter-Firmen bieten diese Leistungen an.

Die Ausschreibung mit Hilfe von professionellen Unterlagen (Vertrag, Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis, Anlagen) sichert einen großen Projekterfolg. Die Angebots-/Vertragsunterlagen der anbietenden Dienstleister sollten hierbei nicht genutzt werden. Idealerweise werden bewährte Unterlagen genutzt, die auf den Bedarf des Unternehmens angepasst werden. rotermund.ingenieure haben in den letzten Jahren Standardunterlagen auf der Basis der Unterlagen der Verbände entwickelt und bereits sehr oft erfolgreich eingesetzt. Die Ausschreibung von FM-Leistungen kann nicht nebenher erfolgen, sondern muss gerade bei größeren Vergaben sorgfältig erfolgen. Der Einsatz von professioneller Unterstützung rentiert sich oft bereits nach wenigen Monaten durch umfangreichere Leistungen, eine höhere Vertragssicherheit und minimierte Kosten.

In der Ausschreibungsdatenbank der Plattform www.fm-ausschreibung.de stehen umfangreiche Dienstleistungspreise zur Verfügung, die gegebenenfalls auch noch Regionen geclustert werden können.

Bildnachweis: Fotolia| georgimironi

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

Dieser Beitrag hat 2 Kommentare
  1. Sehr interessanter Artikel. Ich wusste gar nicht, dass ein einen gerichtlich beeideten Sachverständiger für FM gibt? Wo kann man denn die Prüfung bzw Kurse dafür belegen? Vielen Dank für eine kurze Auskunft

  2. Hallo Renate,

    Prof. Rotermund wurde aufgrund besonderer fachlicher Qualifikationen von der Ingenieurkammer Niedersachsen zum öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen berufen. Für weitere Hintergrundinformationen verweise ich auf die Website der Ingenieurkammer Niedersachsen, die den Unterschied zwischen einem Sachverständigen und einem öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen kurz und bündig erläutert:

    „Ein Sachverständiger darf die Bezeichnung „Öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger“ führen, sofern er von einer öffentlich-rechtlichen Institution bzw. Bestellungskörperschaft bestellt und vereidigt worden ist. Dies sind die Ingenieurkammern, Industrie- und Handelskammern, Architektenkammern, Handwerkskammern und Landwirtschaftskammern.

    In einem anspruchsvollen Prüfungsverfahren muss der Sachverständige vor der öffentlichen Bestellung seine persönliche Eignung nachweisen und die Besondere Sachkunde im Bestellungsgebiet belegen. Der Sachverständige wird außerdem auf die ordnungsgemäße und gewissenhafte Ausübung seiner Tätigkeit vereidigt, ist zur ständigen Fort- und Weiterbildung verpflichtet und unterliegt der Aufsicht der Bestellungskörperschaft. Gerichte sind angehalten, für eine Gutachtenerstellung vor allem öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige heranzuziehen.“ (Quelle und weitere Informationen: http://www.ingenieurkammer.de/cms/pages/berufsbild/sachverstaendige.php)

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