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Mit diesen 5 Tipps werden Sie zur Delegier-Heldin

Mit Diesen 5 Tipps Werden Sie Zur Delegier-Heldin

Wenn Ihr Chef nicht vor Ort ist, kommt es oft vor, dass Sie Aufgaben an Mitarbeiter kommunizieren müssen. Doch einige nehmen Ihre Aufträge nicht ernst genug, da Sie meist keine direkte Weisungsbefugnis haben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie im Auftrag Ihres Chefs trotzdem souverän delegieren können.

Delegieren wie Superwoman

Delegieren im Auftrag des Chefs hat so manche Schwierigkeit. Entweder Sie und die verteilten Aufgaben werden nicht ernst genommen oder Ihrem Kollegen ist gar nicht klar, was er genau tun soll. Um ein perfektes Arbeiten auch in Abwesenheit des Chefs zu garantieren, haben wir hier 5 Tipps zusammengestellt, um Ihnen das Delegieren zu erleichtern.

1

Eindeutige Kommunikation und Fragen

Wenn Sie einen Auftrag für einen Kollegen erhalten, sollten Sie Ihren Chef unbedingt nach notwendigen Informationen fragen. Diese Informationen sollten Sie auch an den entsprechenden Kollegen weitergeben – falls dieser nicht bereits Bescheid weiß.

Klären Sie also,

Bis wann das Ergebnis erreicht werden soll

Wer an dem Projekt beteiligt ist

Wo wichtige Unterlagen zu diesem Projekt liegen

Welche Besonderheiten zu beachten sind

Welche Aufgaben bei einem Engpass liegen gelassen werden können

Ob Ihr Chef sich eine schriftliche oder mündliche Übergabe der Ergebnisse wünscht

Wie detailliert das Ergebnis geschildert sein muss

Das sind nur einige der Fragen, die je nach Aufgabe geklärt werden sollten. Natürlich kosten diese Fragen am Anfang Zeit. Wenn Sie jedoch schon zu Beginn alle Fragen geklärt haben, wissen alle Parteien Bescheid und können auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. So vermeiden Sie auch weitere Gespräche mit dem Chef, der auf Geschäftsreisen bestimmt besseres zu tun hat.

2

Delegieren Sie wenn möglich schriftlich

Vor allem jungen Hochschulabsolventen fällt es oft schwer, Aufgaben von der Assistenz ernst zu nehmen, da es für sie befremdlich und ungewohnt ist. Auch Personen mit einer höheren Hierarchieordnung haben manchmal Schwierigkeiten Anfragen zu akzeptieren. Kommunizieren Sie daher immer sachlich und genau, wenn Sie Aufgaben delegieren müssen.

Wenn Sie per E-Mail delegieren, haben Sie immer einen Nachweis, dass Sie die Kollegen über alle wichtigen Details wie Abgabetermin und Umfang informiert haben. Auch Erinnerungen sollten Sie schriftlich verfassen, um Ausreden von Seiten der Kollegen vorzubeugen. So sind Sie immer auf der sicheren Seite und können zusätzlich Ihrem Chef beweisen, dass Sie in seiner Abwesenheit Ihr Möglichstes getan haben.

3

Behalten Sie den Überblick

Wenn Sie die Aufgaben an Ihre Kollegen delegiert haben, sollten Sie auch wissen, wie das jeweilige Projekt voranschreitet. Meistens sind Führungskräfte ungeduldig und wollen wissen, wann die delegierten Aufgaben erledigt sind. Um unangenehmen Fragen zurvorzukommen, informieren Sie sich rechtzeitig über die Ergebnisse und seien Sie immer auf dem neusten Stand.

Dabei sollten Sie die einzelnen Mitarbeiter und deren Arbeitsweise im Auge behalten. Während einige organisiert und schnell arbeiten, brauchen andere für dieselbe Aufgabe mehr Zeit oder gar eine Erinnerung, um mit der Arbeit anzufangen.

4

Information ist manchmal auch Motivation

Kennen Sie sich mit allen Arbeitsinhalten Ihrer Abteilung aus? Falls nicht, dann sollten Sie sich unbedingt die wesentlichen Kenntnisse Ihrer Branche aneignen. Wenn Sie Zusammenhänge verstehen, dann können Sie nicht nur auf Anfragen und Probleme effizienter reagieren, Ihre Arbeit macht Ihnen zudem viel mehr Spaß. Auch das Nachverfolgen der Ergebnisse wird mit dem Verstehen für Sie viel interessanter!

Mitarbeitergespräche

5

Delegation hat auch seine Grenzen

Nicht alle Aufgaben, die Ihr Chef Ihnen überträgt, müssen Sie ausführen. Die Mitarbeiterführung gehört beispielsweise zu den alleinigen Aufgaben einer Führungskraft und ist nicht übertragbar! Wenn Ihr Chef also verlangt, einen Konflikt zu lösen oder Mitarbeiter darauf hinzuweisen, dass ihre momentane Leistung nicht ausreicht, sollten Sie entschieden ablehnen.

Mit diesen 5 Tipps wird es Ihnen sicherlich gelingen, Aufgaben an Kollegen zu delegieren!

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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