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Wie Sie erfolgreich ein Corporate Barcamp veranstalten: Profitieren Sie vom Wissen Ihrer Mitarbeiter!

Wie Sie Erfolgreich Ein Corporate Barcamp Veranstalten: Profitieren Sie Vom Wissen Ihrer Mitarbeiter!

Die Digitalisierung betrifft uns alle und ist viel mehr als ein IT-Projekt. Auch unsere Arbeitsweise verändert sich dadurch: Abteilungsgrenzen werden aufgelöst, feste Jobprofile weichen flexiblen Arbeiten und einer lebenslangen Weiterentwicklung. 9 to 5 und ein fester Schreibtisch waren gestern, heute zählen die Stichworte Flexibilität, Selbstständigkeit und Entwicklung. Das stellt auch Führungskräfte vor neue Herausforderungen. Ihnen muss es gelingen, ihre Mitarbeiter in dieser Entwicklung mitzunehmen.

Wie kann dieser Kulturwandel eingeläutet und gelebt werden?

Eine Möglichkeit kann die Durchführung eines Corporate Barcamps sein.

Definition: Was ist ein Barcamp?

Ein Barcamp lässt sich gut mit Wikipedia vergleichen: Jeder einzelne hat nur ein begrenztes Wissen, doch zusammen kann es eine Enzyklopädie werden. Bei einem BarCamp wird dieses Wissen jedoch nicht online ausgetauscht, sondern bei einem aktiven Miteinander.

BarCamps gelten nicht ohne Grund als „Unkonferenz“. Denn es gibt kein vorgeplantes Programm, keine eingeladenen Sprecher. Stattdessen bestimmen die Teilnehmer selbst das Programm.

Der Begriff geht auf ein Treffen in Kalifornien zurück, zudem 2005 der Software-Entwickler Tim O’Reilly eingeladen hatte. Seine Idee dieses „Camps“ war der gemeinsame Austausch und die Entwicklung neuer Ansätze.

Offene Barcamps sind grundsätzlich für alle Personen zugänglich. Bei einem Corporate oder firmeninternen Barcamp sind die Teilnehmer die eigenen Mitarbeiter, oder auch Kunden, Lieferanten oder andere Stakeholder.

Wie läuft ein Barcamp ab

Da es kein fertig vorbestimmtes Programm gibt, organisieren die Teilnehmer das Programm selbst – und zwar alle gemeinsam, vor Ort. Die Teilnehmer reichen zu Beginn selbst ihre Themen ein. Dazu treten sie nacheinander vor das Plenum und stellen kurz sich und das Thema vor, zu dem sie Wissen weitergeben oder welches sie mit anderen diskutieren möchten. Die anderen Teilnehmer signalisieren dann, wieviel Interesse das Thema findet (das kann per Handzeichen oder zum Beispiel mit Klebepunkten, die vergeben werden dürfen, stattfinden). Anhand der Höhe des Interesses werden die Räume verteilt (groß/klein). Die Sessiondauer wird vorher fest definiert, meist 30, 45 oder 60 Minuten.

Das „klassische“ Barcamp läuft über zwei Tage, für Corporate Barcamps sind aber auch ein- oder halbtägige Veranstaltungen möglich.

Die Sessionplanung

Damit sich auch genug Teilnehmer finden, die eine Session vorschlagen, haben sich folgende Tipps bewährt:

  • Wenn Führungskräfte an dem BarCamp teilnehmen, sollten diese mit gutem Beispiel vorangehen und Sessions vorschlagen.
  • Mitarbeitende können nicht nur vor Ort, sondern bereits vorher online Sessions vorschlagen. So fühlen sich auch andere motiviert, ein Thema einzureichen.
  • Der Moderator sollte bei der Session-Planung den Teilnehmern ausreichend Zeit lassen, sich spontan doch noch zu melden. Dazu bedarf es aber Bedenkzeit.
  • Am besten bereits im Vorfeld, spätestens bei der Sessionplanung sollte deutlich darauf hingewiesen werden, dass es nicht (nur) darum geht, einen fertig ausgearbeiteten Vortrag zu halten, sondern dass auch Themen gemeinsam während einer Session erarbeitet werden können.

Benötigte Räume und Materialien

Damit Ihr Barcamp ein voller Erfolgt wird, brauchen Sie folgendes:

  • Einen großen Raum, in dem alle Teilnehmer Platz finden. Hier findet die Anfangs- und Schlussrunde statt und wahlweise auch Sessions, die für besonders viele Teilnehmer interessant sind
  • Zusätzlich benötigen Sie mehrere kleinere Workshop-Räume für die parallelen Sessions
  • Die Räume sollten idealerweise mit einem Beamer/Monitor ausgestattet sein sowie mit einem Flipchart zum Skizzieren und Festhalten von Ideen.
  • Eine Getränke-Station mit Wasser und Kaffee, wo sich während des gesamten Barcamps Teilnehmer mit Flüssigem versorgen und sich zum Plaudern treffen können
  • Je nach Länge des Barcamps sollten Sie auch ein Catering zur Verfügung stellen.

Die „Regeln“ eines Barcamps

Auch wenn ein Barcamp als „Unkonferenz“ seinen Teilnehmern viel Gestaltungsmöglichkeiten gibt, haben sich über die Jahre ein paar Regeln etabliert, die sich so oder ähnlich auf jedem Barcamp wiederfinden lassen:

  1. Du sprichst über das Barcamp.
  2. Du bloggst oder twitterst über das Barcamp.
  3. Wenn du präsentieren willst, musst du dein Thema und deinen Namen ans Sessionboard schreiben.
  4. In der Vorstellungsrunde hat jeder genau 3 Wörter.
  5. So viele Sessions auf einmal, wie es die Räumlichkeiten zulassen.
  6. Am besten keine im Voraus geplanten Sessions.
  7. Die Sessions dauern zwischen 30 bis maximal 45 Minuten. Es darf jederzeit zwischen den Sessions gewechselt werden.
  8. Auf deinem ersten BarCamp solltest Du eine Session halten (oder wenigstens ein sehr aktiver Teilnehmer sein).

Für ein Corporate Barcamp bieten es sich ebenfalls an, Regeln festzulegen. Zum Beispiel Gleichberechtigung: Unabhängig von der Hierarchie sind alle aufgefordert, Themen mitzubestimmen und zu gestalten. Oder keine falsche Zurückhaltung: Auch unfertige Ideen und Gedanken können vorgestellt und im Rahmen einer Session diskutiert werden.

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Damit das Corporate Barcamp zum vollen Erfolg wird

Die Session-Planung ist nur eines der Hürden zu einem erfolgreichen Barcamp. Es ist dazu da, voneinander zu lernen und das gilt auch für das Format an sich. Wir sind es gewöhnt, uns zurückzulehnen und uns berieseln zu lassen. Das wird auf einem Barcamp nicht funktionieren – alle Teilnehmer sind aufgefordert, sich zu beteiligen. Auch wenn die ersten Sessions noch etwas unrund laufen werden – Sie werden merken, dass der Eifer der Teilnehmer mit vorangeschrittener Zeit wächst. Doch achten Sie auch dann darauf, dass die Zeit eingehalten wird – damit alle Sessions abgehalten werden können. Die entstandenen Ideen können in fortgeführten Workshops weiter ausgearbeitet werden.

Zu Beginn sollten Sie zudem die Frage klären, was Sie mit Ihrem Corporate Barcamp erreichen möchten und welche Ziele dabei herauskommen sollen. Das können sein: Die Abteilungen besser vernetzen, gemeinsame Ideen entwickeln, zur Weiterbildung der Mitarbeiter und mehr. Daraus ableiten können Sie dann einen griffigen Namen für das Barcamp und eine kurze Beschreibung, mit der auch die gewünschte Zielgruppe angesprochen wird.

Für das Festhalten der Ergebnisse hat es sich als praktikabel erwiesen, die Ergebnisse der einzelnen Sessions schriftlich und/oder grafisch, zum Beispiel auf einem Flipchart, festzuhalten und zum Abschluss allen noch einmal vorzustellen. Ein Vertreter der jeweiligen Session stellt sich vor das Flipchart-Blatt und erklärt die Inhalte und Ergebnisse. Zu diesem Zeitpunkt kann bereits verkündet werden, was mit den Ideen passieren soll, zum Beispiel könnten sich Freiwillige finden, die ein Thema, das sie besonders interessiert, in Workshops weiterentwickeln.

Die Teilnehmer eines Corporate Barcamps

Wer an dem Barcamp teilnehmen soll, ist natürlich von Ihren Zielen abhängig. Es gibt Unternehmen, die diese Events für eine feste Zielgruppe innerhalb ihrer Belegschaft veranstalten (zum Beispiel für Programmierer). Aber ein Barcamo kann auch für alle Mitarbeiter offen sein, egal ob Praktikant, Hausmeister oder Geschäftsleitung. Das trifft auch auf die Themen zu: Ist ein spezielles vorgegeben (zum Beispiel „Online-Marketing“) oder ist es themenoffen (mit Sessions wie „Yoga im Büro“, „Tipps zum Zeitmanagement“ oder auch die Diskussion neuer Produktideen oder Arbeitsweisen)?

Zielgruppe bei Corporate Barcamps können auch Lieferanten, Kunden, Partner sein. Wer externe Impulse ins Haus holen möchte, kann sich zudem einem interessierten Teilnehmerkreis öffnen.

Business Barcamps in der Praxis:

Die Telekom veranstaltet bereits seit vielen Jahren regelmäßig Barcamps. Über den Ablauf und die Erfahrungen können Sie hier mehr erfahren  oder Sie folgen dem Twitterhastag #tbar

Einen weiteren Erfahrungsbericht einer Thalia-Mitarbeiterin lesen Sie hier. Ziel dieses Barcamps war es, dass sich möglichst viele Mitarbeiter mit der digitalen Transformation auseinandersetzen. Dagmar Dörner schreibt offen über ihre Erfahrungen, auch ob sich zum Beispiel die Anwesenheit einer Führungskraft positiv oder negativ auswirkt.

Barcamps für Unternehmen – die Vorteile

Ein Unternehmensbarcamp kann viele Vorteile haben:

  • Ideenmanagement: Durch die kreative Zusammenarbeit über alle Abteilungen und Hierarchien können innovative Ideen entstehen, die so sonst nicht entwickelt worden wären.
  • Wissenstransfer: Der Wissensschatz eines Unternehmens wird sichtbar.
  • Zusammenarbeit: Mitarbeitende lernen sich besser kennen und ein „Wir-Gefühl“ entwickelt sich.
  • Motivation: Ein Barcamp macht Spaß und bezieht alle Mitarbeiter in den Transformationsprozess ein. Das motiviert.
  • New Leadership: Führungskräfte werden nahbar und ihr Führungsstil wird als demokratischer wahrgenommen.
  • Agilität: Im Barcamp können moderne Arbeitsweisen trainiert werden. Zum Beispiel muss jeder Teilnehmer für sich selbst Verantwortung tragen und Entscheidungen treffen, eine „Berieselung“ findet nicht statt.

Wozu sich BarCamps außerdem eignen

Wenn Sie erst einmal ein Barcamp kennenlernen möchten, bevor Sie selbst eines veranstalten, finden Sie hier eine umfangreiche Liste: https://www.barcamp-liste.de/

Mittlerweile hat sich in vielen Branchen ein eigenes Barcamp-Format entwickelt, wie zum Beispiel das Tourismuscamp oder das Corporate Learning Barcamp.

Ein nächster Schritt kann es sein, ein Barcamp als Sponsor zu unterstützen: Durch Räumlichkeiten, Sachspenden oder Geld. Sie können so zum einen selbst Erfahrungen mit einem Barcamp sammeln, aber sich zudem als interessanter Arbeitgeber und/oder Dienstleister präsentieren.

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Silke Ritter

Wie werden wir künftig leben und arbeiten? Dieser Frage gehe ich hier im Blog nach. Seit 2012 gehöre ich zum Management Circle-Team, zuvor habe ich nach meinem Germanistik-Studium in der PR-Branche gearbeitet. Als Teil der #GenerationY weiß ich nicht nur um die Wichtigkeit von Hashtags und gutem Content, sondern wünsche mir mehr Mut in Unternehmen für die Digitalisierung. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und Themenvorschläge!

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