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Alles im Griff: So geht Chefentlastung während der Urlaubszeit!

Alles Im Griff: So Geht Chefentlastung Während Der Urlaubszeit!

Die ersten Ferien stehen vor der Tür und damit beginnt  die Urlaubssaison in vielen Unternehmen. Davon sind natürlich auch Führungskräfte wie Ihr Chef betroffen. In dieser Situation ist Ihr Organisationstalent besonders gefragt. Wir zeigen Ihnen 6 Tipps, mit denen Sie die Abwesenheit Ihres Chefs problemlos meistern können.

Entspannter Urlaub ist auch für Führungskräfte möglich – dank Ihnen!

Für viele Führungskräfte ist es während des Urlaubs selten möglich, komplett abzuschalten und die Arbeit ruhen zu lassen. Viel zu häufig werden dringende E-Mails verschickt oder Anrufe getätigt. Das muss jedoch nicht sein! Wenn Sie schon früh genug mit Ihrem Chef seine Abwesenheit durchplanen, können Sie Ihre Arbeit geplant verrichten und auch Ihr Chef kann beruhigt abschalten.

Mit unserer Checkliste gelingt ein entspannter Urlaub garantiert:

 

Termine planen

Als Führungskraft stehen immer zahlreiche Termine an der Tagesordnung. Vor dem Urlaub sollten Sie daher mit Ihrem Chef planen, welche Termine von anderen Mitarbeitern  übernommen werden können und welche verschoben werden müssen, da seine Anwesenheit unbedingt erforderlich ist.

 

Urlaubsvertretung festlegen

Klären Sie mit Ihrem Chef, wer die Urlaubsvertretung übernimmt. Eine ganzheitliche Vertretung wird meistens nicht möglich sein. Deswegen sollten Sie unbedingt klären, welche Aufgaben und welche Befugnisse von wem übernommen werden.

Personalangelegenheiten, Geburtstage und andere Jubiläen sollten Sie bei der Planung nicht vernachlässigen, genauso wenig wie die Begrüßung neuer Mitarbeiter.

Auch Ihre Kompetenzausweitung muss kommuniziert werden. Diese erlaubt Ihnen, Arbeiten zu delegieren und Prozesse zu kontrollieren. Vor der Abreise sollten Sie daher zusammen mit Ihrem Vorgesetzten eine E-Mail aufsetzen, die Ihre Befugnisse auflistet oder gar ein Meeting einberufen, um allen im Team Ihre neuen Rechte klar zu machen. So bleiben Sie auf der sicheren Seite!

 

Zugriffe klären

Wenn Sie nicht jetzt schon den Zugriff auf die E-Mails Ihres Chefs besitzen, sollten Sie mit ihm klären, ob Sie während seiner Abwesenheit sein E-Mail-Postfach bearbeiten dürfen. Klären Sie auch, welche E-Mails Sie bearbeiten und einsehen dürfen und welche nicht.

Wenn Sie eine Zugriffserlaubnis haben, ist es von Vorteil, wenn Sie Briefe und E-Mails mit Hilfe von verschiedenen Farben priorisieren. Sie können auch spezielle E-Mail-Ordner anlegen,  beispielsweise mit den Titeln erledigt, unbearbeitet, wichtig und nicht eilig.

Geklärt werden muss auch, ob Sie berechtigt sind, Briefe oder E-Mails in seinem Auftrag (i.A.) zu unterschreiben.

 

Kommunikationsmöglichkeiten während des Urlaubs planen

Für Notfälle sollten Sie unbedingt mit Ihrem Vorgesetzten absprechen, wann und wie er erreichbar sein kann und will. Vereinbaren Sie am besten feste Zeiten und ein geeignetes Medium, wann Sie ihn über Wichtiges im Unternehmen informieren können.

Tipp: Falls Ihr Chef von selbst anruft, sollten Sie alle wichtigen Unterlagen, Termine und ähnliches griffbereit haben, um ihm nicht unnötig viel Zeit seines Urlaubes zu rauben.

 

Notfallplan besprechen

Ein Notfallplan darf bei der Planung auf gar keinen Fall fehlen! Klären Sie, was bei wichtigen Entscheidungen passieren muss, wenn Sie Ihren Chef während seines Urlaubes nicht erreichen.

 

Statusberichte verfassen

Um Ihrem Chef den Einstieg nach dem Urlaub zu erleichtern, könnten Sie einen kurzen Statusbericht pro Tag verfassen, der über alles Wichtige informiert. Seien Sie dabei aber so knapp wie möglich, da Ihr Vorgesetzter nach seinem Urlaub meist wenig Zeit für ausführliche Gespräche hat.

Je früher Sie mit der Urlaubsvorbereitung beginnen, desto entspannter laufen die Abläufe trotz der Abwesenheit Ihres Chefs. Wenn Sie dabei strukturiert vorgehen und klare Prioritäten setzen, steht nicht nur dem erholsamen Urlaub Ihres Chefs, sondern auch einer entspannten statt stressigen Vertretungsphase für Sie nichts mehr im Weg!

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Bildnachweis: ThePixelman | Lizenz CC0

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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