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Checkliste zur Verhandlungsführung – eine gute Organisation ist alles!

Checkliste Zur Verhandlungsführung – Eine Gute Organisation Ist Alles!

Verhandlungen gehören zum Berufsalltag einer jeden Führungskraft. Ob mit Mitarbeitern im täglichen Gespräch, mit dem eigenen Vorgesetzten im wöchentlichen Status-Meeting oder mit Kunden und Partnern bei der Auftragsabstimmung – jede Verhandlung will gut organisiert sein, damit Sie auch das Ergebnis erreichen, das Sie sich vorgestellt haben. Wir haben deshalb eine kurze Checkliste für Sie zusammengestellt, mit der Sie sich vorbereiten können.

Die Zeit drängt? Unterschätzen Sie nicht eine zielgerichtete Vorbereitung!

Auch wenn Sie unter Zeitdruck stehen: Nichts ist schlimmer, als unvorbereitet in eine Verhandlung zu gehen! Fehlende Hintergrundinformationen, oberflächliche Argumente oder plötzliche Sprachlosigkeit, weil Ihr Verhandlungspartner mit provokanten Fragen aufwartet, können Ihnen in der Verhandlung zum Verhängnis werden. Arbeiten Sie daher vor jeder Verhandlung die folgenden fünf Schritte durch. Egal, wie sehr Sie unter Zeitdruck stehen, diese Zeit sollten Sie sich nehmen!

Schritt 1: Lernen Sie Ihr Gegenüber kennen

Sammeln Sie vor der Verhandlung Informationen. Das betrifft insbesondere Ihren direkten Verhandlungspartner. Fragen Sie sich, was er für ein Mensch ist, was ihm wichtig ist und welche Ziele er verfolgt. So können Sie Ihre Argumentation auf diese Person ausrichten und erfolgreicher verhandeln.

Face Reading

Zum anderen betrifft das auch das gesamte Team, das bei der Verhandlung dabei oder zumindest von deren Ausgang betroffen ist. Überlegen Sie, welche Entscheidungswege Sie für die Erfüllung Ihrer Ziele gehen müssen. Bedenken Sie auch, welche Rangordnung zu beachten ist und ob Ihnen die Machtspielchen einiger Kollegen Schwierigkeiten bereiten könnten.

Für eine bessere Einschätzung aller Beteiligten kann es hilfreich sein, sich mit den gesammelten Informationen für jede Person ein Profil anzulegen – mit Eigenschaften, Interessen, Positionen, etc. So haben Sie Ihre Mit- und Gegenspieler jederzeit im Blick und können besser agieren und reagieren.

Schritt 2: Erarbeiten Sie alternative Lösungswege

Interessenskonflikte sind in oftmals Verhandlungen vorprogrammiert. Kein Wunder, durch Ihre erstellten Profile werden Sie merken, dass jeder Gesprächspartner anders tickt – und auch andere Ziele verfolgt. Versteifen Sie sich deshalb nicht auf einen Lösungsweg.

Zusammensetzung von internationalen Projektteams

Sie werden erfolgreicher sein, wenn Sie Ihrem Gesprächspartner alternative Vorschläge unterbreiten. Diese weichen vielleicht von Ihrem bevorzugten Weg ab, sicherlich können Sie damit aber gut leben. Das Ziel der Verhandlung sollte am Ende eine Win-Win-Situation für beide sein. Und auch wenn Sie dafür Kompromisse eingehen müssen: Besser Sie sind darauf vorbereitet und schlagen eigene Alternativen vor, als dass Ihr einziger Vorschlag scheitert und Sie als Verlierer aus der Verhandlung gehen.

Schritt 3: Entwickeln Sie Ihre Strategie

Im besten Fall kennen Sie nun Ihre Verhandlungspartner, wissen, was Sie erreichen möchten und welche Alternativen Sie anbieten können. Jetzt kommt es auf die Strategie an. Wie verkaufen Sie Ihr Ziel oder auch die Alternativen, um als Gewinner aus der Verhandlung zu gehen?

Meeting, Diskussionsrunde

Bei der Auswahl der Strategie sollten Sie die ausgearbeiteten Profile zu Rate ziehen. Je nachdem, wen Sie vor sich haben, ändert sich auch die Strategie. Einem Sicherheitstypen, der Vorschlägen zwar nicht abgeneigt ist, jedoch diese bis ins kleinste Detail prüfen möchte, werden Sie sicherlich nicht mit einer Schocktherapie überzeugen, in dem Sie in fünf Minuten sagen, was Sache ist, ihn aber nicht zu Wort kommen lassen. Genauso kann die Strategie des Drohens nach hinten losgehen. Denn wenn Sie einen Gesprächspartner vor sich haben, der darauf überhaupt nicht gut zu sprechen ist, wendet sich dieser dann vielleicht lieber direkt an Ihren Vorgesetzten. Ihre Strategie sollte also auf Ihr Gegenüber ausgerichtet sein. Ziehen Sie dazu die Profile zu Rate – denn oftmals macht der Ton die Musik!

Schritt 4: Führen Sie die Verhandlung mit Bedacht

Kurz bevor Sie in die Verhandlung gehen, sollten Sie sich noch einmal Ihre Strategie und Ihre wichtigsten Argumente ins Gedächtnis rufen. Eventuell helfen Ihnen auch Meditationsübungen oder bestimmte Rituale, um sich besser konzentrieren zu können und sicherer zu fühlen.

Business Model Canvas, Projektmanagement, Planung, Konzept

Wenn Sie dann auf Ihren Gesprächspartner treffen, fallen Sie nicht gleich mit der Tür ins Haus. Führen Sie vorab etwas Smalltalk, um auf eine gleichwertige Beziehungsebene zu kommen und damit eine Vertrauensbasis für das Gespräch zu schaffen. Vielleicht entdecken Sie Gemeinsamkeiten an sich, für die es sich lohnt, ein paar Minuten des Gesprächs aufzubringen.

Auch wenn dieser anfängliche Austausch beendet ist und es zum eigentlichen Verhandlungsthema geht, sollten Sie nicht gleich in einen Redefluss verfallen. Nehmen Sie die Informationen Ihres Gegenübers erst einmal auf. Mit Ergänzungsfragen, den sogenannten W-Fragen (Wer, Was, Wann, Wo, Warum, Wie, Wozu), können Sie Interesse zeigen und weiterführende Informationen zu den Argumenten Ihres Verhandlungspartners sammeln.

Versuchen Sie während dieser Phase herauszufinden, was die Absicht Ihres Gegenübers ist. Warum möchte er seine Lösung herbeiführen? Und was ist er bereit dafür zu tun oder Ihnen zu bieten? Wenn Sie das erfasst haben, können Sie Ihre Argumente entgegenbringen und mit Bezug auf die Ziele Ihres Verhandlungspartners das Gespräch in die richtige Richtung lenken. Wichtig: Wenn Sie Kompromisse erwägen, tun Sie dies nie, ohne dafür eine Gegenleistung zu erhalten. Nur dann gehen Sie auch wirklich beide als Gewinner aus dem Gespräch hervor.

Schritt 5: Lassen Sie sich nicht zum Abschluss drängen

Tricks oder bestimmte Phrasen Ihres Verhandlungspartners dürfen Sie nicht aus der Ruhe bringen – und schon gar nicht zu einer Zustimmung bewegen, obwohl Sie eigentlich anderer Meinung sind.

Achten Sie insbesondere auf Formulierungen wie:

Haltung, Gestik, Mimik

Das ist nicht verhandelbar!

Wir verhandeln nur mit Ihnen, wenn …

Nehmen Sie das Angebot an – jetzt oder nie!

Mit diesen Tricks will man Sie verunsichern und zu Entscheidungen drängen, hinter denen Sie nicht stehen. Lassen Sie sich also von diesen Bemerkungen auf keinen Fall aus der Ruhe bringen, sondern bedenken Sie stattdessen, dass eine Verhandlung erst dann zu Ende ist, wenn:

Alle Punkte ausgehandelt sind,

Einigung über die Details besteht,

Sie keine offenen Fragen oder Bedenken mehr haben und

Das Besprochene schriftlich festgehalten wurde.

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Martina Große Bley

Ich bin bei Management Circle Teamleiterin für das Content Marketing und unter anderem für die Themen-Blogs Soft Skills, Projektmanagement und Handel verantwortlich. Mit abwechslungsreichen Artikeln, Interviews und Gastbeiträgen unserer Referenten informiere ich Sie über die neusten Entwicklungen und gebe Ihnen Tipps, um die eigenen Kompetenzen verbessern zu können. Ich freue mich auf den Wissensaustausch mit Ihnen!

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