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Checkliste für die Erstellung Ihres Projekthandbuchs

Checkliste Für Die Erstellung Ihres Projekthandbuchs

Das Projekthandbuch beinhaltet alle einzuhaltenden Regeln und relevanten Informationen, die für die erfolgreiche Durchführung des Projekts relevant sind. Es ist somit Regelwerk und Übersicht zugleich. Aber was gehört eigentlich in so ein Projekthandbuch? Warum ist es so wichtig? Und von wem wird es überhaupt erstellt? Fragen, die wir für Sie in diesem Artikel beantworten.

Warum muss überhaupt ein Projekthandbuch erstellt werden?

Welche Schritte beinhaltet der Projektplan? Wer muss über welchen Schritt informiert werden? Und welche Qualitätsstandards gelten eigentlich für das Projekt? Fragen, die sich wohl jeder Projektbeteiligte von Zeit zu Zeit stellt. Um diese zu beantworten und alle am Projekt beteiligten Personen kontinuierlich auf dem Laufenden zu halten, ist ein Projekthandbuch erforderlich.

Ob Sie das Projekthandbuch in gedruckter Form oder digital erstellen und in einem für alle Projektbeteiligten erreichbaren Laufwerkordner ablegen, bleibt Ihnen überlassen. Wichtig ist lediglich, dass Sie alle wichtigen Informationen zusammentragen, damit Sie Ihr Projekt erfolgreich managen können. Dabei sollten Sie folgende Aspekte beachten:

1

Ein Projekthandbuch ist projektspezifisch:
Laut DIN 69901-5:2009 ist das Projekthandbuch ein projektspezifisches Informationswerk zur Durchführung des Projekts. Jedes Projekt bekommt sein eigenes.

2

Ohne Handbuch kein Projekt:
Dann fehlen Transparenz, Kontinuität und Reporting – so können Sie kein Projekt managen.

3

Der Standard verpflichtet:
Egal für welche Richtlinie Sie sich entscheiden, der verwendete Standard gibt Ihnen die Mindestinhalte vor, die Sie nicht in Frage stellen sollten.

4

Die Projektgröße verlangt Anpassungen:
Je nach Projektart und dem Umfang des Vorhabens können Sie selbst entscheiden, welche der erforderlichen Aspekte Sie wie ausführlich handhaben.

5

In der Kürze liegt die Würze:
Es wird kein Roman verlangt! Das Projekthandbuch soll so knapp wie möglich und nur so ausführlich wie nötig formuliert sein.

Wer erstellt das Projekthandbuch?

Als Projektleiter sind Sie für die Erstellung des Projekthandbuchs verantwortlich. Aber nicht nur das, auch die kontinuierliche Pflege und das Berücksichtigen von Änderungen liegt in Ihrer Hand. Sollten Sie Unterstützung durch eine Projektassistenz haben, kann diese die Änderungen für Sie versionieren und archivieren.

Jede neue Version muss abschließend von dem für Ihr Projekt bestimmten Lenkungsausschuss freigegeben werden.

Was sollte Ihr Projekthandbuch alles enthalten?

Wie schon gesagt, gibt es je nach gewählter Richtlinie die verschiedensten Vorgaben zu den Inhalten Ihres Projekthandbuchs. Doch nach welchem Standard Sie Ihr Projekthandbuch auch erstellen, haben wir Ihnen einige der wichtigsten Inhalte als kurze Checkliste zusammengestellt:

Projektziele, die Sie erreichen möchten

Mitarbeiter, die am Projekt beteiligt sind

Verantwortlichkeiten, die jeder einzelne Projektbeteiligte hat

Kontaktdaten der Projektbeteiligten, die Sie benötigen

Beschreibung der Rollen, welche die Mitarbeiter für das Projekt einnehmen

Stakeholder, die am Erfolg des Projektes interessiert sind

Kontaktdaten der Stakeholder, die Sie benötigen

Standards, Normen und Richtlinien, die bei der Projektumsetzung gelten

Inhaltliches Konzept, welches das Projekt beschreibt

Regeln zu den Projektberichten, die Sie reporten müssen

Informationen zur Projektdokumentation, die Sie erstellen müssen

Leitfaden zur Projektkommunikation, die innerhalb und außerhalb des Teams erfolgt

Hinweise zur Software, die für die Umsetzung des Projekts eingesetzt wird

Anleitung zur Struktur und Archivierung der Dokumente, die während des Projekts anfallen

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Martina Große Bley

Ich bin bei Management Circle Teamleiterin für das Content Marketing und unter anderem für die Themen-Blogs Soft Skills, Projektmanagement und Handel verantwortlich. Mit abwechslungsreichen Artikeln, Interviews und Gastbeiträgen unserer Referenten informiere ich Sie über die neusten Entwicklungen und gebe Ihnen Tipps, um die eigenen Kompetenzen verbessern zu können. Ich freue mich auf den Wissensaustausch mit Ihnen!

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