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Die ALPEN-Methode: Besseres Zeitmanagement in nur fünf Schritten

Die ALPEN-Methode: Besseres Zeitmanagement In Nur Fünf Schritten

Zeitmanagement – wir alle haben schon davon gehört und trotzdem im stressigen Berufs- und vor allem Projektalltag allzu oft das Gefühl, dass uns das nicht gelingt. Unvorhergesehene Aufgaben, nicht enden wollende Meetings und schon ist der Tag vorbei, ohne dass man die Aufgaben geschafft hat, die man erledigen wollte. Seien Sie ehrlich – geht Ihnen das nicht auch so? Methoden gibt es viele, um sich besser zu organisieren und sein Selbstmanagement zu verbessern. Haben Sie schon von der ALPEN-Methode gehört? Wir stellen Ihnen diese Vorgehensweise genauer vor.

Mit der ALPEN-Methode versetzen Sie Berge

Auch wenn man sich dieses Hilfsmittel aufgrund seines Namens gut merken kann, die ALPEN-Methode hat eigentlich nichts mit dem gleichnamigen größten und höchsten Gebirge Europas zu tun. Warum „eigentlich“, fragen Sie sich jetzt sicher? Weil die Methode zwar nichts mit den Alpen zu tun hat, aber bei richtiger Anwendung durchaus Berge versetzen kann – Berge in Form von Zeitfressern. Sie hilft Ihnen also dabei, das scheinbar Unmögliche möglich zu machen und unnötig lange Meetings oder unwichtige Aufgaben, denen wir viel zu viel von unserer kostbaren Zeit widmen, zu eliminieren.

Entwickelt wurde die ALPEN-Methode von Lothar Seiwert, einem Experten für Zeitmanagement oder besser Lebenszeitmanagement. Da sich die Zeit selbst leider nicht managen lässt, sondern man nur dafür sorgen kann, diese effektiv zu nutzen, geht es genauer gesagt darum, sein Selbstmanagement zu verbessern. Das Akronym ALPEN steht daher für die folgenden Begriffe und Schritte:

SanduhrAufgaben notieren

Länge abschätzen

Pufferzeit einplanen

Entscheidungen treffen

Nachkontrolle durchführen

Das Ziel ist es, zu Beginn eines Tages in nur wenigen Minuten alle anstehenden Aufgaben in einem schriftlichen Zeitplan festzuhalten und zu organisieren. Wir erklären, wie das aussehen sollte.

5 Schritte, mit denen Sie Ihre Zeit besser organisieren

A

Aufgaben notieren:

Denken Sie zu Beginn Ihres Arbeitstages nach: Welche Aufgaben sind zu erledigen? Schreiben Sie wirklich alles auf, ob es sich um Routine-Tätigkeiten handelt, wichtige Meetings, die Organisation von Geschäftsreisen oder die Arbeit am aktuellen Projekt.

Vergessen Sie nicht die Aufgaben, die man bei so einer Aufzählung gerne unterschlägt, weil sie „so nebenbei“ erfolgen. Gemeint sind zum Beispiel die Beantwortung von Anrufen oder E-Mails. Auch diese To Dos gehören auf die Liste – nur so können Sie sich vor Augen führen, wie viel Zeit Sie für diese Tätigkeiten aufwenden. Lassen Sie nichts aus!

L

Länge abschätzen:

Gehen Sie Ihre To Do-Liste von oben nach unten durch. Notieren Sie neben jeder Aufgabe den von Ihnen erwarteten Zeitaufwand, den Sie aufbringen müssen. Auch wenn es sich um Schätzungen handelt, können Sie diese aufgrund Ihrer Erfahrungen sicherlich recht genau treffen und sehen, wo Ihre heutigen Schwerpunkte liegen. Vereinfacht gesagt: Welche Aufgabe wird die meiste Zeit in Anspruch nehmen?

Schauen Sie auch auf die Summe der Zeiten. Erscheint es realistisch, dass Sie alle Aufgaben schaffen werden? Gehen Sie noch einen Schritt weiter und legen Sie Zeitlimits fest, an die Sie sich halten möchten. Zeitfresser wie das Checken von E-Mails können Sie damit beschränken.

Zeitaufwand, Dauer, Länge

P

Pufferzeit einplanen:

Genau wie Sie einige Aufgaben zeitlich beschränken können, wissen Sie auch, wo Sie eher noch Puffer einplanen müssen. Ein Meeting mit dem Vorgesetzten ist zum Beispiel wichtig und kann auch mal länger dauern. Überlegen Sie also, für welche Aufgaben Sie mehr Zeit benötigen.

Da nicht alles vorhersehbar ist, sollten Sie auch Zeitpuffer für Verzögerungen einplanen. Die Faustregel lautet: Planen Sie 60 Prozent Ihrer Zeit für Aufgaben ein, die restlichen 40 Prozent dienen als Puffer. Sie werden sehen, dass der Puffer am Ende schnell aufgebraucht ist.

E

Entscheidungen treffen:

Nun folgt der wichtigste Schritt der ALPEN-Methode: Welche Aufgaben sind wichtig, welche eher weniger? Sie müssen Prioritäten setzen und entscheiden, was Sie heute erledigen müssen und was Sie delegieren, auf andere Tage verschieben oder streichen können. Rufen Sie sich die Eisenhower-Methode ins Gedächtnis und bewerten Sie alle Aufgaben:

Wichtig / Dringend:

Kümmern Sie sich heute um die Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind. Diese haben oberste Priorität und sollten von Ihnen selbst erledigt werden.

Unwichtig / Dringend:

Delegieren Sie Aufgaben, die zwar dringend aber nicht besonders wichtig sind, an Ihre Mitarbeiter oder andere Kollegen.
 

Wichtig / Nicht dringend:

Versuchen Sie wichtige, aber nicht dringende Aufgaben zu vertagen. Wenn das nicht geht, stellen Sie diese zumindest hinten an.

Unwichtig / Nicht dringend:

Streichen Sie alle Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Damit sollten Sie Ihre Zeit nicht verschwenden.
 

N

Nachkontrolle durchführen:

Wenn Sie Ihren Tag den wichtigen und dringenden Aufgaben gewidmet, unwichtige Aufgaben an Mitarbeiter delegiert oder gestrichen haben, können Sie am Ende Bilanz ziehen. Konnten Sie die priorisierten Aufgaben erledigen? Wenn nicht, was hat Sie abgehalten? War das Pensum noch zu groß? Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, den nächsten Tag noch genauer zu planen und mutiger zu entscheiden, was wichtig ist.

Fragen Sie sich auch, ob der geschätzte Zeitaufwand zutreffend war oder Sie unter Zeitdruck standen, weil schon die nächste Aufgabe gewartet hat. Prüfen Sie zudem Ihre Pufferzeiten. Haben diese ausgereicht? Auch diese können Sie für den nächsten Tag genauer definieren. Geben Sie daher nach einem Tag mit der ALPEN-Methode noch nicht auf. Der erste Tagesplan wird optimierungsbedürftig sein. Mit der Zeit werden Sie aber genauere Pläne aufstellen und Ihr Selbstmanagement auf eine neue Stufe heben:

Mehr Effektivität und Produktivität im Arbeitsalltag ist das Ergebnis.

So sehen die Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode aus

Vorteile:

  • Sie verschaffen sich einen Überblick durch die Visualisierung der Aufgaben
  • Sie werden produktiver, indem Sie sich Zeitlimits oder Deadlines setzen
  • Sie geraten durch Puffer nicht in Stress, sondern haben Zeit, um auf Unvorhergesehenes zu reagieren
  • Sie reduzieren Stress, da Sie vorab klar definieren, was Sie sich vornehmen

Nachteile:

  • Die Anwendung der ALPEN-Methode gestaltet sich schwierig, wenn Ihre Aufgaben von anderen abhängig sind
  • Interne und externe Termine können verhindern, dass Sie 40 Prozent Ihrer Zeit als Pufferzeit einplanen können
  • Sie können Gefahr laufen, geplante Puffer zu vergeuden, anstatt diese produktiv für Ihre Aufgaben zu nutzen

Fazit: Ist die ALPEN-Methode für Sie sinnvoll?

Die Voraussetzung dafür, dass die ALPEN-Methode bei Ihnen funktioniert, ist eine gute Organisation und Selbstdisziplin. Sind Sie ein Mensch, der sich selbst ungern organisiert oder Schwierigkeiten hat, sich an festgelegte Zeiten zu halten, wird Ihnen die ALPEN-Methode wenig helfen. Sind Sie aber ein Freund von guter Organisation, kann diese Technik für Sie ein wertvoller Unterstützer im Projektalltag sein und Ihnen beim Eliminieren von Zeitfressern und Stress helfen.

Beachten Sie aber auch, dass es von Ihrem Beruf abhängt, ob Sie die ALPEN-Methode einsetzen können. Nicht in jedem Berufsfeld können alle Aufgaben in 60 Prozent der Zeit eingeteilt und 40 Prozent als Puffer behalten werden. Vielleicht hilft Ihnen dann aber eine andere Methode.

Weitere Selbstmanagement-Methoden sind beispielsweise die Eisenhower-Methode, der SMART-Ansatz oder die ABC-Analyse.

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Martina Große Bley

Ich bin bei Management Circle Teamleiterin für das Content Marketing und unter anderem für die Themen-Blogs Soft Skills, Projektmanagement und Handel verantwortlich. Mit abwechslungsreichen Artikeln, Interviews und Gastbeiträgen unserer Referenten informiere ich Sie über die neusten Entwicklungen und gebe Ihnen Tipps, um die eigenen Kompetenzen verbessern zu können. Ich freue mich auf den Wissensaustausch mit Ihnen!

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