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Aktuelle Herausforderungen der Schichtplangestaltung

Aktuelle Herausforderungen Der Schichtplangestaltung

Vor allem zwei Trends führen dazu, dass die Anforderungen an die (Weiter‑)Ent­wick­lung von Schichtmodellen anspruchsvoller werden:

Jan Kutscher ist seit 2006 Partner bei der Arbeitszeitberatung Hermann Kutscher Weidinger in Berlin, der führenden deutschen Unternehmensberatung für betriebliche Arbeitszeitgestaltung und flexiblen Personaleinsatz. Jan Kutscher ist Spezialist für Arbeitszeitflexibilisierung, Personalbedarfsberechnung und Arbeitsorganisation. Der Diplom-Psychologe ist seit 1991 im Bereich Arbeitszeitberatung in verschiedenen Unternehmen und Beratungsengagements tätig. Jan Kutscher ist außerdem Autor und Herausgeber zahlreicher Veröffentlichungen und Bücher. Er hat bereits zahlreiche Seminare als Seminarleiter betreut sowie diverse Vorträge zu Personaleinsatzthemen gehalten.

Jan Kutscher

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Die Personalsituation verändert sich

Die zu besetzenden Arbeitsplatzgruppen werden oft kleiner und die Besetzungsanforderungen differenzierter, personelle Reserven können aus wirtschaftlichen Gründen nicht mehr in früher üblichen Umfängen vorgehalten werden. Dies hat unter anderem zur Folge, dass ehemals „passende“ Schichtsysteme häufig nicht mehr „rund laufen“ oder dass Vertretungseinsätze immer aufwändiger organisiert werden müssen.

Dass diese beiden Trends zeitgleich auftreten, macht die Sache nicht leichter.

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Der demografische Wandel verändert die Bedürfnisse der Belegschaften

Auf der anderen Seite gehen allgemeine gesellschaftliche Entwicklungen auch an den Schichtbetrieben nicht spurlos vorüber. Insbesondere höhere Altersdurchschnitte der Belegschaften und mit finanziellen Anreizen in Form von Zeitzuschlägen immer schwerer für Schichtarbeit zu begeisternde Nachwuchskräfte – all dies vor dem Hintergrund einer alters- und geschlechts­unabhängig zunehmenden Individualisierung (auch) von Arbeitszeit- und Freizeitinteressen – bereiten vielen Produktions- und Personalverantwortlichen Kopfzerbrechen.

Dass diese beiden Trends zeitgleich auftreten, macht die Sache nicht leichter. Dennoch besteht kein Grund zur Resignation. Denn auch im Schichtbetrieb lassen sich vielfältige Maßnahmen umsetzen, mit denen auf diese Entwicklungen reagiert werden kann. Es kommt hier allerdings weit mehr als bei Tagesarbeitsplätzen auf das arbeitszeitmethodische Know-How an. Einige Beispiele:

Häufige Irrtümer der modernen Schichtplangestaltung

Differenzierte Besetzungsanforderungen

Oft werden Nachtschichten oder Wochenendschichten einfach nur deshalb genauso stark besetzt wie die Früh- und Spätschichten unter der Woche, weil das praktizierte Schichtmodell es so vorgibt. Es ist jedoch methodisch möglich, nahezu jede Besetzungsstärkevariation darzustellen – so dass Schichtsysteme sowohl unter wirtschaftlichen als auch Mitarbeiteraspekten attraktiver gestaltet werden können.

Gelassenheit

Teilzeitarbeit und Wahlarbeitszeit

Bei vielen Schichtmitarbeitern führt bereits die Möglichkeit, ihre vertragliche Arbeitszeit geringfügig zu verändern, zu einer spürbaren Steigerung von Motivation und Zufriedenheit. Derlei „Schnupper-Teilzeit-“ oder „Mini-Sabbatical“-Angebote lassen sich auch im Schichtbetrieb zu Wahlarbeitszeitmodellen mit größeren Bandbreiten erweitern, ohne die Wirtschaftlichkeit zu beeinträchtigen.

Meditation

Es ist dabei oft erstaunlich, wie viele Schichtmitarbeiter kürzere persönliche Arbeitszeitdauern wählen – und so das im Vorfeld oftmals bemühte Argument, dass sich dies ja niemand leisten könne, widerlegen.

Verschiedene Arbeitszeitmuster und Schichttauschbörsen

Einer der vielleicht größten Irrtümer der Schichtplangestaltung besteht noch immer darin, dass davon ausgegangen wird, alle Arbeitszeitlagen seien für alle Mitarbeiter gleichermaßen attraktiv bzw. unbeliebt. Dabei existiert hier meist eine beträchtliche Bandbreite der persönlichen Präferenzen. Dies betrifft auch die Abfolge der Schichten.

Intuition und Meditation

So kann es in dem einen Betrieb günstig sein, den Mitarbeitern verschiedene Standard-Arbeitszeitmuster beispielsweise mit unterschiedlichen Nacht- oder Wochenendschichthäufigkeiten anzubieten. In einem anderen Betrieb kann sich demgegenüber vielleicht bereits das Einrichten einer einfachen Schichttauschbörse positiv auswirken.

Verlässlichkeit setzt Flexibilität voraus

Was zunächst widersprüchlich erscheint, ist eine der wichtigsten Erkenntnisse der Personaleinsatzsteuerung: Soll ein Schichtplan für die Mitarbeiter möglichst verlässlich sein, dann ist eine kurzfristige Reaktionsfähigkeit etwa bei ungeplantem Personalausfall umso wichtiger.

Unbequeme Führungsaufgaben meistern

Diesem „Flexi-Paradox“ kann zum Beispiel dadurch begegnet werden, dass ein Schichtplan „Dispophasen“ ausweist, in denen ggf. auch erst sehr kurzfristig mit einem Arbeitseinsatz zu rechnen ist, um den Mitarbeitern in der verbleibenden Zeit Planänderungen zu ersparen. Vielleicht ist es aber auch möglich, die betrieblichen Flexibilitätsanforderungen anderweitig zu bewältigen, beispielsweise durch erhöhte Einsatzflexibilität bei festen Schichtzeiten. Welcher „Flexi-Mix“ auch immer im konkreten Einzelfall am günstigsten sein mag: Ein systematisches Flexibilisierungskonzept ist erfahrungsgemäß Voraussetzung für die Erhöhung der Schichtplanverlässlichkeit.

Durch die Optimierung der Rahmenbedingungen zum Erfolgsmodell

Damit diese und ähnliche Bausteine zu einem Erfolgsmodell zusammengefügt werden können, müssen ein paar Rahmenbedingungen beachtet werden, die sich immer wieder als erfolgsentscheidend herausstellen:

Wie schon kurz erwähnt: Eine erfolgreiche Umsetzung von Innovationen im Schichtbetrieb hängt maßgeblich davon ab, dass das schichtplantechnische „Handwerkszeug“ beherrscht wird. Gerade hier steckt der Teufel meist im methodischen Detail – angefangen von der Entwicklung der schichtplantechnischen Basis bis zum praktischen Schichtarbeitsalltag. Vielfach erweist sich dabei eine stärkere Zentralisierung der Personaleinsatzplanung und ‑steu­e­rung – auch und gerade über Schichtteamgrenzen hinweg – als wesentliche Voraussetzung für deren Professionalisierung mit positiven Auswirkungen gleichermaßen auf Effizienzsteigerung und Mitarbeiterorientierung.

Eine erfolgreiche Umsetzung von Innovationen im Schichtbetrieb hängt maßgeblich davon ab, dass das schichtplantechnische „Handwerkszeug“ beherrscht wird. Gerade hier steckt der Teufel meist im methodischen Detail…

Auf individuelle Rechtsansprüche, die über die einschlägigen gesetzlichen Regularien hinausgehen, sollte im Zusammenhang mit Arbeitszeitgestaltungsangeboten verzichtet werden. Denn die Abstimmung eines Arbeitszeitwunsches mit den betrieblichen Anforderungen am konkreten Arbeitsplatz ist für eine gute Lösung im beiderseitigen Interesse essenziell. Ebenso sollte die Geschäftsführung den Führungskräften ihre Erwartung deutlich vermitteln, die Voraussetzungen in ihrem Verantwortungsbereich so zu gestalten, dass die Nutzung der angebotenen Optionen durch ihre Mitarbeiter gefördert wird.

Lean Management

Die betrieblichen Angebote zur körperlichen und seelischen Gesunderhaltung der Schichtmitarbeiter können in vielen Unternehmen noch erweitert werden. Das Unternehmen sollte dabei zugleich verdeutlichen, dass es auch von jedem seiner Angehörigen erwartet, einen eigenen Beitrag für seine Gesunderhaltung zu leisten und sich nicht „gehen zu lassen“. Denn die Gefahr ist groß, dass Schichtarbeiter ihre persönlichen physischen und psychischen Probleme vorschnell der Schichtarbeit als vermeintlicher Ursache zuschreiben – was die Problembeseitigung erschweren oder gar verschließen kann. Ein hoher Krankenstand beispielsweise ist nicht zwangsläufig eine Folge von Schichtarbeit, sondern hat i.d.R. vielfältige Ursachen. Und schließlich ist es für alle Beteiligten viel angenehmer, wenn Schichtplanänderungen durch krankheitsbedingt kurzfristige Vertretungseinsätze so selten wie möglich bewältigt werden müssen.

In diese Richtung zielt auch die transparente Kommunikation der kundenseitig vorgegebenen betrieblichen Anforderungen durch die Führungskräfte – bei gleichzeitiger realistischer Vermittlung der unternehmerischen Anstrengungen, die dadurch entstehenden Belastungen für die Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten. Wenn allerdings eine gewisse „Flexi-Mus­ku­la­tur“ für die Bewältigung der Kundenanforderungen unausweichlich ist, muss diese auch im Schichtbetrieb von allen Akteuren aufrechterhalten werden.

Christoph Erle

Mein Name ist Christoph Erle und ich betreue bei Management Circle die Blogs zu Personalwesen, Banken, Energiewirtschaft und Handelsmarken. Als langjähriger Freund des Netzes und Content-Marketing-Spezialist wollte ich mir die Chance nicht nehmen lassen, bei einem renommierten Veranstalter den Aufbau einer Online-Präsenz zu unterstützen. Ich hoffe, hier hilfreiche Inhalte für Sie bereitzustellen und Sie demnächst im Netz oder auf einer unserer Veranstaltungen anzutreffen.

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