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Agile Managementsysteme 2025

Agile Managementsysteme 2025

In vielen Unternehmen nimmt die Häufigkeit von Änderungen an der Aufbau- oder Ablauforganisation immer weiter zu. Damit einhergehend nimmt auch die Herausforderung zu, im Unternehmen eine zeitnahe und hinreichend detaillierte Managementsystem-Kommunikation sicherzustellen, um Reibungsverluste in der Organisation überschaubar zu halten. Warum eine Managementsystem-Dokumentation diese Aufgabe erfüllen könnte, beantwortet in diesem Gastbeitrag Dr. Carsten Behrens.

Dr. Carsten Behrens ist promovierter Experte für agile Managementsysteme und Geschäftsführer der Modell Aachen GmbH. Das Unternehmen ist eine 2009 gegründete Transfergesellschaft der RWTH Aachen und des Fraunhofer IPT. Mit 40 Mitarbeitern und über 380 namhaften Kunden ist sie mit der Lösung Q.wiki der führende Anbieter interaktiver Managementsysteme auf Basis der Wiki-Technologie.

Die Modell Aachen GmbH ist auf Interaktive Managementsysteme auf Basis der Wiki-Technologie spezialisiert. Bei diesen stehen der Best-Practice Ansatz, dezentrales Prozessmanagement und eine gestärkte Eigenverantwortung der Mitarbeiter im Vordergrund. Das Ergebnis der Zusammenarbeit ist eine stabile und dynamische Organisation, in welcher alle organisatorischen Erfahrungen genutzt werden und das Managementsystem Bestandteil des Alltags aller Mitarbeiter ist.

Logo Modell Aachen

Detaillierungsgrad von Dokumentationen wird reduziert, aber zu welchen Kosten?

In den letzten Jahren ist in vielen Unternehmen die Erkenntnis gewachsen, dass ein Aufrechterhalten einer detaillierten Managementsystem-Dokumentation nicht wirtschaftlich möglich ist. Zumindest nicht mit den bisherigen Prämissen. So wurde der Detaillierungsgrad von Managementsystem-Dokumentation in den vergangenen Jahren eher reduziert, um dem Aktualisierungsaufwand auf dokumentarischer Seite Herr zu werden. Prozesse und Vorgaben werden daher in vielen Unternehmen lediglich grob beschrieben und Prozesse – im Idealfall – mittels Prozess-Turtles (Kennzahlen, Ressourcen, Personen, Risiken, Input/Output) gesteuert. Zertifizierungen und auch Prozesssteuerung sind auf diesem Wege möglich. Die Detail-Ausgestaltung der täglichen Abläufe wird möglichst der Expertise der ausführenden Mitarbeiter überlassen. Es wird darauf gehofft, dass sich die Details „von alleine“ organisieren und einschwingen.

Detailklärung in der Zusammenarbeit ungesichert

Eine konzeptionelle Lücke wird dabei immer größer: Wie findet die Detailklärung der Zusammenarbeit statt? Managementsystem-Beauftragte zucken da häufig konzeptionell mit den Schultern und verweisen auf die Ausbildung der Beteiligten oder auf die Kommunikationsstärke der Kollegen. Tatsächlich übernehmen andere Tools, Disziplinen und Personen zunehmend die Antwort auf diese Frage. Mündliche Absprachen, Emails und immer mehr Chats übernehmen die Aufgabe von Fall zu Fall Details der Zusammenarbeit zu klären – ohne zentrale Datenhaltung, ohne Prüfinstanz, ohne Strukturierung der Inhalte. Zwischenzeitlich wurden auch ungemanagte Wikis für diesen Einsatz verwendet oder Wissensmanager organisatorisch eingesetzt, verloren jedoch schnell wieder an Bedeutung.

Symptome dieser Lücke werden sichtbar, wenn die normale Kommunikation der Kollegen durch vermehrt auftretende oder größere Änderungen überbeansprucht wird. Die Kompensation durch Kultur und Kommunikation versagt: Größere Change Projekte, Softwareeinführungsprojekte, gesetzliche Änderungen etc. stellen die Organisation auf die Probe und zeigen ihre Fähigkeit (beziehungsweise ihr Versagen), Managementsystem-Kommunikation wirksam zu betreiben. Und diese Änderungen werden zunehmend zum Tagesgeschäft.

Die Lösung: kollaborative Dokumentation

Ein probater Ansatz ist es, Managementsystem-Dokumentation unter Einsatz moderner Technologien möglichst leichtgewichtig, barrierefrei und kollaborativ auszugestalten und alle Mitarbeiter bei der Dokumentation einzubinden. Die Managementsystem-Dokumentation wandelt sich dabei zur Managementsystem-Kommunikation. Gemanagte Wikis mit integrierter Prozessmodellierungsfunktion sowie Freigabeworkflow sind hier eine zeitgemäße Lösung.

Prämissen müssen sein:

  • Lernen des Werkzeuges in maximal 5 Minuten
  • Einbringen inhaltlicher Änderungen durch beliebige Mitarbeiter in maximal 5 Minuten
  • dezentrale Gestaltung bei zentraler und strukturierter Datenhaltung und Freigabe

Moderne Social Media Technologien (zum Beispiel Wikis) ermöglichen eine drastische Reduktion des Aufwandes digitaler Kommunikation und machen Managementsystem-Kommunikation mit hohem Detaillierungsgrad trotz hoher Änderungsfrequenz wirtschaftlich. Der Effekt liegt bei einer drastischen Reduktion von Such- und Rückfragezeiten, einer Verbesserung der Prozessqualität sowie einer drastischen Beschleunigung von Change-, Software- und Digitalisierungsprojekten.

In einem Webinar am 17. Januar 2019 erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe der Wiki-Technologie den Aufwand für Ihr QM-System drastisch reduzieren können:

Webinar: Agile Managementsysteme

Vielen Unternehmen fällt es schwer, QM-Systeme wirklich zum Leben zu erwecken. Akzeptanz und Beteiligung sind gering, Inhalte rücken nur zu Audits in den Fokus, Managementsystem und Realität stellen Parallelwelten dar. Mit 10 bis 100 lesenden Zugriffen pro Mitarbeiter pro Monat führt der Ansatz agiler Managementsysteme nachweislich zu den gelebtesten und akzeptiertesten Managementsystemen im Markt. Erfahren Sie mehr in diesem Webinar mit Dr. Carsten Behrens!

Silke Ritter

Mit sehenswerten Videos möchte ich Ihnen Tipps für Ihren (Berufs-)alltag geben und unsere Referenten vorstellen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und Themenvorschläge!

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