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Agieren statt reagieren: So kriegen Sie die E-Mail-Flut in den Griff [Video]

Agieren Statt Reagieren: So Kriegen Sie Die E-Mail-Flut In Den Griff [Video]

In einer digitalen Welt wird alles schneller, auch die Kommunikation. Von WhatsApp und Co. sind wir es gewohnt, dass schnelle Antworten gewünscht und erwartet werden. Doch ist diese schnelle Art der Kommunikation auch gut für Ihren Workflow? Christa Beckers gibt im Video Tipps für den Umgang mit Outlook und zeigt, wie Sie Ihren Workflow verbessern können.

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https://www.youtube-nocookie.com/watch?v=cotoCpLBqc8

Weniger Stress mit diesen Outlook-Tipps

1

Stellen Sie die Desktop-Benachrichtigungen aus

Die E-Mail ist immer noch das beliebteste Kommunikationsmittel im Office. Doch kaum ein anderes Medium lenkt uns so sehr ab wie die E-Mail. Schnell einmal schauen, wer geschrieben hat oder noch schnell auf eine kurze Anfrage antworten. Klingt nach einer kurzen Ablenkung, die keine Auswirkung auf unser Tagesgeschäft hat. Aber da täuschen Sie sich! Das bloße Auftauchen der Desktop-Benachrichtigung am Bildschirmrand lenkt uns von der Arbeit ab und behindert einen guten Workflow. Schalten Sie daher die Benachrichtigungen aus und nehmen Sie sich bestimmte Zeiten vor, an denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten.

Wenn Ihr Chef dringend noch etwas von Ihnen benötigt, weil er beispielsweise in einer Sitzung ist, können Sie in Outlook eine Ausnahmeregel einstellen. Sodass nur beim Eingang einer E-Mail von Ihrem Chef eine Benachrichtigung am Bildschirmrand angezeigt wird.

2

Halten Sie Ihren Posteingang leer

Richten Sie sich E-Mail-Organisationszeiten ein und bearbeiten Sie nicht jede E-Mail genau dann, wenn sie ankommt. Dabei gibt es keine allgemeingültige Lösung. Schauen Sie selbst, wie viele E-Mails Sie erhalten und wie viel Zeit Sie benötigen, um diese zu bearbeiten, um den Ordner Posteingang leer zu halten. Verabschieden Sie sich auch von dem Gedanken, dass das Bearbeiten der Nachrichten mal kurz nebenbei geht. E-Mail-Organisation benötigt Zeit. Aber wenn Sie sich diese Zeit nehmen und sich selbst und Ihre Nachrichten effizient organisieren, haben Sie mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben. So können Sie sich beispielsweise weiterbilden, sich fit für die Digitalisierung machen und sich zur Assistenz 4.0 transformieren.

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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