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Administratives Wertstromdesign: Effizienz und weniger Verschwendung

Administratives Wertstromdesign: Effizienz Und Weniger Verschwendung

In indirekten Unternehmensbereichen gibt es viel Potenzial, was die Reduktion von Verschwendung angeht. Die Einführung von Lean Management bietet dahingehend gute Möglichkeiten, aber Sie können noch mehr tun. Oliver Schöllhammer und Malte Volkwein erläutern in diesem Gastbeitrag, woher die Verschwendung kommt und welche Einsparungen sich durch administratives Wertstromdesign für Ihr Unternehmen realisieren lassen.

Oliver Schöllhammer ist seit 2001 beim Fraunhofer Institut für Produktionstechnik und Automatisierung in Stuttgart tätig und leitet dort die Abteilung „Unternehmensstrategie und -entwicklung“. In zahlreichen Industrieprojekten im Maschinen- und Anlagenbau, Konsumgüterindustrie, Schiffbau und der Kosmetikbranche hat er seine Erfahrungen als Berater der Geschäftsführung einbringen können. Seine Arbeitsgebiete umfassen neben dem Lean Management in Produktion und Administration, die Strategie- und Organisationsentwicklung sowie die Geschäftsmodellinnovation und Transformation im Kontext Digitalisierung.

Malte Volkwein arbeitet seit 2016 am Fraunhofer Institut für Produktionstechnik und Automatisierung und leitet dort die Fachgruppe „Organisations- und Prozessinnovation“. Im Fokus seiner Tätigkeit stehen die Entwicklung und Anwendung von Methoden und digitalen Tools zur Prozessverbesserung. Darüber hinaus entwickelt er in zahlreichen Projekten Digitalisierungskonzepte für produzierende Unternehmen und begleitet das Management bei der Erarbeitung von Digitalisierungsstrategien.

Administrative Prozesse werden immer wichtiger

Lean im ProjektmanagementIndirekte Unternehmensbereiche stehen heute vermehrt im Fokus von Maßnahmen zur Effizienzsteigerung. Einerseits ist durch steigende Kundenanforderungen und das Anbieten kundenindividueller Produkte die Prozesskomplexität in den indirekten Bereichen deutlich gestiegen [1]. Die Bedeutung der Administration für den Kundenwertschöpfungsprozess steigt damit an. Andererseits zeigen Studien, dass in den indirekten Bereichen eines Unternehmens ein hoher Anteil an verschwenderischen Tätigkeiten vorliegt, der die Prozesskosten in die Höhe treibt. So hat zum Beispiel das Fraunhofer IPA im Jahr 2010 in einer Studie einen Verschwendungsanteil von etwa 27 Prozent nachgewiesen [2]. Auch neun Jahre nach dieser Studie hat dies aus der Praxiserfahrung heraus immer noch Gültigkeit.

Lean Management trägt bereits erfolgreich zur Vermeidung von Verschwendung bei

PDCA, Continuous ImprovementZur Verbesserung von Prozessen wurde im Themenfeld des Lean Managements ein umfassendes Portfolio an Methoden entwickelt und in zahlreichen Unternehmen weltweit zur Anwendung gebracht. Beispiele hierfür sind das Ableiten von Verbesserungspotenzialen durch Prozess-Mappings oder Prozess-Struktur-Matrizen [3, 4]. Die genannten Methoden geben Ihnen eine gute Transparenz über die betrachteten Prozesse und sind vergleichsweise schnell und einfach anwendbar. Sie geben jedoch lediglich einen qualitativen Überblick über die Prozessgestaltung und die darin liegenden Verbesserungspotenziale. Erfahrungsgemäß sind die Möglichkeiten dieser Methoden bei der Prozessverbesserung entsprechend begrenzt. Soll darüber hinaus auch die quantitative Leistungsfähigkeit eines Prozesses betrachtet und verbessert werden, bietet sich das administrative Wertstromdesign als sehr zielgerichtete und wirksame Methode an [5].

Das Ziel des administrativen Wertstromdesigns ist eine Verbesserung des Prozessflusses und damit eine Steigerung der Wertschöpfungseffizienz.

 

 

Im Fokus steht nicht die Optimierung einzelner Prozessschritte, sondern die Verbesserung der Gesamtprozessleistung.

Dazu werden zunächst in einem fest strukturierten Ablauf alle relevanten Schritte des betrachteten Prozesses aufgenommen.
Zusätzlich werden in einem weiteren Schritt wichtige Kennzahlen ermittelt. Hierzu zählen unter anderem der quantitative Kundenbedarf, die Bearbeitungszeiten bei den einzelnen Prozessschritten und die Trefferraten.

Daraus können Sie Prozessdurchlaufzeit sowie den Prozess- und Kundentakt ermitteln. Diese Kennzahlen geben Ihnen Aufschluss über die Leistungsfähigkeit des Prozesses und ermöglichen das Aufspüren von Fehlerquellen oder Kapazitätsüberschüssen. [5]

Verschwendende Tätigkeiten können eliminiert werden

Lean ManagementIst die Aufnahme des IST-Prozesses inklusive aller relevanten Kennzahlen abgeschlossen, folgt die ebenso strukturierte Ableitung des verbesserten und realistisch kurzfristig zu erreichenden SOLL-Prozesses. Dazu werden alle Prozessschritte zunächst nach der Art der Tätigkeiten in die Kategorien „wertschöpfend“, „organisatorisch“ und „verschwendend“ eingeordnet. Verschwendende Tätigkeiten, die aus der Sicht des Kunden keinen Mehrwert generieren, können Sie direkt eliminieren. Anschließend werden die verbleibenden Prozessschritte so geordnet, dass ein möglichst kontinuierlicher Fluss im Prozess entsteht.

Lange Wartezeiten zwischen einzelnen Bearbeitungsschritten werden damit vermieden, wodurch die Prozessdurchlaufzeit insgesamt sinkt. Zum Schluss werden erforderliche Verbesserungen innerhalb der Prozessschritte abgeleitet und der gesamte Prozess optimal auf wechselnde Kundenbedürfnisse abgestimmt.

Insgesamt zeichnet sich das administrative Wertstromdesign als gut wirksame Methode zur Verbesserung von Prozessen in indirekten Unternehmensbereichen aus.

 

 

Lean ManagementDurch die klare Strukturierung können auch unerfahrene Mitarbeiter ihren Einsatz schnell lernen und die Methode in ihrer Organisation anwenden. [5] Damit das administrative Wertstromdesign von Mitarbeitern erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen Sie unserer Erfahrung nach einige wichtige Punkte beachten. Dazu zählen:

Genaue Abgrenzung der Ablauffamilie
„Mitnehmen“ aller beteiligten Abteilungen und Funktionen
Sicherheit in der Anwendung unterstützender Lean Management Methoden, zum Beispiel der Tätigkeitsstrukturanalyse

Prozessoptimierung in administrativen Bereichen

Diese und weitere Erfolgsfaktoren beim administrativen Wertstromdesign können Sie in unserem Seminar Lean in indirekten Unternehmensbereichen kennenlernen. Dazu erhalten Sie die Möglichkeit, die Methode selbst einmal von der Planung bis zur Durchführung auszuprobieren. Sie erhalten hilfreiche Tipps, was Sie im Umgang mit der Methode beachten sollten. Außerdem bekommen Sie in unserem Seminar einen Ausblick darauf, wie digitale Tools in Zukunft das administrative Wertstromdesign unterstützen und die Anwendung der Methode noch schneller und effizienter gestalten können. Unter anderem lernen Sie ein Beispiel kennen, das zeigt, wie organisatorische Routineaufgaben in einem typischen Dokumentationsprozess mit Hilfe von einfachen Programmcodes automatisiert und der Fokus der Mitarbeiter damit auf wertschöpfende Tätigkeiten verlagert werden können.
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Quellen

[1] Huber, Sebastian: Informationsintegration in dynamischen Unternehmensnetzwerken; Architektur, Methode und Anwendung; S. 12ff.; Springer Gabler; Wiesbaden 2014; ISBN 978-3-658-07748-8
[2] Westkämper, Engelbert; Sihn, Wilfried; Schneider, Ralph; Schöllhammer, Oliver; Meizer, Felix; Lingitz, Lukas: Lean Office 2010. Erfolgsfaktoren der Lean-Implementierung in indirekten Unternehmensbereichen; Fraunhofer Verlag, Stuttgart 2011; ISBN: 978-3-8396-0271-3
[3] Scholz, Andreas: Die Lean-Methode im Krankenhaus; Die eigenen Reserven erkennen und heben (2. Auflage); S. 165 ff.; Springer Fachmedien; Wiesbaden 2016; ISBN 978-3-658-08737-1
[4] Ophey, Lothar: Entwicklungsmanagement; Methoden in der Produktentwicklung; S. 51 ff.; Springer-Verlag Berlin Heidelberg; Berlin 2005; ISBN 978-3-540-26794-2
[5] Wittenstein, Anna-Katharina; Opitz, Michael; Schöllhammer, Oliver; Wesoly, Michael: Wertstromdesign – Schlanke Prozesse in der Administration; Ein Leitfaden vom Ist- zum Soll-Prozess im administrativen Bereich; Fraunhofer IRB Verlag, Stuttgart 2006; ISBN 978-3-8167-7142-5

Claudia Blum

Bei Management Circle bin ich für die Personal-, Produktions- und Soft Skills-Themen zuständig. Ich betreue außerdem den Blog zu den Iran-Veranstaltungen. In diesen Portalen informiere ich Sie stets über alle Trends und Entwicklungen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und einen guten Wissensaustausch.

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