Um Arbeitsprozesse zu standardisieren etablieren viele Unternehmen im Rahmen von Lean Management als erstes die 5 S-Methode. Es handelt sich dabei um eine recht schnell verständliche und einfache Art der Arbeitsorganisation, bei der ein Ablauf in 5 Schritte unterteilt wird. Nicht wertschöpfende Tätigkeiten, die zu Verschwendung führen, werden dabei minimiert und die Effizienz steigt. Das oberste Ziel sind Ordnung und Sauberkeit, woraus unmittelbar die nächste Ebene – Sicherheit – entsteht.
Sortieren
Es sollten nur die Materialien bereit liegen, die für den Arbeitsprozess gebraucht werden. Der Rest wird aussortiert.
Systematisieren
Die Anordnung sollte fortwährenden Bestand haben, so wird langfristig ein Lerneffekt erzielt. Eine Unterstützung können optische Hilfsmittel sein, z. B. Tafeln und Übersichtspläne. Sind die Fächer der Materialien beschriftet? Welche Teile werden häufiger gebraucht als andere? Diese sollten näher am Arbeitsplatz befinden, als selten benutzte.
Säubern
Wartungsintervalle lassen sich vergrößern, wenn die Maschinen und Arbeitsgeräte gepflegt und sauber gehalten werden. Außerdem können Beschädigungen frühzeitig identifiziert werden und schneller ausgebessert werden.
Standardisieren
Werden diese Schritte für alle Abteilungen und für unterschiedliche Arbeitsschritte zum Standard macht, so können sich verschiedene Mitarbeiter an allen Positionen im Unternehmen schneller zu Recht finden. Jeder weiß, wo er welche Teile findet. Als gute Unterstützung dienen dabei Formulare und Checklisten und auch Fotos und verständliche Ablaufpläne.
Dieser Schritt ist wahrscheinlich der schwierigste: Wenn man sich nicht an die vorher festgelegten Standards hält, ist es umso schwieriger, Verschwendung zu vermeiden. Hier wird wieder die Grundvoraussetzung von Lean deutlich: Die Kultur muss gelebt werden, denn wenn Teile des Systems nicht mitspielen, ist Verschwendung die logische Konsequenz. Alle Mitarbeiter müssen von der Strategie überzeugt sein und sich an die Vorgaben halten. Solche Abweichungen müssen erkannt und verbessert werden. Durch regelmäßige Kontrollen kann die Einhaltung gewährleistet werden und eine Verbesserung wird erreicht. Die 5S-Methode ist also ein stetiger Kreislauf.
Die 5S Methode kann auf jeden beliebigen Prozess angewendet werden, auch außerhalb des Produktionsumfeldes: Sie möchten ein Essen für Ihre Freunde kochen. Zunächst sollten Sie sich in Ihrer Küche von allem unnötigen Arbeitsmaterial trennen, das nicht in die Küche gehört. Nur so behalten Sie wirklich den Überblick. Dann gelingt es, alle Zutaten, die Sie für Ihr Essen brauchen, zurechtlegen. Dazu gehören nicht nur die Lebensmittel, auch die Küchengeräte und Werkzeuge. Sind die Kartoffeln geschält? Dann bitte: die Schale in den Müll und den Sparschäler direkt in die Spülmaschine. Achtung – nicht von den Kindern ablenken lassen! Selbstdisziplin ist gefragt… Der Pfannenwender kommt immer wieder zurück in die gleiche Schublade, damit keine überflüssigen Suchzeiten anfallen.
Sie haben natürlich an alles gedacht: Beschriften Sie den Zucker und das Salz – So vermeiden Sie eine peinliche Überraschung bei Ihrem perfekten Dinner. Und das gibt? Genau – Sicherheit! Kein Blutbad mit dem Gurkenhobel, keine Nervenzusammenbrüche, weil die Milch übergekocht ist. Und auch Ihre Mitbewohner werden sich in der Küche leicht orientieren können, da alles standardisiert ist.
Aber zurück zur Produktion…
Lean ist ein ganzheitliches Modell. Die 5S Methode zu etablieren ist zwar ein guter Schritt in die richtige Richtung, für echte Lean-Erfolge muss aber das ganze Unternehmen umdenken und die Kulturveränderung leben.
Es reicht also nicht aus, ein paar Arbeitsplätze und Abläufe umzustrukturieren, sondern es muss ein Umdenken in den Köpfen aller Mitarbeiter stattfinden.
Ordnung und Sauberkeit sind Prinzipien, die nicht jedem Mitarbeiter gleichermaßen sinnvoll erscheinen. Dazu kommt, dass es sich um eine sehr individuelle Empfindung handelt, ob etwas ordentlich und aufgeräumt ist, oder nicht. Das lässt sich auch bei erwachsenen Menschen nicht mehr „anerziehen“ und ist oft eine Frage der Persönlichkeit. Daher sind Prozesskontrolle und die Standardisierung von großer Bedeutung. Vorgesetzte müssen eine Vorbildfunktion einnehmen und alle Mitarbeiter von den Vorteilen und dem Nutzen überzeugen, damit das Prinzip funktionieren kann. Dabei sollte vermieden werden, dass Menschen sich kontrolliert fühlen und die Maßnahmen als „bürokratisch“ wahrnehmen. Umso wichtiger ist es, die Mitarbeiter vorher auf die Missstände aufmerksam zu machen und zu sensibilisieren, damit sie den Sinn hinter den Maßnahmen verstehen und sich nicht bevormundet fühlen. Die Einführung von Anreizsystemen bei der Einhaltung von Standards, z. B. mittels Boni oder Prämien, können die Zuverlässigkeit stärken.
Gut etabliert, führt die 5S Methode sicher zu einer gesteigerten Arbeitsplatz-Effizienz, Produktivität und besserer Produktqualität, was wiederum eine hohe Kundenzufriedenheit zur Folge hat.
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