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5 Schritte zur perfekten To-do-Liste – kostenlose Vorlagen zum Download

5 Schritte Zur Perfekten To-do-Liste – Kostenlose Vorlagen Zum Download

Ein Tisch voller Arbeit, ständig kommen neue To-dos hinzu und Sie wissen nicht mehr wo Ihnen der Kopf steht? Wenn Sie diese Situation kennen, heißt Ihr Problem fehlerhaftes Zeit- und Aufgabenmanagement – doch damit ist jetzt Schluss!

Auf unseren Blogs haben wir Ihnen schon einige Methoden zur Verbesserung des Selbst- und Zeitmanagements vorgestellt, wie zum Beispiel die Getting Things Done Methode oder die SMART-Methode.

Mit unseren 5 Schritten zur perfekten To-do-Liste werden Sie jetzt lernen, Ihre Aufgaben richtig zu priorisieren und alle To-dos am Ende das Tages abgearbeitet zu haben – klingt nach einem großartigen Gefühl, oder?

Legen Sie eine Aufgaben-Sammlung an – Klebezettel ade!

Die Aufgaben-Liste dient dazu, To-dos aufzuschreiben, die Ihnen im Laufe des Tages in den Kopf kommen – das können ganz banale Dinge wie „Blumen gießen“ sein oder Dinge, die Sie in den kommenden Tagen erledigen müssen, da sie an eine Deadline gebunden sind. Die Aufgaben-Sammlung ersetzt die kleinen Klebezettel, die sonst auf Ihrem Schreibtisch Chaos verursachen würden. Das Gute daran: Sie haben die Aufgaben an einem Platz gesammelt aufgeschrieben und Ihr Kopf ist frei, um die anstehenden To-dos zu erledigen. Hierbei geht es noch nicht darum zu entscheiden, wie wichtig eine Aufgabe ist. Vielmehr sollen alle To-dos zentral gesammelt werden, um sie anschließend kategorisieren zu können.

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Prioritäten setzen ist nichts Neues für diejenigen, die sich bereits mit Zeit- und Selbstmanagement auseinandergesetzt haben. Es ist jedoch essenziell für das Erreichen einer komplett abgehakten To-do-Liste!

Dabei gehen Sie wie folgt vor:

  • Priorität +++: Legen Sie ein bis drei To-dos aus Ihrer Aufgaben-Sammlung fest, die höchste Priorität haben und heute erledigt werden müssen! Diese schreiben Sie ganz oben, am besten in einer anderen Farbe oder in ein extra Feld, auf Ihre To-do-Liste und versehen Sie mit der Priorität +++. Wenn es Ihnen schwer fällt zu entscheiden, welche Aufgaben Sie als sehr wichtig erachten, kann Ihnen eine Frage helfen:

„Welches To-do hat die größte (positive) Auswirkung auf meinen Tag?“

Damit soll beantwortet werden, welche Aufgabe Ihnen zum Beispiel das beste Gefühl gibt, wenn Sie sie erledigt haben oder was Sie erledigen müssen, um mit einem anderen To-do fortfahren zu können.

Das können auch Aufgaben sein, die einem sehr unangenehm sind und gerne aufgeschoben werden. Erledigen Sie unliebsame Aufgaben zuerst, bekommen Sie ein positives Gefühl und sind motivierter die restlichen Aufgaben auch noch zu erledigen – das Schlimmste haben Sie ja schon geschafft.

Wichtig: Seien Sie dabei realistisch! Es kann demotivierend sein, wenn Sie sich zu viele, zu umfangreiche Dinge vornehmen und Sie diese dann nicht abhaken können.

  • Priorität ++: Anschließend entscheiden Sie, welche To-dos wichtig sind aber schnell erledigt werden können. Faustregel ist hier: Alles was nicht länger als 30 Minuten benötigt, sollte direkt erledigt werden. Diese werden mit Priorität ++ versehen.
  • Priorität +: Darauf folgen Aufgaben, für die Sie etwas länger Zeit haben oder die Sie mit etwas Schönem verbinden können – zum Beispiel einen Tisch im Restaurant reservieren.

Spezifizieren Sie Ihre Aufgaben

Es gibt kaum etwas schlimmeres, als eine To-do-Liste mit nur drei Punkten, die aber sehr zeitintensiv sind, wie zum Beispiel „Präsentation erstellen“. Um diese Aufgabe zu erledigen, gehören viele kleine Schritte dazu – schreiben Sie diese auch auf!

+ Präsentation erstellen

+ Recherche

+ Infos ordnen

+ Agenda erstellen

+ …

Sie merken: Aus einer großen Aufgabe werden viele kleine, die sich schneller abarbeiten und somit auch abhaken lassen. Das gibt Ihnen ein gutes Gefühl und Motivation.

Zeitangaben sind das A und O!

Viele Menschen schreiben sich zwar To-do-Listen und priorisieren diese, jedoch fehlt ihnen eine Einschätzung der Zeit. Das Problem daran: Aufgaben, die zwar schnell erledigt werden können aber unwichtig sind, werden zuerst abgearbeitet. Für die Dinge, die längere Zeit in Anspruch nehmen aber wichtiger sind, werden so nach hinten verschoben – man verschätzt sich mit der Zeit.

Um dem vorzubeugen sollten Sie hinter jedes To-do auch die Zeit schreiben, die Sie dafür benötigen. Planen Sie hierbei einen Puffer ein, lassen Sie sich jedoch auch nicht zu viel Zeit.

Unerledigte To-dos haben keine Chance

Natürlich sollte das möglichst nicht vorkommen aber wenn Sie doch mal Aufgaben haben, die Sie am Tag nicht erledigen konnten (oder bewusst vor sich hergeschoben haben), werden diese am nächsten Arbeitstag eine Priorität höher gesetzt. So haben Sie nicht nur im Kopf, dass Sie etwas erledigen müssen sondern auch visuell vor Augen – der innere Druck wird erhöht.

So könnte Ihre perfekte To-do-Liste aussehen:

To-do-Liste                                                                                ___________     01.01.2019 

+++ Meeting vorbereiten – 1 Std.

– Einladung verschicken – 15 Min.

– Unterlagen sammeln – 30 Min.

– Catering bestellen – 15 Min.

+++ Präsentation für Meeting erstellen – 3 Std.

– Recherche / nötige Infos sammeln – 2 Std.

– Infos ordnen – 30 Min.

– Agenda erstellen – 30 Min.

++ Flug Geschäftsreise buchen – 30 Min.

++ Absatz-Liste per Mail verschicken – 10 Min.

++ Telefonat Frau Müller bzgl. Sommerfest – 20 Min.

+ Blumen gießen – 5 Min.

+ Post – 5 Min.

Haken Sie es ab: Ihre To-do-Liste ist leer

Das Gefühl einer komplett abgehakten To-do-Liste liebt doch jeder, oder? Um dieses Gefühl auch zu garantieren, haben wir Ihnen 3 kostenlose To-do-Listen Vorlagen zum Download bereitgestellt, mit denen Sie sicherlich alles erreichen, was Sie sich vornehmen. Ganz einfach digital ausfüllen und Papier sparen oder klassisch ausdrucken und händisch abhaken.

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Isabella Beyer

Als Content Marketing Managerin betreue ich den Blog rund um die Themen Sekretariat und Assistenz. Mein Ziel ist es, Sie mit Beiträgen über die Office-Welt zu informieren und zu unterhalten. Außerdem bin ich ständig auf der Suche nach den neusten Trends und hilfreichen Tipps, die Ihnen Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

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