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5 Online Tools, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern

5 Online Tools, Die Ihren Arbeitsalltag Erleichtern

Als Assistenz tragen Sie eine hohe Verantwortung: Sie müssen Ihre Termine und die Ihres Chefs im Auge behalten sowie zahlreiche Aufgaben erfüllen, um Vorstand und Führungskräfte zu entlasten. Damit Sie dabei niemals den Überblick verlieren, zeigen wir Ihnen 5 nützliche Online Tools.

Zeitersparnis durch Online Tools

Übersichtliche Tools können den Arbeitsalltag erleichtern. Sie unterstützen uns dabei, alle Termine im Überblick zu behalten, einfach und zielgerichtet mit unserem Team zu kommunizieren sowie Projekte zu planen. Dabei sind die internetbasierten Programme zu jeder Zeit und an jedem Ort einsatzbereit. Viele Online Tools können außerdem auf mehreren Devices verwendet werden, sodass Sie direkt vom Arbeitscomputer auf Ihr Smartphone wechseln können, ohne Daten und Informationen zu verlieren.

Einfacher gesagt: Online Tools ermöglichen effizientes Arbeiten und führen dazu, dass viele Tätigkeiten, die früher einige Zeit in Anspruch genommen hätten, heute in nur wenigen Minuten oder gar Sekunden erledigt werden können.

Von der Theorie in die Praxis: Diese Online Tools sollten Sie unbedingt kennen:

Wunderlist

Altmodische To-Do-Listen, die verloren gehen und manchmal alles andere als übersichtlich aussehen, gehören dank Apps wie Wunderlist der Vergangenheit an. Aufgaben können hier in unterschiedlichen Listen und Unterlisten angelegt sowie priorisiert und abgehackt werden. Auch Erinnerungen sind möglich, damit auch wirklich nichts vergessen wird!

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https://www.youtube.com/watch?v=4KIlt1ZPxU0

Sie können außerdem Ihre Listen mit anderen Personen teilen oder gemeinsame Listen führen. Neben Wunderlist gibt es auch To-Do-Tools-Alternativen wie Evernote und Remeber the Milk. Schauen Sie einfach, mit welcher Sie am besten klar kommen!

Trello

Wer bei der Planung auf Listen verzichten möchte, für den stellt Trello eine übersichtliche Option dar. In der App werden auf einem Board verschiedene Karten angezeigt, die sich für eine komplette Projektplanung nutzen lassen. Jedem Projekt können dabei beliebig viele Karten zugewiesen werden. Diese Karten können mit Text, Bewertungen, Kommentaren, Anhängen, Tags, Checklisten und Deadlines versehen werden. Aufgaben können zudem Mitgliedern und Kollegen zugeteilt werden. Per Drag & Drop lassen sich die Karten außerdem kinderleicht verschieben.

Mit Trello können Sie außerdem Aufgaben in Spalten wie „planned“, „in progress“ und „done“ ablegen, sodass Sie auf einen Blick sehen, was noch in dieser Woche erledigt werden muss.

Slack

Wenn Sie sich als Assistenz oft mit Ihrem Team austauschen müssen, dann könnte Slack die Kommunikation vereinfachen. Das Programm ermöglicht es, im Team über aktuelle Projekte zu diskutieren, sich über Themen, Neuigkeiten, Termine und neue Ideen auszutauschen sowie Links und Dokumente zu verschicken.

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https://www.youtube.com/watch?v=9RJZMSsH7-g

Das Praktische: Alle relevanten Diskussionen werden an einem Ort durchgeführt, da zahlreiche Apps wie GoogleDrive oder Trello sich in Slack integrieren lassen. Slack ist außerdem sehr übersichtlich und auch für Neulinge leicht zu verstehen. Neben offenen Channels für das ganze Team gibt es geschlossene Gruppen oder Privatchats.

MindMeister

Jeder hat bestimmt schon einmal an einer Mind Map gearbeitet und so ist es nicht überraschend, dass es mittlerweile eine papierlose Version der beliebten Brainstorming-Methode gibt. Der Vorteil von MindMeister ist nicht nur die Ressourcenschonung: Mit dem Online Tool können die Teammitglieder von verschiedenen Standorten zusammen an einer Mind Map arbeiten. Außerdem lassen sich diese visuell ansprechend gestalten mit Verknüpfungen und Medien. Auch eine Exportierung als PDF- oder JPG-Datei am Ende des Prozesses ist möglich.

Drei Mind Maps lassen sich kostenlos mit MindMeister erstellen, für weitere Brainstormings müssen sechs bis 15 Euro im Monat gezahlt werden.

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https://www.youtube.com/watch?v=zHVcwapbs-k

Buffer

Wenn Sie für die Sozialen Medien Ihres Unternehmens zuständig sind, dann hilft Ihnen Buffer bei dem Einstellen der Posts für verschiedene Kanäle. Dabei können Sie mit dem Online Tool sowohl Facebook, als auch Twitter, Instagram, LinkedIn und auch Google+ bespielen.

Es gibt zudem auch die Möglichkeit, die Social Media Aktivität zu überprüfen. Die Analyse Funktion zeigt an, wie oft Beiträge geteilt, geliked oder mit Kommentaren versehen worden sind.

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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