Vereinfachen Sie Ihre Arbeit: Zu besseren Ergebnissen mit weniger Aufwand!

Dr. Stefan Fourier

Überforderung in vielen Bereichen des Lebens, besonders aber im beruflichen Umfeld ist allgegenwärtig und eines der drängendsten Probleme unserer Zeit. Gerade mit zunehmender Digitalisierung nehmen Komplexität und Herausforderungen zu. Allerdings gibt es Menschen, die auch höher werdendem Druck mit Leichtigkeit standhalten.

Was ist das Geheimnis dieser Menschen? Dr. Stefan Fourier kennt die Stellschrauben, die uns helfen, mit weniger Aufwand zu besseren Ergebnissen zu kommen. Im Interview hat er uns ein paar Tipps gegeben, wie auch wir besser zurechtkommen können.

In einer komplexen Welt ist Perfektion nicht möglich! Das hat den Status eines Naturgesetzes!

Dr. Stefan Fourier ist ein erfolgreicher Unternehmer, Business Consultant und Manager. Aus seinen langjährigen Erfahrungen entwickelte der promovierte Physiker praxistaugliche Modelle zum Umgang mit Komplexität, die Organisationen und Menschen erfolgreich und das (Arbeits-)Leben entspannter machen. Fourier pflegt ein umfangreiches Netzwerk und unterstützt als Berater viele Unternehmen und als Mentor zahlreiche Menschen auf ihren Wegen zum Erfolg.

Die Anforderungen an unsere tägliche Arbeit nehmen gefühlt ständig zu. Glauben Sie, dass das ein subjektives Empfinden ist oder ist das tatsächlich so?

Sicher ist das zunächst einmal ein subjektives Empfinden. Da dieses Gefühl der Überlastung jedoch nicht vereinzelt auftritt, sondern von vielen Menschen gleichzeitig wahrgenommen wird, muss man es sicher ernst nehmen und ihm einen Objektivitätsstatus als gesellschaftliches Phänomen zuerkennen.

Lean KanbanEs gibt meines Wissens keine exakten Messverfahren für „Überlastung“, aber man kann verschiedene Indizien heranziehen, um es zu untermauern. Einerseits ist die reine Arbeitszeit für uns in Deutschland in den letzten Jahrzehnten zurückgegangen. Wir haben mehr Urlaub und eine kürzere vertragliche Wochenarbeitszeit. Offensichtlich ist jedoch, dass innerhalb der Zeit, in der wir arbeiten, die Menge und die Konzentration dessen, was wir tun, gestiegen sind. Allein schon durch die ständigen Rationalisierungen, durch die Verschlankung von Prozessen und Hierarchien und durch den Abbau von Arbeitskraftreserven erhöht sich für den Einzelnen die Arbeitsdichte, ganz objektiv und unabwendbar. Dazu kommt, dass viele Menschen länger arbeiten, als sie vertraglich müssten, ganz unabhängig, ob sie das gern tun oder quasi gezwungenermaßen.

Ist das ein reines Business-Phänomen?

Für sehr viele Menschen gibt es auch in der sogenannten Freizeit keine wirkliche Entlastung. Sie ist angefüllt mit sehr vielen Aktivitäten. Man muss sich einfach mal klarmachen, dass Konsum, Sport und die Aktivitäten mit den Kindern unsere Zeit mit Tätigkeiten füllen und Muße, die Möglichkeit des Zusichkommens und Regenerierens einschränken.

Also, alle Zeichen stehen auf Zunahme der Anforderungen mit Tendenz zur Überlastung.

Welche Hilfsmittel geben Sie Ihren Teilnehmern an die Hand, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden?

Wenn Sie von Hilfsmitteln sprechen, dann denkt man natürlich zuerst an Methoden des Selbstmanagements oder an einen neuen Organizer. All diese Dinge empfehle ich natürlich gerne, aber das wird ja schon seit vielen Jahrzehnten gemacht und führt offensichtlich nicht zu einer durchgreifenden Verbesserung. Ich habe es ja selbst erlebt. Trotz großer Disziplin bei der Organisation meiner täglichen Arbeit wurde es immer mehr und mit den Jahren nahm die Belastung immer mehr zu.

Deshalb empfehle ich – und zwar dringend – dass wir unsere Haltung zu den Anforderungen verändern. Wir müssen dafür zwei Dinge verstehen.

Erstens wird es nicht möglich sein, den Anforderungen auszuweichen oder sie zu reduzieren.

Jedenfalls nicht in dem Maße, dass eine grundsätzliche Veränderung eintritt. Wir träumen zwar manchmal vom „Aussteigen“, aber für die meisten Menschen ist das kein gangbarer Weg, denn schließlich tragen wir alle Verpflichtungen und Verantwortung, die wir nicht einfach fallenlassen können. Die schlichte Aufforderung zum Neinsagen klingt zwar immer gut, ist aber bei genauerem Hinsehen keine wirkliche Option.

Zweitens müssen wir verstehen, dass wir niemals alle Anforderungen perfekt erfüllen können.

In einer komplexen Welt ist Perfektion nicht möglich! Das hat den Status eines Naturgesetzes! Wenn das so ist, dann ist unser antrainierter, oft schon wesenseigener Drang, alle Aufgaben perfekt zu erfüllen, eine unerreichbare Fiktion. Dem müssen wir also nicht nachlaufen!

Wir sollten an die Stelle unserer Konditionierung auf Perfektion – jeder von uns hat sie, in unterschiedlichem Maße – eine neue innere Ausrichtung, ein neues Dogma setzen: Wie kann ich mit 80 Prozent Aufwand 100 Prozent Leistung bringen? Das Spannende ist: Wenn man diesem Gedanken konsequent folgt, ergeben sich plötzlich viele Möglichkeiten, die persönliche Belastung zu reduzieren.

Ist es wirklich möglich, mit 80% des Aufwands mehr Leistung zu erreichen?

Lean KanbanEs gibt zwei wichtige Reservoirs für die Reduzierung des persönlichen Aufwands und die Vermeidung von Überlastung. Das erste ist die Tatsache, dass wir viele Dinge tun, die nicht wirklich nötig sind. In der Arbeitswelt befolgen wir Regeln und Vorgaben, die teilweise sinnlos, überholt oder nicht hinterfragt sind. Und wir folgen diesen Regeln oft übereifrig. Wir machen Doppelarbeit, weil wir uns nicht genügend abstimmen.
Wir machen Dinge doppelt, weil wir sie beim ersten Mal nicht in der richtigen Qualität machen. Wir folgen sinnlosen Anweisungen und Vorgaben, ohne sie zu hinterfragen und bessere Möglichkeiten vorzuschlagen. Das alles ist nicht ein Problem des Einzelnen – dieser Punkt ist mir sehr wichtig! Es ist das Problem, wie wir zusammenarbeiten, miteinander kommunizieren, wie wir uns organisieren.

Und damit sind wir schon beim zweiten Reservoir, nämlich beim sozialen System, in dem wir arbeiten und leben. Der Begriff „soziales System“ klingt jetzt vielleicht ein bisschen abgehoben, aber ich meine damit unsere Arbeitsumwelt und unser privates Umfeld, die Kollegen, Mitarbeiter, Vorgesetzten, Kunden, Konkurrenten, Familie, Freunde, Sportskameraden und so weiter. Also all die verschiedenen Welten, in die wir tagtäglich eingebunden sind. Der Punkt ist: Wir nutzen diese Welten und deren Potenziale nicht genügend dafür, uns zu entlasten. Das liegt meist daran, dass wir sie nicht als Möglichkeit zur Entlastung wahrnehmen und vor allem, dass wir nicht richtig verstehen, wie sie funktionieren. Wenn wir uns intensiver damit beschäftigen, werden wir nämlich merken, dass es eine Menge Stellschrauben gibt, an denen wir drehen können. Dann wird das 80-Prozent-Ziel realistisch.

Was sind die Stellschrauben, die wir selbst beeinflussen können?

Die Frage ist ja, wie man die Menschen in seinem Umfeld, in seinen verschiedenen Welten aktiviert, sodass die Zusammenarbeit besser funktioniert und alle, man selbst eingeschlossen, mit weniger Aufwand mehr erreichen. Dafür gibt es in der Tat einige Stellschrauben. Zum einen sind da die Regeln, nach denen wir zusammenarbeiten, also Vorschriften, eingeschliffene Abläufe, Gewohnheiten. Die kann man hinterfragen, diskutieren und verändern. Eine weitere Stellschraube sind Organisationsstrukturen, die Aufgabenverteilung und die Arbeitsteilung in Unternehmen oder auch in der Familie, die räumlichen Bedingungen, Budgets. Ich fasse das alles unter dem Sammelbegriff „Bedingungsebene“ zusammen. Wenn man Regeln und Bedingungen verändert, erzielt man ungleich mehr Wirkung, als wenn man versucht, Menschen durch Appelle und ständiges Ermahnen zu verändertem Verhalten zu bewegen.

KommunizierenWeitere Stellschrauben befinden sich in dem Bereich, der Menschen motiviert und die Art und Weise ihres Agierens bestimmt – gemeinhin als Unternehmenskultur bezeichnet. Dieser ziemlich schwammige Begriff kann sich aufhellen, wenn man überlegt, wie man Sinn entwickelt und vermittelt, Vertrauen erzeugt, Offenheit wahrt und Verantwortung zur Handlungsgrundlage macht. Diese „soziosystemischen Erfolgsfaktoren“ sind starke Hebel zur Aktivierung der Kräfte des sozialen Systems.
Und – sehr wichtig – eine besondere Rolle spielt natürlich das ganze Thema Kommunikation. Dort steckt vermutlich die größte Reserve, denn sie ist die Grundlage des Zusammenlebens und Zusammenarbeitens von Menschen. Ohne es hier ins Detail zu gehen: Wir müssen das bekannte Sender-Empfänger-Modell überdenken, denn es ist viel zu trivial, um die Komplexität der Kommunikationsvorgänge in Organisationen, in Familien oder im Freundeskreis auch nur annähernd abzubilden.

Welche Rolle spielt die Führungskraft und wie kann diese das Arbeitsumfeld positiv beeinflussen?

Naja, mit dieser Frage haben Sie natürlich den Daumen genau an der richtigen Stelle. Es ist im beruflichen Umfeld entscheidend, dass Führungskräfte, die ja nun einmal per Vertrag das Sagen haben, das hier skizzierte Herangehen ermöglichen. Ich sage bewusst „ermöglichen“, denn „verwirklichen“ müssen es alle Beteiligten gemeinsam. Da kommt der Führungskraft sicher eine Unterstützerrolle zu, die Aufgabe zu ermutigen, vielleicht auch eine Art Lehrerrolle. Aber das wichtigste ist, dass die Führungskräfte das Dogma „Mit 80 Prozent Aufwand 100 Prozent Leistung“ ermöglichen.

Eigentlich ist das gar nicht so abwegig, denn es gibt für die Führungskräfte ein großes Eigeninteresse, dieser Bewegung zu folgen. Die eigentlichen Profiteure dieses Ansatzes sind nämlich die Unternehmen. Und wenn die gut dastehen, dann „glänzen“ auch die Führungskräfte, mal ganz abgesehen davon, dass auch Führungskräfte eine vernünftige Lean KanbanEntlastung brauchen.

Die Vorteile für die Unternehmen liegen auf der Hand: Leistung mit weniger Ressourceneinsatz, schlankere Prozesse, Reduzierung von Überstunden, gesündere und widerstandsfähigere Mitarbeiter und geringere Krankheitszeiten, weniger Bürokratie, besseres Arbeitsklima, motiviertere Mitarbeiter und mehr Innovationsenergie. Ich kann das hier nur aufzählen, aber ich kenne einige Unternehmen und Führungskräfte, die diese Vorteile gezogen haben.

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Claudia Blum

Bei Management Circle bin ich für die Lean-, Soft Skills-Themen und die Iran-Veranstaltungen zuständig. In diesen Blogs informiere ich Sie stets über alle Trends und Entwicklungen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und einen guten Wissensaustausch.

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