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Personalarbeit digitalisieren: Aber wie anfangen?

Tablet Und Smartphone Auf Holztisch

In den letzten Jahren haben sich unsere Lebensumstände drastisch verändert. Denken Sie an Ihren persönlichen Alltag: Wie viele mobile, vernetzte Devices besitzen Sie und was machen Sie alles damit? Wir sind es heute gewohnt, überall online zu sein, je nach unseren Bedürfnissen Apps zu benutzen zum Einkaufen, um unterwegs mit Freunden und Verwandten zu kommunizieren, unsere Bankgeschäfte zu erledigen oder zu arbeiten. Oft tun wir das sogar von unterschiedlichen Geräten aus, da beispielsweise ein Smartphone ganz andere vorteilhafte Eigenschaften hat, als ein PC. Im Tandem funktionieren Sie aber wunderbar zusammen.

Genau weil das alles so normal geworden ist, tragen Mitarbeiter auch immer mehr Wünsche, Anforderungen oder Herausforderungen an Ihre Arbeitgeber heran. Und gerade in Deutschland sind wir im Arbeitsleben oft noch hinterher, wenn es darum geht, uns mit digitalen Hilfsmitteln zu organisieren. Dabei kann uns Technologie extrem viele Vorteile bringen, indem Sie Wege unnötig macht, uns repetitive Arbeiten abnimmt und Dinge übersichtlicher oder Arbeitsabläufe schneller machen kann.

Cloud Computing

Personalarbeit digitalisieren: Aller Anfang ist schwer – oder?

Oben genannte Vorteile gelten auch und gerade für die Personalabteilungen, die jedoch oft noch wenig Gebrauch von den Chancen machen, die die Digitalisierung mit sich bringt. Das könnte daran liegen, dass viele Begriffe erstmal sehr viel Respekt einflößen, wenn man mit Ihnen konfrontiert ist. „Künstliche Intelligenz“ zum Beispiel – was hat denn das in der Personalarbeit verloren? Oder was kann man eigentlich automatisieren in dem Bereich? Braucht man Spielereien wie Gamification – und, wenn ja, wozu?

Von einem Big Picture und solch gewaltigen Begriffen sollten Sie sich aber nicht abschrecken lassen. Es ist stattdessen oft besser, einfach im Kleinen zu schauen, bei einfachen Anwendungen, die auf geniale Weise einzelne Aspekte der Arbeit vereinfachen können. Denn solche sind auch für kleinere Firmen oder einzelne Standorte interessant. Einige Beispiele haben wir unten für Sie zusammengestellt.

Wichtig ist es, sich folgende Dinge zu überlegen:

  • Welche Technologien gibt es überhaupt? (Das müssen nicht explizit HR-Tools sein, aber Sie finden mit einer einfachen Internetsuche schnell eine ganze Menge.)
  • Überlegen Sie sich, welche Use Cases Ihre Arbeit vereinfachen könnten.
  • Überlegen Sie sich, welche Technologien zu Ihrer spezifischen Organisation passen und wie aufwendig die Einführung wäre.
  • Prüfen Sie, ob datenschutzkritische Bereiche von Ihnen berührt werden könnten.

Die Einführung selbst ist dann nur eine Frage des Testens. Sie kennen wahrscheinlich die Redewendung des „sich voran Scheiterns“. Gerade mit diesen Technologien läuft das immer so: Man probiert etwas aus und, wenn es nicht funktioniert korrigiert man oder probiert etwas anderes.

Einfaches Beispiel: In unserem Marketing-Team haben wir dieses Jahr einen Slack-Chat eingeführt. Das ist ein Chatprogramm, welches auf PC und mobilen Endgeräten funktioniert und damit für unterschiedliche Mitarbeitertypen einfach zugänglich ist. Man kann darüber auch Dateien austauschen und Gruppenchats starten, so dass es viele E-Mails überflüssig macht und die Kommunikation im Team vereinfacht. Die Einführung geht schnell und unkompliziert, die wichtigsten Funktionen sind alle kostenlos. Großer technologischer Anforderungen oder IT-Kenntnisse bedurfte das nicht. Ähnliche Anwendungsfälle lassen sich auch für die Personalabteilung erdenken.

Digitale Anwendungen für Personalabtteilungen: Beispiel Recruiting

Chatbots

Stichwort: Künstliche Intelligenz? Auf Personalmarketing 2Null haben wir letzte Woche einen tollen Artikel zu Chatbots im Recruiting gefunden. Chatbots sind Anwendungen, die über Messenger oder Telefon mit Kunden – oder Bewerbern – kommunizieren können. Das Prinzip ist bekannt von vielen Shopseiten, aber funktioniert auch auf Facebook oder WhatsApp.

Die Vorteile bei der Fachkräftesicherung sind eindeutig: Solche Bots können auf Seite des Unternehmens die Korrespondenz unheimlich erleichtern und sogar durch gezielte Fragen und die Anforderungen der Stelle unter den Kandidaten eine Vorauswahl durchführen. Für Kandidaten heißt das andererseits: Das Unternehmen ist ständig für Sie erreichbar und ein typisches Ärgernis, nämlich dass nach einer Bewerbung wochenlang keine Rückmeldung kommt, wird eliminiert.

Chatbots

Fertige Recruiting-Chatbots kann man übrigens bereits kaufen. Sie müssen also dafür nicht lernen, selbst Algorithmen zu programmieren. Und wir haben zu dem Thema auch schon einige Beiträge veröffentlicht, sofern Sie jetzt interessiert sind.

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Bewerbermanagement-Software

Wenn Ihnen Chatbots suspekt sind oder Sie lieber von Anfang an persönlich mit Ihren Bewerbern in Kontakt treten möchten, empfiehlt sich die Einführung eines Bewerbermanagementsystems. Solche Software kann den gesamten Prozess vom Recruiting bis zur Einstellung abbilden, meistens sogar noch mehr. Dabei sind die Systeme meistens einfach zu bedienen und können viele Arbeitsschritte massiv erleichtern.

Sie sind übrigens nicht nur für große Unternehmen interessant, da sich normalerweise Einzelfunktionen in Form von Modulen kombinieren lassen. So kann jeder für seine ganz speziellen Bedürfnisse ein Paket schnüren. Kleinere Unternehmen profitieren beispielsweise von der Möglichkeit, damit ihre Kommunikation auf unterschiedlichen Social-Media-Plattformen oder via E-Mail an einem Ort zusammenzuführen. Und manche Systeme helfen sogar beim Aufbau einer Karrierewebseite. Oder sie können dieselbe Stellenanzeige per Mausklick simultan in mehreren Stellenbörsen veröffentlichen.

Mittlerweile gibt es dutzende, wenn nicht hunderte solcher Systeme; manche davon zu sehr günstigen Einstiegspreisen.

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Social Media

Grundsätzlich greifen viele heute im Recruiting auf Netzwerke wie XING und LinkedIn zurück. Falls Sie das noch nicht tun, könnten Sie es sich einmal überlegen. Die Idee ist, dass, wenn sehr spezifische Fachkräfte gesucht werden, passive Stellenanzeigen, die auf Bewerber „warten“, womöglich sehr lange warten können. Stattdessen geht man im sogenannten „Active Sourcing“ direkt auf passende Kandidaten zu. Denn in diesen Karrierenetzwerken ist es möglich, sie durch Recherche zu finden.

Zwar ist es eigentlich unlauterer Wettbewerb, einfach Mitarbeiter anderer Unternehmen abzuwerben. Allerdings geben in diesen Netzwerken mittlerweile viele Leute an, an neuen Kontakten oder Stellenangeboten interessiert zu sein. Es ist in diesem Zusammenhang durchaus erlaubt, zu fragen, ob an einem Austausch über eine Stelle Interesse besteht. Wenn der mögliche Kandidat dieses signalisiert, kann der Kontakt intensiviert werden. Zudem hat es sich auch ein Stück weit normalisiert, auf XING von Headhuntern angeschrieben zu werden. Einziger Nachteil an der Sache: Die Recherche und die Ansprache der Kandidaten kann sehr zeitintensiv sein. – Jedoch gegebenenfalls erfolgversprechender, als die „herkömmliche“ Suche via Stellenanzeige.

Bild: Mann mit Laptop am Gartentisch mit Kaffee

Digitalisierung ist HR-Aufgabe

Wie Sie sich vorstellen können, könnte man diesen Faden noch für viele andere HR-Aufgaben weiterspinnen. Ob es um den Onboarding-Prozess geht oder um die Weiterbildung, um das Wissensmanagement, Employee Engagement oder die Unternehmenskommunikation.

Und ganz sicher sollte es deshalb eine zentrale Aufgabe von HR gemacht werden, die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. Denn bei ihr stehen die Mitarbeiter im Fokus und sie berührt vorrangig deren Arbeit.

Digitalisierung im Personalmanagement

In unserem Seminar verschaffen Sie sich den Überblick: Über die Digitalisierung der Personalarbeit und über HR als Treiber der Digitalisierung im Unternehmen. Mit Design Thinking Workshop, Praxisbeispielen aus Unternehmen und dem Überblick über die wichtigsten Tools. Vorläufig letzter Termin: am 16. und 17. August in Köln!

Mehr Informationen auf unserer Webseite.

Christoph Erle

Mein Name ist Christoph Erle und ich betreue bei Management Circle die Blogs zu Personalwesen, Banken, Energiewirtschaft und Handelsmarken. Als langjähriger Freund des Netzes und Content-Marketing-Spezialist wollte ich mir die Chance nicht nehmen lassen, bei einem renommierten Veranstalter den Aufbau einer Online-Präsenz zu unterstützen. Ich hoffe, hier hilfreiche Inhalte für Sie bereitzustellen und Sie demnächst im Netz oder auf einer unserer Veranstaltungen anzutreffen.

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