Lost in Translation: Digitale Projekte trotz Blockierern voranbringen

Jörg Mecke: Digitalisierungsprojekt

Das Leben ist voller Missverständnisse und falscher Annahmen. Und so gehen auch mit jedem Fortschritt Missverständnisse einher, die Veränderungen blockieren können. Bei dem Oscar-gekrönten Film „Lost in Translation“ aus dem Jahr 2003 waren es kulturelle und sprachliche Missverständnisse zwischen Amerikanern und Japanern, die zu Problemen führten. Auch wer heute ein Digitalisierungsprojekt leitet, sieht sich unzähligen Herausforderungen gegenüber und fragt sich manchmal: „Ja spreche ich denn Chinesisch?“ Diese Form des neuen Arbeitens und die daraus resultierenden Ergebnisse verstehen nicht alle.

Jörg Mecke ist BU Manager beim IT-Haus FRITZ & MACZIOL und entwickelte dort den einzigartigen AnyCLOUD-Beratungsansatz. Sein erstes Cloud-Projekt betreute Jörg Mecke bereits 1999 im Application Service Providing des debis Systemhaus.

Heute ist er Mitglied des streng limitierten Microsoft Infrastructure Partner Advisory Council (IPAC) und Leiter der Kompetenzgruppe Cloud-Projektmarketing des EuroCloud Deutschland Verbandes.

Wer als Verantwortlicher ein Digitalisierungsprojekt durchführen darf, steht vor einer herausfordernden Aufgabe. Denn gefragt ist hier nicht nur Management-Kompetenz: CDOs, Projektleiter und digitale Macher müssen zwar einerseits die Technologie auswählen, um Prozesse umzugestalten. Andererseits gilt es sowohl den Verstand, als auch die Emotionen der betroffenen Kollegen zu adressieren. Leider wird die Ansprache der Menschen in vielen Projekten übersehen oder bewusst ignoriert – weil es Geld und viel Anstrengung kostet. Sind spätere Nutzer jedoch schlecht informiert und daher nicht in der Lage die Vorteile des neuen Systems zu erkennen, führt das zu den oben erwähnten Missverständnissen. Nach meiner Erfahrung sind derzeit je nach Stimmung 10 bis 40 Prozent der Anwender als ebensolche „Blockierer“ einzuschätzen. Damit ist man schnell im Bereich einer kritischen Masse für das jeweilige Projekt.

FRITZ&MACZIOL_logo_transparentDie Fritz & Macziol GmbH (F&M) mit Hauptsitz in Ulm ist ein herstellerunabhängiges IT-Haus mit einem ganzheitlichen Portfolio aus Beratung, Services, Software, Hardware und IT-Betrieb. Zu den Top-Partnern zählen Cisco, EMC, IBM, Microsoft, SAP sowie weitere führende Hersteller. Neben der traditionellen IT gehören die strategischen Werttreiber wie Cloud, Mobility, Business Analytics und Industrie 4.0 zu den Kernkompetenzen des Unternehmens. Seit Oktober 2014 ist F&M Teil des französischen Bau- und Industriekonzerns Vinci.

Mitarbeiter an Bord holen

Natürlich gibt es immer auch solche Mitarbeiter, die bei jeder Neuerung Feuer und Flamme sind – weil sie wissen, dass die Veränderung ihren Alltag erleichtert und den (potentiellen) Marktwert des Unternehmens sowie ihrer selbst steigert. Eine weitere Gruppe sind die Mitläufer, die widerstandlos ausführen, was von oben angeordnet wird, und daher auch jeden Wandel mitmachen. Doch was hält den Rest davon ab, Veränderungen zu akzeptieren? Um die Gründe zu verstehen, ist es falsch, alle Verweigerer über einen Kamm zu scheren und die Problematik damit abzutun. Wichtiger wäre, sie zu analysieren. Denn jeder Typ verlangt nach einer anderen Vorgehensweise. In meiner Laufbahn als Berater konnte ich bisher folgende „Blockierer der Digitalisierung“ ausmachen:

Der Zuneigungsbedürftige:

Dieser Typ Mensch nimmt nur das an, was man ihm persönlich erklärt. Die sich für ihn ergebenden Vorteile müssen ihm individuell aufgezeigt werden. Er schätzt diese besondere Ansprache und lässt sich nur so überzeugen.

Der Historiker:

Wer kennt den Ausspruch nicht: „…früher haben wir das aber immer so gemacht“. Diesem Typ fehlt die einschneidende Erkenntnis, dass Erfahrung nur dann etwas wert ist, wenn sie die Zukunft positiv beeinflusst.

Der Hintergrundforscher:

Er gibt sich nie mit Neuerung zufrieden, solange er den Veränderungsgrund nicht versteht. Er will die Absicht hinter dem Projekt ausmachen und gibt sich nicht mit Allgemein-Statements zufrieden. Je ungenauer er eine Aussage empfindet, desto misstrauischer wird er.

Der Gefahrensucher:

In jeder Veränderung sieht dieser Verweigerer eine Gefahr. Er ist blind für die Chancen, die damit einhergehen. Grund für das Blockieren ist hier das Verlassen der eigenen Komfortzone und der Bruch mit Gewohntem.

Ein erster Schritt alle Typen zu erreichen, sind zentrale FAQs. Mit den folgenden habe ich in Digitalisierungsprojekten bisher immer gute Erfahrungen gemacht – sie stellen die Veränderungskommunikation bei der Einführung einer Private Cloud beispielhaft dar:

Was ist der Zweck des Projektes?

„Wir werden dadurch keine Arbeitsplätze reduzieren. Ganz im Gegenteil: Wir wissen schon heute nicht, wie wir die Arbeit schaffen sollen. Das Projekt soll eine stabile digitale Infrastruktur aufbauen und uns dabei helfen, uns auf unsere Kernaufgaben fokussieren zu können.“

Ängste nehmen und Vorteile aufzeigen.

Wer hat das Projekt beschlossen?

„Die Geschäftsleitung ist sich mit allen Bereichsleitern einig, dass die veränderte Marktsituation mit der aktuellen Aufstellung nicht mehr ausreichend bedient werden kann. Die IT wird daher strategischer Faktor und muss agiler und flexibler die Anforderungen der einzelnen Bedarfsträger erfüllen.“

Es wird vermittelt, dass es keine einsame Entscheidung ist, sondern existenzieller Konsens aller Führungskräfte.

Was wird wann gemacht?

„Wir zeigen durch einen detaillierten Projektplan die Vorgehensweise auf, wie wird in dem Projekt vorgegangen, wie können Ideen und Optimierungsvorschläge eingearbeitet werden und zu welchem Zeitpunkt treten die einzelnen Veränderungen ein.“

Wichtig ist die Möglichkeit der Mitsprache – auch für Kritiker der Automatisierung von IT-Aufgaben – und die Verbindlichkeit in der Umsetzung.

Durch alle drei Ansätze lassen sich die vier Blockierer-Typen proaktiv adressieren. In vielen Unternehmen ist jedoch die Zuständigkeit unklar: Die IT spricht die falsche Sprache und die Unternehmenskommunikation kann technische Zusammenhänge häufig nicht plausibel verdeutlichen. Die oben aufgeführten FAQs sind in diesem Zusammenhang nur Beispiele, denn die Kommunikation zur Veränderung muss über die komplette Laufzeit kontinuierlich erfolgen – nicht zuletzt in einer Sprache der Adressaten, was häufig vergessen oder eingespart wird. Am besten wird diese Aufgabe also von einem Verantwortlichen mit kommunikativem Feingefühl und Verständnis für IT-Traditionalisten übernommen. Dies sicher zu stellen, ist für Projektleiter oder Manager schon aus reinem Selbstschutz wichtig. „Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft“, sagt der Volksmund. Und so gilt auch hier: Das Geschenk des Respekts, der Ehrlichkeit und Offenheit, gepaart mit guten Kommunikationsmedien, erhält die Freundschaft – auch zu zweifelnden Kollegen. Nimmt sich dieser Problematik dahingegen niemand an, sind die Alternative unzufriedene Mitarbeiter, eine negative Grundstimmung, interne Meutereien oder, im schlimmsten Fall, sogar Kündigungen. Und selbst wenn durch wenige Blockierer das Projekt nicht verhindert, sondern nur verzögert wird, kann die Auflösung dieser Blockade um ein Vielfaches teurer sein, als eine gute Kommunikation. Auch hier gilt das alte Sprichwort von Stanislaw Jerzy Lec: „Es genügt nicht, zur Sache zu reden, man muss zu den Menschen reden.

Der Schlüssel, allen Betroffenen die Digitalisierung näher zu bringen, ist letztendlich also eine aktive Veränderungskommunikation. Was akademisch klingt, heißt nichts anderes als: „Schweigen Sie Ablehnung und kritische Sichtweisen nicht tot! Nehmen Sie Ihre Leute mit klaren Argumenten mit auf die Reise!“ Denn, wer Missverständnisse fürchtet oder verkennt, braucht Dolmetscher. Wer sie totschweigt, bald einen neuen Job.

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Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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