Gutes Zeitmanagement trotz steigender Belastung – wie funktioniert das?

Sebastian Quirmbach: Zeitmanagement

Wer kennt das nicht: Die Aufgaben stapeln sich, das Telefon klingelt und das E-Mail-Postfach quillt über. Jetzt ist gutes Zeit- und Selbstmanagement gefragt. Doch wie funktioniert das wirklich erfolgreich? Sebastian Quirmbach hat uns im Interview zu seinem Seminar „Das neue Zeitmanagement“ erklärt, wie Sie alle Ihre Anforderungen unter einen Hut bekommen.

Ich behaupte, dass nicht die E-Mails (oder WhatsApps, Skype-Nachrichten, SMS, Messenger-Botschaften usw.) die Zeit rauben, sondern der eigene, undisziplinierte Umgang damit.

Sebastian Quirmbach, Inhaber, Positive Psychologie für Leadership und Creative Minds, Bonn

Sebastian Quirmbach ist fasziniert von der Frage, wie Menschen und Organisationen ihre Ziele und guten Vorsätze mit Motivation und Freude umsetzen können.

Als Autor, Coach und Trainer für Führungskräfte und kreative Köpfe hat er in über 10 Ländern Seminare und Vorträge für Unternehmen, Universitäten und Ministerien gehalten. Seine langjährige Erfahrung setzt er zur Persönlichkeits- und Teamentwicklung seiner Klienten ein.

Inhaltlicher Schwerpunkt seiner Arbeit ist die Entwicklung von strategischen und operativen Führungskompetenzen in Organisationen sowie das Coaching von kreativen Menschen, wie Musiker und Schauspieler.

Herr Quirmbach, in Ihrem Seminar geht es um Zeit- und Selbstmanagement. Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Voraussetzungen, um die eigene Zeit richtig einteilen zu können?

Klarheit. Die erste Voraussetzung für erfolgreiches Selbstmanagement ist Klarheit darüber, was wichtig ist und was nicht. Klarheit bedeutet Entscheidungen zu treffen und zu wissen, dass ein „Nein“ zu Unwichtigem die Voraussetzung für ein „Ja“ zu Wichtigem ist. Einer der größten Nutzen des Seminars ist die Gewinnung von Klarheit in diesem Bereich.

Wie kann ich wiederkehrende Zeitfresser denn wirklich vermeiden – haben Sie praktische Tipps?

Der Begriff „Zeitfresser“ beschreibt das Gefühl die eigene Zeit mit Unwichtigem zu verschwenden oder von Wichtigem abgelenkt zu sein. Und zu dieser Ablenkung braucht es oft nicht einmal eine andere Person.

Es gibt in jedem Beruf verschieden hohe Anteile an Selbst- und Fremdbestimmung. In selbstbestimmten Phasen sind Sie selbst dafür verantwortlich, wie sinnvoll Sie Ihre Zeit gestalten. Die Praxis zeigt, dass es Sinn macht, diese Zeit eher konservativ, dafür aber realistisch zu verplanen. Das bedeutet ein gesundes Maß an erledigten Aufgaben anzupeilen und Raum für Unvorhergesehenes zu lassen.

Für Phasen der Fremdbestimmung (zum Beispiel als Teilnehmer eines Meetings) bleiben Ihnen zwei wichtige Werkzeuge: Erstens können Sie darauf achten, den roten Faden im Blick zu behalten, zielorientiert zu bleiben und Abschweifungen zu vermeiden. Zweitens können Sie langfristig Ihr Umfeld dazu erziehen oder zumindest dahingehend beeinflussen, ähnlich respektvoll und effektiv mit der Zeit Anderer umzugehen.

Gerade E-Mails rauben einem im beruflichen Alltag ja viel Zeit. Wie bekomme ich speziell diese Informationsflut in den Griff?

Ist es nicht schade, dass so etwas Wesentliches wie Kommunikation mit dem Gefühl „geraubter“ Zeit in Verbindung gebracht wird? Ich behaupte, dass nicht die E-Mails (oder WhatsApps, Skype-Nachrichten, SMS, Messenger-Botschaften usw.) die Zeit rauben, sondern der eigene, undisziplinierte Umgang damit. E-Mails sind, im Gegensatz zu Telefonaten oder Besprechungen – eine nicht zeitsynchrone Form der Kommunikation und müssen daher nicht dringend sofort beantwortet werden.

3 konkrete Tipps können hier helfen:

1

Schalten Sie alle blinkenden, piepsenden oder vibrierenden Benachrichtigungen aus. Entscheiden Sie selbst, wie häufig Sie in Ihre E-Mails schauen (müssen).

2

Bearbeiten Sie E-Mails konzentriert, fokussiert und ergebnisorientiert.

3

Lernen Sie durch PoweReading doppelt so schnell zu lesen. So können Sie Informationen schnell und sicher zu erfassen.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Ist es hilfreich, sich im Berufsalltag gewisse Gewohnheiten zu schaffen, um Belastungen besser begegnen zu können?

Die Persönlichkeit eines Menschen besteht aus der Summe seiner Gewohnheiten. Gezielte Veränderung bedeutet also immer auch eine Veränderung von Denkgewohnheiten, Handlungsgewohnheiten und emotionalen Gewohnheiten. Gewohnheiten, um Belastungen besser zu begegnen, finden wir in allen der drei möglichen Bereiche:

  1. Denkgewohnheiten: Analysieren, Entscheiden und Planen.
  2. Handlungsgewohnheiten: Das Geplante tatsächlich umsetzen.
  3. Emotionale Gewohnheiten: Motivation, Entspannung, Leistungsbereitschaft und Optimismus.

Was kann ich langfristig tun, um auch in drei Monaten oder einem Jahr noch alle Aufgaben gut unter einen Hut zu bekommen?

Nach einem guten Seminar sind die Teilnehmer oft voller Motivation, Tatendrang und guter Vorsätze. Aber wir wissen auch, dass der Transfer des Gelernten in den Arbeitsalltag eine große Herausforderung darstellt. Und genau aus diesem Grund hat das Thema Umsetzungsdisziplin in diesem Seminar einen besonders hohen Stellenwert. So geht jeder Teilnehmer mit klar formulierten Handlungszielen und einem konkreten Umsetzungsplan nach Hause.

Das ist zwar noch keine Garantie für den Umsetzungserfolg – nach aktuellem Stand von Verhaltensforschung und Neurowissenschaften steigert dies jedoch ganz enorm die Wahrscheinlichkeit, dass aus den guten Vorsätzen auch gute Gewohnheiten werden.

Erfahren Sie alles über ein gutes Zeitmanagement!

Holen Sie sich Ihre Erfolgstools für mehr Effektivität und Effizienz im Job. In unserem Intensiv-Seminar „Das neue Zeitmanagement“ erhalten Sie Instrumente und Methoden des Zeit- und Selbstmanagements von den bekannten Effektivitäts-Trainern Zach Davis und Sebastian Quirmbach. Mit ihren vielfach erprobten Zeitspar-Tipps werden Sie die Vielzahl Ihrer Aufgaben leichter und schneller bewältigen.

Martina Große Bley

Ich kümmere mich bei Management Circle um die Themen-Blogs für die Bereiche Soft Skills und Projektmanagement. Mit abwechslungsreichen Artikeln, Interviews und Gastbeiträgen von unseren Referenten, informiere ich Sie über Tipps und Tricks, um die eigenen Kompetenzen noch weiter verbessern zu können. Ich bin gespannt auf Ihre Anregungen oder Fragen und freue mich auf den Wissensaustausch!

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