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Die Assistentin in der Rechtsabteilung – Das wird jetzt von Ihnen erwartet!

Rechtsabteilung

Die Rechtsabteilung ist ein Teilbereich im Unternehmen, dessen Anforderungsprofil sehr viel umfangreicher ist, als dies in anderen Bereichen der Fall ist. Das liegt unter anderem an der inhaltlichen Komplexität. Dadurch ergeben sich für die Assistenz in der Rechtsabteilung besondere Herausforderungen. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick über wichtige Soft Skills und wie Sie sich für die steigende Komplexität rüsten.

Struktur der Rechtsabteilung: Vertraulichkeit und Seriosität werden groß geschrieben

Sekretariat und AssistenzOrganisatorisch gesehen hat dieser Bereich eine beratende Funktion. Als Assistentin in der Rechtsabteilung kommen Sie deshalb mit sehr vielen verschiedenen anderen Menschen des Unternehmens in Kontakt. Das allein ist schon eine große Aufgabe, die vieles an organisatorischem Überblick und ein starkes Servicedenken und Kommunikationsgeschick erfordert. Zusätzlich ist sie in den meisten Firmen direkt der Geschäftsleitung unterstellt. Denn es geht in vielen Fällen um sehr wichtige – ja teilweise überlebenswichtige – Inhalte, die Vertraulichkeit und absolute Loyalität und Seriosität voraussetzen.

Die Stellung der Assistenz hat sich verändert

Die Aufgaben der Assistenz innerhalb der Rechtsabteilung haben sich sehr gewandelt. Früher waren dies überwiegend klassische Bürotätigkeiten und administrative Aufgaben. Diese wurden direkt durch den Auftrag des Chefs eingeleitet und abgearbeitet.

Heute gehört weitaus mehr dazu: Sekretariatsaufgaben sind lediglich die Grundvoraussetzung an die Assistenz in der Rechtsabteilung. Zusätzlich wird von Ihnen erwartet, dass Sie die Arbeit Ihres Chefs auch ansatzweise inhaltlich verstehen und diese mit Eigeninitiative und selbständigem Verständnis unterstützen. Sie entlasten Ihren Vorgesetzten, weil Sie eigene juristische Tätigkeiten übernehmen.

Des Weiteren wird die Bürowelt zukünftig mehr und mehr digital. Als Assistenz in der Rechtsabteilung werden elektronische Vergabeverfahren für Sie an Bedeutung gewinnen und auch eine Zunahme der Informationsflut insgesamt ist zu erwarten.

Zusammenfassend sind Ihre Aufgaben weitaus umfassender als die einer klassischen Sekretärin:

Unterstützer
Fachliches Zweitauge
Schnittstelle zu anderen Abteilungen
Sprachrohr nach außen
Rückenfreihalter
Sachbearbeiter mit eigenen Verantwortungsbereichen

Neben den rechtlichen Grundkenntnissen sind auch die Schlüsselkompetenzen in der Rechtsabteilung von besonderer Wichtigkeit. Hier werden sensible Daten verwaltet und diskutiert – da sind Diskretion und Verschwiegenheit das A und O. Auf welche Soft Skills kommt es an?

Wir haben für Sie unsere Top 3 der persönlichen Anforderungen zusammengestellt, die gerade in der Rechtsabteilung unverzichtbar sind.

Loyalität: Man zählt auf Sie!

Darunter verbirgt sich die Verbundenheit mit Ihrem Unternehmen, ja in gewisser Weise die Solidarität, die Sie freiwillig leisten. In der Rechtsabteilung ist diese Treue ausschlaggebend – man verlässt sich auf Ihre Unterstützung. Dazu gehört auch, dass Unstimmigkeiten nicht breitgetreten werden, sondern im Vertrauen gelöst werden.

Verschwiegenheit: Vertrauliche Informationen lauern an jeder Ecke!

In der Rechtsabteilung haben Sie täglich mit brisanten Informationen zu tun. Diese müssen in jedem Fall diskret behandelt werden – man erwartet auch, dass Sie sich heraushalten, wenn der Flurfunk ertönt. Sie müssen außerdem schnell und sicher entscheiden, welche Informationen an wen weitergereicht werden dürfen.

Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit: Im Umgang mit Fristen besonders relevant!

Stehen Sie zu Ihren Aussagen und halten Sie sich an Absprachen. Man verlässt sich auf Sie und gerade im Umgang mit Fristen ist die Gewissenhaftigkeit in der Rechtsabteilung unverzichtbar. Geht Ihnen etwas durch die Lappen, dann stehen Sie zu Ihrem Fehler. Überdenken Sie Ihre Arbeitsweise, um systematische Versäumnisse zu vermeiden.

Sekretariat und AssistenzDiese persönlichen Kompetenzen legen den ersten wichtigen Grundstein für Ihren Erfolg als Assistentin in der Rechtsabteilung. Für Sie gilt es aber außerdem, Begriffe und Prozesse genau zu verstehen: Sei es durch den gekonnten Einsatz von fachspezifischem Vokabular, eine effiziente Aktenführung oder durch den professionellen Umgang mit dem Handelsregister. Auf diese Aufgaben müssen Sie sich intensiv vorbereiten.

Quelle:
Seminarunterlagen zur Veranstaltung Professionelle Assistenz in der Rechtsabteilung 01/2017 von Dr. Stephanie Kaufmann-Jirsa, Rechtsanwältin, und Elisabeth Quedenfeld, Bayerische Landesbank

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Claudia Blum

Bei Management Circle bin ich für die Lean-, Soft Skills-Themen und die Iran-Veranstaltungen zuständig. In diesen Blogs informiere ich Sie stets über alle Trends und Entwicklungen. Ich freue mich auf Ihre Anregungen und einen guten Wissensaustausch.

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