Ihre Checkliste für das Veranstaltungsmanagement

Veranstaltung Planen

Veranstaltungen und Events werden immer häufiger von Unternehmen selbstständig in die Hand genommen, sei es um Kunden oder Mitarbeiter zu gewinnen sowie neue Produkte vorzustellen. Nicht selten werden Sie als Assistenz mit der Aufgabe betraut, das Event zu organisieren. Damit Sie nicht den Überblick verlieren bei der Planung der Veranstaltung haben wir für Sie eine Checkliste zusammengestellt, mit der Ihnen jede Veranstaltung gelingt!

So planen Sie eine Veranstaltung:

Definieren Sie den Zweck der Veranstaltung: Was wollen Sie und Ihr Unternehmen damit erreichen?

Entscheiden Sie sich für die Art der Veranstaltung: Es gibt zahlreiche Arten von Events. Je nach dem definierten Zweck sollten Sie sich für Show, Messe, Konferenz oder ähnliches entscheiden.

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Erstellen Sie ein Grobkonzept, welches als Grundlage für die Planung sowie Durchführung der Veranstaltung dient.

Beginnen Sie mit der Kalkulation, damit Ihr Event nicht zu kostspielig wird und Ihrem Unternehmen mehr schadet als nützt. Bereiten Sie zudem einen Budget-Plan vor.

Suchen Sie freiwillige Helfer, um Kosten einzusparen.

Informieren Sie sich, ob Sie Lizenzgebühren wie beispielsweise GEMA bezahlen müssen.

Erstellen Sie einen Projektplan, um nicht in Zeitnot zu geraten.

Zeitmanagement

Entscheiden Sie sich für eine passende Zeit: Beachten Sie dabei auch Urlaubszeiten, Feiertage und Gegenveranstaltungen.

Suchen Sie sich die richtige Location aus: Besuchen Sie am besten verschiedene Räumlichkeiten und verschaffen Sie sich einen Überblick, um nicht in die Falle zu großer oder gar zu kleiner Räume zu tappen. Beachten Sie dabei auch die Logistik: Gibt es genügend Parkplätze und wie sieht es mit der Barrierefreiheit aus?

Erstellen Sie einen Saalplan: Wie sollen die Tische angeordnet werden, damit der Raum beispielsweise nicht zu leer oder voll aussieht und genügend Platz für Buffet und ähnliches bietet.

Kümmern Sie sich frühzeitig um das Essen, denn zu einer gelungenen Veranstaltung gehört immer eine gute Verpflegung. Vergessen Sie dabei auch nicht vegetarische Gerichte!

Laden Sie Ihre Gäste ein: Je nach Zielgruppe kann das eine telefonische, postalische oder digitale Einladung bedeuten.

Informieren Sie die Presse über die Veranstaltung und setzen Sie auch soziale Medien gezielt ein.

Sorgen Sie dafür, dass die Veranstaltung dokumentiert wird und organisieren Sie einen (professionellen) Fotografen.

Erstellen Sie einen Ablaufplan, mit Zeit- und Ortangaben, um auf der Veranstaltung den Überblick zu behalten.

Bereiten Sie eine Kontaktliste vor: Es kann immer etwas schiefgehen am Tag der Veranstaltung. Damit Sie Catering, Referenten, Blumenservice und weitere Ansprechpartner sofort erreichen können, sollten Sie vorab alle Telefonnummern und Adressen notieren und griffbereit haben.

Erhalten Sie weitere Informationen!

Auf unserem Seminar Veranstaltungen professionell organisieren erhalten Sie unverzichtbares Know-how zum Veranstaltungsmanagement. Profitieren Sie von vielen praktischen Tipps, die Ihnen die Arbeit erleichtern und zum perfekten Ergebnis führen.

Marina Vogt

Bei Management Circle bin ich für die Digitalisierungs- und Immobilien-Themen sowie die Assistenz-Veranstaltungen zuständig. In den drei Blogs informiere ich Sie über neue Entwicklungen in diesen Bereichen. Vor meiner Tätigkeit bei Management Circle habe ich Germanistik in Frankfurt und Paderborn studiert. Ich freue mich über Fragen, Anregungen und einen
regen Wissensaustausch!

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